Angalia Pros na Conserv ya Ofisi ya Paperless
Hapa ni kuangalia faida na hasara ya ofisi isiyo na karatasi ili kukusaidia kuamua kama kwenda papier ni uamuzi smart kwa biashara yako ndogo.
Faida za Ofisi isiyo na Karatasi
1. Kwa urafiki wa mazingira - Kwa mujibu wa The Daily Green , karatasi inachukua 25% ya taka za taka, na kama Marekani itakataa matumizi ya karatasi ya ofisi kwa 10% tu ingezuia tani milioni 1.6 za gesi za chafu. Na hiyo ni kwa ajili ya karatasi, bila kuzingatia uzalishaji na uondoaji wa cartridges za wino na nishati inayotumiwa na waandishi. Kwenda bila karatasi ni uamuzi wa ufahamu wa mazingira.
2. Gharama Ufanisi - Kama vile kuna faida za ofisi isiyo na karatasi kwa mazingira, pia kuna faida kwa bajeti ndogo ya biashara. Fikiria juu ya kiasi gani unatumia kila mwezi kwenye karatasi, wino, postage na vifaa vingine vinavyounga mkono ofisi ya karatasi. Kisha, fikiria nafasi inachukua kuhifadhi vitu vyote vya kimwili na hati halisi. Inaweza kuwa ya gharama kubwa kabisa. Baada ya muda, kwenda karatasi bila kusababisha inaweza kuokoa kubwa kwa biashara yako ndogo.
Upatikanaji Rahisi - Kuwa paperless ina maana kwamba nyaraka zako zote muhimu ni digitized. Unaweza kuwasaidia hadi Cloud au kuwafikia kupitia programu ya desktop ya mbali, kukupa uwezo wa kufanya kazi kutoka kwenye ofisi ya simu , au mahali popote kwa jambo hilo, na uendelee kuzalisha.
4. Shirikisha Shirika - Ikiwa umewahi kupoteza muda wa kusonga kupitia baraza la mawaziri la kufungua iliyosawazishwa au vifungu vya karatasi ili kupata unachotafuta, unajua jinsi nyaraka za karatasi zenye nguvu zinaweza kusimamia.
Unapounda ofisi isiyo na karatasi, unaunda mfumo wa faili wa digital ambao ni rahisi kuandaa, kutafuta na tweak kwa muda. Hii inafanya nini mara moja mchakato wa chungu wa kupata hati kama rahisi kama kufanya utafutaji.
Hifadhi ya Ofisi isiyo na karatasi
1. Kushindwa kwa Mfumo - Digital inaweza kuwa na upatikanaji wa haraka, lakini pia ina maana ya kupoteza haraka. Fikiria nini kitatokea kwenye nyaraka zako zote za biashara ambazo zimehifadhiwa ndani ya kompyuta kwenye kompyuta yako ikiwa mfumo wako unapiga. Unaweza kupoteza kila kitu. Ni muhimu kwa kila biashara ndogo, na hasa wale ambao hawana karatasi, kuwa na mfumo wa kuunga mkono na kulinda data mbali na tovuti.
Usalama - Faili za Digital haziwezi kulindwa na lock kwenye baraza la mawaziri la faili au mlango wa ofisi, hivyo usalama wa nyaraka na habari nyeti ni wasiwasi mkubwa kwa ofisi za karatasi. Ufumbuzi ni pamoja na encryption, servrar za mitaa na upatikanaji wa vikwazo, yote ambayo gharama zao wenyewe na faida. Zaidi, ni muhimu kuchunguza hali ya biashara fulani na uelewa wa vifaa vinavyoshughulikiwa kila siku (fikiria kwa mhasibu wako) tu usijitegemea kwenda bila karatasi.
Mchakato wa Revamp - Sehemu ya kugeuka kwenye ofisi isiyo na karatasi inahusisha kuchunguza taratibu zako zote za sasa na kutafuta njia za kutosha.
Kwa mfano, huenda unahitaji kuanza kutumia huduma ya saini ya umeme, huduma za utoaji wa malipo na malipo ya mtandaoni , na programu zingine ambazo zinasaidia mahitaji ya nyaraka za kimwili. Wafanyakazi wako wote pia wanapaswa kufundishwa katika mfumo mpya mara moja iwepo.
4. Muda mkubwa - Kwenda karatasi isiyo na karatasi si mchakato wa mara moja; kuna mambo mengi ya kuzingatia. Inachukua muda wa kuchunguza maana zote za kuacha ulimwengu wa karatasi, na muda mrefu kutekeleza mabadiliko yote kwenye shughuli zako ambazo zinaunga mkono kuwa karatasi.
Uamuzi wa kwenda papierless ni moja ambayo hutofautiana kutoka biashara hadi biashara, na hakika sio uamuzi wa ulimwengu wote ambao ni sawa kwa kila kampuni. Sehemu muhimu zaidi ya kufanya uamuzi wa kwenda bila karatasi ni kufanya utafiti wako ili uweze kuamua kama faida zinazidi changamoto.
Kisha, utengeneze utaratibu wa utaratibu ambao hautakuwezesha faida ya kuwa bila karatasi, lakini pia kusaidia kuboresha uzalishaji wako kwa wakati mmoja.