Unachohitaji Kujua Kuepuka Kuchanganyikiwa kwa Mteja
Ni sawa na wasiwasi kwa wataalamu wa msimu walipokutana na wateja ambao hawaelewi huduma zinazotolewa.
"Usimamizi wa tukio" na "mipangilio ya tukio" mara nyingi hupigwa kwa njia zingine hata ingawa ni mambo mawili tofauti sana. Rahisi, kupanga na kusimamia sio sawa. Wakati seti za ujuzi wa kazi hizi mbili zinaingiliana, ni kazi mbili tofauti. Inajenga matatizo kwa wale wanaoshughulika na wateja ambao kwa makosa wanafikiri wanahitaji meneja wa tukio wakati wanaohitaji ni mpangaji wa tukio. Na kwa wale wateja ambao wana chini ya hisia kwamba mameneja wote wa tukio pia hutatua mipangilio ya tukio. Basi hebu tufanye uchanganyiko kwa sababu ni muhimu kwamba wewe na wateja wako uelewe sawa.
Mipango ya Tukio
Hebu kuanza na kupanga tukio . Neno la operesheni muhimu hapa lina mpango . Matukio yote - kutoka kwa mvua za kuoa harusi hadi maadhimisho ya kuzaliwa ya ajabu kwa makusanyiko makubwa ya ushirika - kuanza na mpango wa aina fulani.
Majadiliano ya awali na wateja kuhusu mawazo ya tukio, mandhari, tarehe zinazofaa na miongozo ya bajeti ni sehemu ya mchakato wa kupanga tukio.
Mpangilio wa matukio huanza mwanzoni , kutoka hatua za mwanzo sana za dhana na inaendelea njia yote mpaka tukio halisi lifanyika. Na, kwa uaminifu, kwa wiki chache baada ya tukio hilo kama mipangilio ya tukio kuunganisha maelezo na kushughulikia vitu vya kufuatilia.
Mpangilio wa matukio unahusisha kufanya kazi kwa karibu na mteja kuunda tukio linaloonyesha maono ya mteja wa kukusanya na kukidhi lengo la tukio hilo. Wateja ambao wanaajiri mpangilio wa tukio wanaajiri mtu kupanga mipangilio yote ya tukio hilo, ikiwa ni pamoja na maelezo yanayohusiana na vitu vya vitendo, na kuona tukio hilo mpaka kufikia kukamilika.
Majukumu ya mipangilio ya matukio yanaweza kujumuisha lakini haipatikani kwa:
- kuchagua mandhari ya jumla ya tukio hilo
- kuendeleza bajeti
- kuchagua nafasi
- kujadili mikataba ya hoteli
- kukodisha nje wauzaji
- kupanga orodha
- kukodisha mkulima
- kupanga kwa wasemaji wa wageni au burudani
- kuratibu usafiri
- kuchagua mpango wa rangi
- kukuza mialiko
Mpangilio wa matukio ni kila kitu kinachoingia katika kuweka pamoja tukio. Kazi hii iko chini ya mwavuli mkubwa wa usimamizi wa tukio.
Usimamizi wa Tukio
Kila aina ya tukio linajumuisha sehemu nyingi ambazo zinafaa pamoja kama vipande vya puzzle. Vipande vyote hivi hatimaye vinakuja ili kuunda tukio. Matukio mafanikio yana vipande vyote vinavyounganishwa vinavyokuja kwa wakati unaofaa na mahali pazuri, kwa ufanisi na kwa ufanisi na kulingana na mpango. Utaratibu huu unaitwa usimamizi wa tukio. Ni kwa maneno rahisi, usimamizi wa mradi wa tukio yenyewe.
Usimamizi wa tukio unahusisha kujenga, kuratibu na kusimamia vipengele vyote tofauti vya tukio pamoja na timu za watu wanaohusika na kila kipengele. Vipengele vingine vya usimamizi wa tukio vinaweza kujumuisha lakini sio mdogo kwa:
- kuhifadhi eneo kwa tukio
- kuratibu nje wauzaji
- kuendeleza mpango wa maegesho
- kubuni mipango ya dharura ya dharura
- kuhakikisha kufuata viwango vya afya na usalama
- kusimamia wajibu wa kila kazi
- kusimamia utekelezaji wa tukio
- ufuatiliaji wa tukio hilo
- kutatua hali za tukio kwenye tovuti
Wasimamizi wa Tukio na Washauri wa Tukio Wanafanya Kazi Pamoja
Kufafanua kazi hizi mbili ni changamoto kwa sababu, sio tu wanaohusiana sana, majukumu mara nyingi yanaingiliana. Wapangaji wa tukio binafsi wanaweza kutoa huduma za usimamizi wa tukio, na mameneja wa tukio pia wanaweza kutoa mipango ya tukio.
Zote inategemea mpangaji binafsi au timu ya usimamizi wa tukio la ushirika, eneo, na tukio yenyewe.
Ni muhimu kuelewa tofauti kati ya hizo mbili na kuamua huduma ambazo utatoa. Kwa mfano; Ikiwa unatoa huduma za mipangilio ya tukio kwa tukio kubwa, utafanya kazi na meneja wa tukio ambaye ataratibu huduma zako na wale wa meneja wa upishi, timu ya audiovisual, nk. Fungua jukumu lako na huduma utakayotoa na uwasiliane waziwazi haya kwa wateja wanaotarajiwa kuepuka machafuko yoyote wakati wa mchakato wa mipango.