Jinsi ya Kufanya Mikutano inayofaa

Vidokezo 7 kwa Mkutano Mzuri wa Kukimbia

Je! Huogopa kuhudhuria mkutano wa wafanyakazi wa kila wiki? Je! Umewahi kujifanya umeketi pale, ukitembea kalamu yako, na kupinga jaribu la kutazama kwenye simu yako ya mkononi, unashangaa kwa nini duniani ukopo wakati una mambo mengine mengi ya kufanya? Au mbaya zaidi, je, wewe ni mkuu wa meza inayoongoza mkutano wakati unapoona disinterest nyingine? Hauko peke yako. Mikutano iliyosimamia vibaya ni muuaji wa uzalishaji na kwa hakika hawana msaada wa maadili ya wafanyakazi.

Sema faida kwa mikutano hiyo yenye kuchochea na kujifunza jinsi ya kufanya mikutano yenye ufanisi inayoacha wafanyakazi wanaohusika na kuwahamasisha.

Vidokezo 7 Kwa Mkutano Ufanisi

Kuanzisha Lengo la Mkutano

Kabla ya kupeleka tahadhari ya mkutano na kuiweka kwenye kalenda yako, jiulize kwa nini unataka kushikilia mkutano na kuamua lengo. Je, ni mkutano wa kuleta wafanyakazi kwa kasi juu ya mabadiliko katika usimamizi? Je, unafanya uamuzi kuhusu mradi? Je, ni kikao cha ubongo kwa mkakati mpya wa biashara? Kuwa na hakika kuwa kukusanya wafanyakazi katika chumba cha mazungumzo ya uso kwa uso na uingiliano ni muhimu kwa lengo lako; ikiwa madhumuni ya mkutano ni sasisho la hali, labda kutuma barua pepe ya kundi ni matumizi bora ya wakati wa kila mtu.

Kuwasiliana na Kusudi la Mkutano

Wakati wa kuwakaribisha wengine kwenye mkutano wako, wazi kuhusu kusudi la mkutano. Hii sio tu kukuweka umakini lakini itawawezesha wafanyakazi kuhudhuria mkutano ulioandaliwa ama nyaraka au kwa mawazo juu ya jambo lililopo.

Mawasiliano ni muhimu kwa mkutano unaofaa.

Chagua juu ya Waliohudhuria

Hakuna mtu anayekubali kuhudhuria mkutano ambao hauna uhusiano nao au kazi yao. Kuamua nani anahitaji kuwa huko na kwa nini. Ni pembejeo gani unahitaji? Ni wenzake wapi wanapaswa kushiriki na huenda wana maswali juu ya jambo hilo?

Ikiwa mtu ni kwenye orodha yako ambayo inahitaji tu kujua kuhusu kile kilichojadiliwa, basi uwafanye kibali na uwaondoe kwenye orodha. Wanaweza kurekebishwa kwa urahisi na barua pepe ya kufuatilia. Muda ni muhimu na hakuna mwajiri anayeathiri ufanisi wa uzalishaji kwa kuwa na wafanyakazi wameketi kwenye mikutano ambayo haifai.

Lazima Unda Agenda ya Mkutano

Kufanya mkutano bila ajenda ya mkutano uliowekwa ni sawa na kupanda ndani ya baharini na matumaini upepo inakupeleka wapi unataka kwenda. Utakuwa - kabisa halisi - kupotea baharini. Hatua yako ya mkutano itakuongoza kwenye marudio yako ya mwisho. Jumuisha mada ya kujadiliwa na nani atashughulikia kila kitu ikiwa wengine wanashiriki. Tuma barua pepe kwa ajenda kwa waliohudhuria kabla ya wakati kila mtu anajua nini cha kutarajia na huja tayari.

Weka Mpango Wako

Hata mkutano uliopangwa bora utaondoka awry ikiwa mjadala unapungua na huenda kwenye mada ya tangential. Ndiyo sababu mikutano mingi inashindwa kufanikisha lengo lao - haishi juu ya kufuatilia. Mwanzoni mwa mkutano wako, fanya sheria za chini na mgawanyo wa muda maalum kwa kila kitu kwenye ajenda yako pamoja na mkutano mkuu. Kwa mfano, "Asante kwa kuja leo. Wakati wa kila mtu ni wa thamani na ni lengo langu la kuweka mkutano huu chini ya saa.

Hebu fimbo na vitu vilivyomo na uhifadhi majadiliano juu ya masomo mengine kwa wakati ujao. "Ingia kwa mtu yeyote ambaye anajishughulisha mjadala au kuanzisha mada, sio ajenda.

Kuwaweka Wao

Vifaa vya kuona picha huenda kwa muda mrefu katika kuweka kila mtu kwenye mkutano na si kwa simu zao au wakati. Chapisha ajenda kwenye Bodi ya Smart mbele ya chumba. Vipengele vya mradi kwenye skrini kubwa kwa kutumia kompyuta; chochote kuweka macho yao juu.

Soma Mkutano

Milele kuondoka mkutano na kuwa na kuchukua mbali kabisa kuliko mwenzako? Hakikisha hili halifanyike na mkutano wako kwa barua pepe kufuatilia ndani ya masaa 24. Jumuisha muhtasari, onyesha mada muhimu ya kushughulikiwa, kazi zilizowekwa na kuonyesha muda uliopangwa. Kutuma hii kwa wakati unaohakikisha itahudhuria wasiongoze mwelekeo usiofaa.