Kuamua Kama Unahitaji Mkutano Kwa kweli
Kwanza, kuamua kama kupanga mkutano ni muhimu sana.
Mara nyingi, tunafikiria mkutano rasmi kama njia bora ya kushiriki habari au kujadili mada. Lakini kama habari zako zinaweza kupelekwa kupitia barua pepe au wito wa mkutano, au tu kwa kuunganisha watu wachache katika ofisi yako kwa muda wa dakika 15, kisha ruka mkutano rasmi.
Waalike tu Watu Wanaohitaji Kuwa huko
Aliwahi kualikwa kwenye mkutano na kujiuliza - nusu kwa njia-kwa nini wewe uko? Usipoteze wakati wa watu kwa kuwakaribisha kwenye mkutano ambao hawana haja ya kuhudhuria. Hiyo haitakuwa mkutano ufanisi. Je, mtu kutoka kwa uhasibu anahitaji kuwapo kwenye mkutano ili kujibu maswali ya bajeti? Kisha mwalike mtu mmoja kutoka kwa uhasibu ambaye anafaa kwa kazi hiyo.
Ikiwa mwenzako au msimamizi anahitaji kujua kuhusu kile kilichojadiliwa kwenye mkutano, huhitaji kuwaalika kwenye mkutano halisi. Kuandaa tu muhtasari wa mkutano na kuwatuma baadaye. Wao watafurahia wakati wa kuokoa na una uhakika kwamba - kwa sababu unaweka habari kwa maandishi - kwamba wamefahamu kikamilifu majadiliano.
Tuma Vikumbusho vya Mkutano
Maisha ni busy na kalenda haraka kuandikwa na shughuli zilizopangwa. Tuma mkutano wa kufuatilia kukumbusha siku mbili kabla ya mkutano wako. Hii itathibitisha watu hao ambao waliitikia kuwa watakuhudhuria na pia kukujulisha kabla ya ratiba ikiwa ratiba zimebadilika na washiriki muhimu hawawezi kufanya muda wa mkutano uliopangwa.
Kuwa na Agenda
Ili kupanga mikutano yenye ufanisi, lazima kwanza kupanga mpango unaojadiliwa. Lengo la mkutano ni nini? Unataka kufanya nini? Panga ajenda ya mkutano kabla ya muda na usambaze kwa washiriki. Onyesha wakati wa mwanzo na ujumuishe orodha fupi ya mada ya kushughulikiwa. Usivunje mkutano wako mwenyewe na ajenda ya muda mrefu, ya kina. Eleza kwa jina mtu yeyote atakayehusika na taarifa juu ya eneo fulani.
Kuwa wazi kuhusu Matarajio
Wakati wa kwanza kutuma taarifa ya mkutano, wazi juu ya kusudi lake na matarajio yako. Je, mkutano unahusu kuzungumza na washiriki wanapaswa kujiandaa kuchukua maelezo? Au hii ni kikao cha ubongo ambapo washiriki wanatarajiwa kuonyesha na mawazo na mapendekezo?
Katika tamaduni fulani za ushirika, wafanyakazi wamekusanyika kusikiliza tu na kisha kurudi kwenye maeneo yao ya kazi. Katika makampuni mengine, wafanyakazi hushiriki kwa uhuru. Katika maeneo ya kazi ya ushirikiano ya leo, kuingiliana na kugawana mawazo sio tu kuwakaribishwa katika mikutano; mara nyingi kusudi la mkutano yenyewe.
Anza wakati
Ikiwa wewe ndio mtu ambaye anaonyesha mikutano kwa wakati, basi unaelewa jinsi huzuni wakati mkutano halisi haufanyi kwa muda wa dakika 15 kama watu huingia ndani ya chumba.
Ni nini kinachotokea ni kwamba, kwenda mbele, kila mtu anajua kwamba mikutano haya haitakuanza kwa wakati ili kila mtu aanze kuonyesha mwishoni mwake. Tumia malipo ya mkutano wako. Anza mara moja wakati wa mwanzo uliopewa. Funga mlango na uanze. Wale wanaokataa watapata ujumbe ambao wanakuja mwishoni mwao na wanapaswa kufanya tu kosa hilo mara moja.
Kuweka Ni Mfupi na Rahisi
Mkutano wengi hupangwa kwa saa ambapo - mara nyingi - dakika 30 au hata dakika 45 itatosha. Wakati muda mzuri utakapopelekwa, matokeo ya kawaida ni wakati huo umepotea. Watu hupoteza baada ya mkutano ukamilika au kutumia muda mrefu sana kwenye kipengee cha ajenda kilichopewa. Weka mkutano mfupi na kwa uhakika.
Endelea juu ya kichwa
Ajenda peke yake haiwezi kukimbia mkutano wako kwa ufanisi. Weka ajenda na uendelee majadiliano kutoka kwa kutembea mbali kwenye tangents.
Swali swali lolote la juu, na kusema kwamba ni mada ya mkutano mwingine, itashughulikiwa kwa faragha, au kadhalika. Hakuna mtu anayependa mkutano wa kukimbia ambako kusudi la mkutano lilichukua ufuatiliaji kwenye mazungumzo mengine.
Kuchukua Mikutano Machache Nje ya Chumba cha Mkutano
Kikaa katika chumba hicho cha kawaida cha mkutano kilichokusanywa karibu na meza hiyo ya kawaida ni tu - ukoo. Kuhamasisha wafanyakazi kuingiliana, kufikiri kwa ubunifu, na kuwa na majadiliano mazuri, fikiria kuchukua mkutano nje ya chumba cha mkutano wa kawaida.
Fikiria mkutano kwenye meza nje ikiwa mahali na hali ya hewa inaruhusu. Jaribu kukusanya katika eneo la kawaida ambalo lina sofa na meza ndogo badala ya meza kubwa ya mkutano na viti vinavyozunguka.
Usiogope Kuchukua Njia tofauti
Ikiwa njia ya mkutano haifanyi kazi, usiogope kubadili shaka. Kwa mfano, ikiwa kikao cha ubongo kinazalisha chumba cha utulivu na mazungumzo machache sana, ubadili mwelekeo. Kuwa rahisi na makini na jinsi mkutano mkuu unavyoendelea.
Tumia Teknolojia
Panga kutumia teknolojia ya kuweka washiriki wanaohusika. Katika dunia ya kisasa ya kisasa, watu wengi hutumiwa kuona picha au video ili kuunga mkono maneno wanayosikia. Rufaa kwa mawazo hayo na ushirikishe maonyesho wakati wa kupanga mkutano wako.
Kompyuta zilipangwa kwenye skrini kubwa na mawasilisho ya Bodi ya Smart ambayo inatia moyo mwingiliano ni mabadiliko ya kuwakaribisha kutoka kwa maonyesho ya muda mrefu ya PowerPoint.
Tuma Muhtasari wa Mkutano
Siku moja baada ya mkutano, tuma muhtasari mfupi wa kile kilichojadiliwa. Shirikisha hili kupitia barua pepe kwa wote waliohudhuria, wale ambao hawakuweza kuhudhuria mkutano huo, na wale ambao wanahitaji kuwa na taarifa. Pia ni pamoja na vitu vyenye vitendo, na kubainisha ni nani anayehusika na kila kitu pamoja na tarehe iliyotarajiwa.