Usipuuzie Kifaa hiki cha thamani kwa Mafanikio ya Tukio
Ikiwa unatoka tu katika mpango wa tukio la biashara au ni mpangilio wa tukio la msimu, uwezekano unajua na orodha ya kupanga tukio au umewahi kusikia yaliyotajwa wakati wa kozi ya tukio la tukio au kukusanya sekta. Kuna sababu ya hiyo. Orodha ya upangaji wa tukio ni rafiki bora wa mpangilio, chombo cha thamani sana kwa ufanisi kusimamia matukio yako.
Kumbuka: orodha ya kupanga tukio pia inajulikana kama ratiba ya kufanya kazi au njia muhimu.
Mpangilio wa tukio ni wote kuhusu mipango. Hata wazo la tukio la ubunifu litaelea ikiwa halipangwa vizuri na kutekelezwa. Hapa ndio orodha ya tukio inapoingia. Ni mwongozo wako wa kukaa kupangwa na kuendelea - au mbele - ya ratiba wakati unapopiga kura ya majukumu mengi na maelezo mazuri wakati wa kupanga tukio lililofanikiwa. Na ni muhimu wakati wa kusimamia matukio mengi. Kusahau kazi ndogo ndogo au kuanguka nyuma wakati mmoja unaweza kusababisha athari ya domino: mambo mengine yanayoonekana yanayohusiana na tukio lako yanaweza kuanguka, moja kwa moja.
Kwa hiyo usitegemea kumbukumbu yako, maelezo ya fimbo au scribbles kwenye pedi lako ili kuweka biashara yako ya mipango ya kufanya kazi vizuri. Jifunze kuweka pamoja orodha ya ufanisi ya kupanga tukio na hivi karibuni itakuwa rafiki yako mzuri zaidi.
Kabla You Begin
Ili kuanza, wazi wakati fulani kutoka ratiba yako ili uzingatia tukio unalopanga.
Kisha, wazi wazi mawazo yako. Kubwa. Hakuna kuangalia kwenye simu au kujibu barua pepe. Unahitaji kuzingatia tukio hili tangu mwanzo hadi mwisho bila usumbufu au kuvuruga ili uweze kupanga mipango yote ambayo lazima ijazwe.
Jitayarishe
Fikiria juu ya tukio unalopanga na uandike maelezo yote yaliyothibitishwa: jina la mteja na maelezo ya mawasiliano, tarehe ya tukio, mahali, idadi ya waliohudhuria, nk.
Tumia kalenda na uangaze tarehe ya tukio kwenye kalenda hii kwa barua za ujasiri. Kukusanya vifaa vingine vinavyofaa - picha za ukumbi, orodha ya wapataji wa mawasiliano - ambayo ni sehemu ya tukio hili.
Rudi nyuma
Njia ya kuanza kuandika orodha ya kupanga tukio ni kufanya kazi nyuma.
Wageni wanaona tukio kama mkutano wa siku moja au ya siku nyingi na kila kitu kinachotokea mara moja. Kama utendaji wa kuishi unaoonekana kwenye hatua na unafanywa kwa uzuri. Mpangilio wa matukio huona matukio kama mfululizo wa matukio madogo ambayo yanafaa pamoja kama vipande vya puzzle ili kufikia mwisho wa tukio hilo la mwisho. Kwa hiyo, kama wapangaji, tunaanza mwanzoni. Ambayo ni wiki kadhaa au miezi kabla ya tukio halisi.
Anza kwenye Mwanzo
Wakati wa kuamua wapi kuanza kuandika orodha yako ya kupanga tukio, fikiria juu ya kuweka msingi thabiti wa tukio lako. Kabla ya kuchagua mipango ya rangi na kuagiza maua, unapaswa kukabiliana na misingi. Kutoka mikataba ya kusainiana kujadili kizuizi cha vyumba, kila kitu kinahitajika kuandikwa kwenye orodha yako, bila kujali ni kubwa au ndogo. Funguo ni kwanza kutunza kazi yoyote ambayo inaweza kukamilika mapema ili kuruhusu muda zaidi katika ratiba yako kwa wale wanaofanye vitu ambavyo hutokea karibu na tarehe ya tukio.
Baadhi ya mifano ya vitu ambazo ni pamoja na kwenye orodha yako ya mhariri wa tukio:
- Ishara mikataba (na mteja, mahali, wachuuzi, nk).
- Thibitisha tarehe na wakati na mahali
- Fanya burudani (bendi, msemaji, nk)
- Hifadhi ya hoteli salama
- Mialiko ya barua pepe
- Chagua menyu
- Omba wafanyakazi wa kusubiri
- Thibitisha idadi ya wageni
- Tembelea kupitia tovuti
- Thibitisha chumba kilichoanzishwa
Ruhusu muda wa ziada
Kwa kila kipengee kwenye orodha ya tukio lako, ongeza muda wa ziada. Ikiwa tarehe ya kupeleka mialiko ya kweli ni Machi 15, weka kipengee kwenye orodha yako kuwa na mwaliko tayari kutuma Machi 8, wiki moja kabla. Hiyo inakupa wakati mwingine wa ziada lazima kitu kiweke na mwaliko au ikiwa wewe ni nyuma ya ratiba kwa sababu nyingine.
Weka vikumbusho kwenye orodha yako ya uhakiki
Haitoshi kuandika "mkataba wa ishara na mkulima" kwenye orodha yako na kisha angalia sanduku ukimaliza.
Utahitaji kuhakikisha kwamba mkulima amepokea nakala ya mkataba na amekupa nakala iliyosainiwa pia. Kwa kila kipengee kikubwa unachoongeza kwenye orodha yako, ingiza kikumbusho. Kwa mfano, "Fuatilia na mpangilio tena: mkataba." Ongeza mwingine, mawaidha ya baadaye ambayo inasoma "Imepokea mkataba saini kutoka kwa mkulima". Sio kawaida kukabiliana na kazi na kuzingatia ilifanyika wakati imekamilika kwa upande wako.