Makosa ya uhasibu hutokea mara kwa mara, lakini makosa mengi ya kawaida ya uhasibu yanaweza kuepukwa kwa mipango sahihi na maandalizi. Sisi sote tunajua kwamba mara nyingi huchukua muda zaidi ili kurekebisha kosa kuliko kupata haki mara ya kwanza. Inashangaza, pia ni nafuu kutambua na kusahihisha makosa mapema mradi badala ya kusubiri kurekebisha tatizo baadaye.
Ikiwa unatendea biashara yako kama mradi wa muda mrefu, basi unataka kuwa na ufanisi kwa kutambua makosa ya kawaida ambayo wengine huifanya na kuwasahihisha mapema, ambayo sio tu kuokoa wakati wa kampuni yako, fedha, na maumivu ya kichwa lakini pia kukupa faida ya ushindani kwenye soko na shughuli nyingi za mkondoni na kuridhika kwa wateja zaidi. Yafuatayo ni makosa ya kawaida ya uhasibu kila CPA imeona wamiliki wa biashara ndogo kufanya.
01 - Kushindwa Kufuata Utaratibu wa Uhasibu
Hatua ya kusaidia ni kuendeleza fomu zilizosimamiwa na orodha za orodha za kukamilisha ili kuhakikisha uwiano na usahihi. Kwa mfano, unataka hati ya mchakato wa kuanzisha wauzaji wapya.
Utahitaji jina la muuzaji, anwani, namba ya simu, na Nambari ya Kutambua Waajiri (EIN), kati ya nyaraka zingine kama vyeti vya bima , barua za mapendekezo, au mikataba iliyosainiwa. Kisha unahitaji kuingiza taarifa hii kwenye programu yako ya uhasibu ili uweze mchakato wa malipo.
Utahitaji kuchukua muda unaohitajika kuchunguza habari unayohitaji kukusanya kutoka kwa wauzaji wako, kuendeleza fomu iliyosimamiwa au orodha ya kuhakikisha kupata taarifa hiyo, na kisha uwe na sera iliyoandikwa ambayo wafanyakazi wako wanaweza kufuata.
02 - Kufanya kazi bila Bajeti
Unda bajeti ili iwe na msingi wa kuamua matokeo ya biashara yako. Bajeti sio tu muhimu katika kuzuia overspending lakini inaweza kutumika kuanzisha malengo halisi, yaliyoandikwa fedha. Bajeti zinapaswa kuzingatia kila wakati, lakini unaweza kutumia bajeti yako kuweka malengo ya kifedha yenye ufanisi, ikiwa ni kuongeza mapato au kupunguza gharama za uendeshaji.
03 - Kufanya Makosa ya Kuingia Data
Hitilafu za kuingia data hutokea mara kwa mara. Ingawa huwezi kuzuia makosa yote ya kuingiza data, unaweza kuwa na sera ya kufanya upatanisho mbalimbali kwa wakati unaofaa ili kuhakikisha kwamba kuingizwa kwa data hugunduliwa kwa haraka na inaweza kusahihishwa.
Kwa mfano, unataka kufanya mapatanisho ya kila mwezi ya benki, pamoja na akaunti zinazopatikana na upatanisho unaolipwa. Unaweza pia kukimbia tofauti za bajeti na halisi kutambua makosa iwezekanavyo katika kugawa mapato au gharama au kukimbia risiti za wateja au ripoti za malipo ya muuzaji mara kwa mara ili kuhakikisha kuwa kila risiti na utoaji wa fedha zinaonekana kuwa na busara.
Shughuli zisizo za kawaida zinapaswa kupitiwa ili kuhakikisha kuwa hakuna makosa ya kuingia data yaliyofanywa na kwamba shughuli hizo ni sahihi.
04 - Kushindwa Kurejesha Programu ya Uhasibu
Unahitaji kuimarisha programu ya uhasibu wa biashara na data nyingine mara kwa mara. Programu ndogo za programu za uhasibu wa biashara zina kipengele kinachokuwezesha kuanzisha salama moja kwa moja ya programu yako ya uhasibu.
Itumie. Unapaswa pia kuchukua muda wa kuchunguza mara mbili faili zako za salama, hata kwenda mbali ili utumie faili ya salama ili uone kama unaweza kuendesha biashara yako kama kawaida na hiyo.
Wakati mwingine faili huharibika; wakati mwingine hutakii data yote unayohitaji. Ukaguzi wa haraka unaweza kutambua matatizo na mchakato wako wa kuhifadhi ili uweze kuhakikisha una kila kitu unachohitaji ili uendelee kuendesha biashara yako ikiwa inahitajika.
05 - Kufanya mengi sana
Kusimamia kazi za utawala ambazo haziongeza thamani kwa kampuni yako inaweza kuwa faida.
Kwa mfano, mhasibu wa kodi ni uwezekano wa kufahamu zaidi sheria ya kodi kuliko wewe, hivyo kupanga mipangilio ya kodi na maandalizi kwa mhasibu wako nitakuacha kupunguza dhima yako ya kodi, kuongeza ongezeko la kodi, na kukuacha muda mwingi wa kujitolea kwa kuzalisha mapato shughuli.
Wamiliki wengi wa biashara ndogo hawataki kugawa wajibu kwa wataalamu wengine wenye uwezo, lakini uhasibu wa uhasibu, kisheria, IT, na kazi zingine za utawala zinaweza kupunguza makosa na kuongeza faida ikiwa unatumia muda wa upya kwa hekima.
06 - Kushindwa Kuweka Kutoa Mapato na Malipo
Njia ya uhasibu ya kiatu cha pua haipaswi uchaguzi mzuri kwa biashara ndogo ndogo na zaidi ya shughuli ndogo tu kwa mwaka. Fedha zote zinazoingia na kuondokana na biashara yako zinapaswa kupewa kwa jamii inayofaa.
Wamiliki wa biashara ambao wanakaa juu ya rekodi zao za uhasibu hawana mbio. Wao watajua nani aliyotakiwa, kiasi gani, na kama sio mteja amelipa.
Pia utapata uandaaji wako wa kodi ya mwisho wa mwaka utakuwa mwembamba zaidi kuliko kujaribu kurejesha kumbukumbu ambazo unahitaji kuandaa kodi ya biashara yako kabla ya kurudi.