Mafunzo yaliyojifunza katika Mipangilio na Utekelezaji wa Matukio ya Siku ya Mama ya Y-ME
Mpango maalum wa tukio - hasa wale walio katika ulimwengu usio na faida - kujua kwamba kuandaa tukio la nje la fedha ni wazo kubwa. Aina hizi za matukio, kama mawazo mengine ya jumuiya ya fedha, zinahitaji kwamba mipango ya tukio la mwaka ujao itaanza mara moja baada ya tukio la kukusanya fedha mwaka huu. Ni muhimu kuzungumzia tukio hilo na kujadili kile kilichoenda vizuri na kile kinachoweza kuboreshwa wakati tukio hilo bado lililo safi katika mawazo ya timu.
Kujadili mafanikio na maboresho kuhakikisha kuwa vipengele hivi vinaweza kuingizwa au kuimarishwa kwa tukio la mwaka ujao. Mpangilio unaofaa pia unaongeza thamani kwa wafadhili. Na, bila shaka, jamii yote yenye mafanikio hutumaini kukua na kupanua mwaka hadi mwaka.
Ni muhimu kukaa kulenga lengo la msingi la kufanya matukio kama hayo: kukusanya fedha. Kwa wapangaji wa tukio hilo ambao hapo awali walifanya kutembea kwa jamii, moja ya nyakati muhimu zaidi kwa ajili ya kupanga kweli hutokea baada ya kutembea. Ili kujifunza kuhusu mambo mengi ya kupanga na kutekeleza kutembea kwa fedha za jumuiya, tutaweza kupata nyuma ya matukio kuangalia Siku ya Siku ya Mama iliyohudhuriwa na Shirika la Kitala ya Saratani ya Y-ME ya Chicago.
Y-ME Siku ya Mama ya Saratani ya Saratani ya Watoto
Y-ME ilianzishwa na waathirika wawili wa saratani ya matiti mwaka wa 1979. Wasio wa faida ulijulikana zaidi kwa programu ya Hotline ya Kitaifa ya Kitaa ya Kiti ya Watoto kwa wagonjwa wa saratani ya matiti.
Programu hiyo ilipata umaarufu kama hotline ya nchi ya saa 24 tu iliyofanywa kazi na waathirika wa saratani ya matiti ambao ni mafunzo ya washauri wa rika. Lakini shirika pia liliandaa kutembea fedha kwa kila siku kwenye Siku ya Mama, ambayo iliunga mkono mipango na huduma zao. Nyuma mwaka 2007, Y-ME ilimfufua zaidi ya dola milioni 7 na karibu watu 43,000 kutoka miji 12.
Mwaka 2008, miji 15 ilishiriki. Kwa bahati mbaya, Y-ME imefungua milango yake mwaka 2012, lakini urithi wa mfuko wake wa fedha wa kila mwaka bado unaendelea kujifunza kwa ajili ya wapangaji wa tukio lisilo na faida.
Mafanikio makubwa ya Y-ME yanaweza kuhusishwa na mbinu iliyopangwa ya kupanga na kuweka jicho kwenye malengo muhimu zaidi kwanza. Liz Klug, mkurugenzi wa zamani wa shirika la matukio maalum alipaswa kusema hivi baada ya mwaka wao wa rekodi mwaka 2007: "Tuna mpango wa vitu mbalimbali kwa muda wakati wa mchakato wa kupanga. Kwa hiyo, tutachukua hatua za kukuza pointi hizo muhimu kwa wakati ili kuhakikisha kuwa tumefanikiwa. Kwa mfano, katika mji ambako tunaweza kuwa na tukio kwa mara ya kwanza, ni lazima tuzingatia kuhakikisha kuwa tuna mahali na eneo ambalo watu watataka kurudi. Chini ya barabara, tunaweza kuzingatia maduka ya kahawa ambayo tutaacha vipeperushi. "Hebu angalia jinsi Klug na Y-ME timu ya kupanga tukio ilipangwa tukio hilo lililofanikiwa.
Kupanga Hatua ya 1: Kuchambua Hesabu
Kuhudhuria kutembea kwa jamii au tukio jingine linahitaji kuunganisha malengo mbalimbali ya jimbo, lakini hatimaye, chama au chawadi inayohudhuria tukio hilo ni kufanya hivyo ili kuongeza fedha kwa sababu yao.
Kwa hiyo, hatua ya kwanza katika kupanga tukio la pili linatokea wakati tukio la sasa limeisha, na kazi kubwa ya kazi hiyo inazunguka "namba."
"Tuliangalia kwa makini idadi hiyo baada ya tukio hilo kukamilika," anasema Liz Klug, "Tulilinganisha jinsi tulivyofanya mwaka huu dhidi ya mwaka [uliopita]. Tuliangalia uzoefu wa mshiriki. Sisi tathmini ya makundi yetu ya udhamini. Tulijibu barua pepe yoyote ya haraka kuhusu matukio. "Washauri wa tukio pia watachukua hatua za haraka ili kuwahakikishia wote wanaohusika katika tukio la mwaka huu wataendelea mwaka ujao.
Klug pia ilimba chini ndani ya maelezo. Katika tathmini yake, aliangalia kila kitu kutoka kwa idadi ya wajitolea ambao walishiriki katika kiasi cha t-shirts kusambazwa. Angeweza kuuliza kama angehitaji zaidi au chini kwa mwaka ujao.
Mipangilio ya Muda
Kwa wale wanaoandaa kutembea fedha kwa jamii, ni muhimu kujua ni hatua gani zinazopaswa kushughulikiwa kwa nyakati mbalimbali.
Wengi wasio na faida hawana anasa ya wafanyakazi wengi na wajumbe wa kamati ya kujitolea kuendesha mafanikio ya tukio hilo. Lakini wapangaji wanatambua kuwa wanapaswa kuhakikisha kuwa wanafanya kazi kwa karibu na ofisi ya meya wa jiji na idara ya kazi za umma ili kupata tukio kwenye kalenda ya umma.
Klug inaonyesha kwamba hatua ya kwanza baada ya kuchambua idadi ya mwaka jana kuwa na kuzingatia kuajiri wa kampuni. Ikiwa tukio hilo sio mpango mpya, ni muhimu kupata msaada wa kampuni kwa tukio la mwaka ujao mara tu baada ya tukio la mwaka huu. "Tulizingatia upya udhamini wakati tulipokuwa tukiwasilisha ripoti ya wrap-up," anasema Klug. Pia hutoa mambo muhimu yafuatayo kwa wasanidi wanaotaka kuandaa kutembea kwa jamii kama tukio la kukusanya fedha:
- Tambua wadhamini wa kampuni
- Tengeneza programu za timu za kutembea
- Tambua shughuli za tukio
- Anza kuajiri ajira
- Finalize vifaa tukio
- Weka tukio hilo
- Shika tukio "asante"
- Tathmini na uanze tukio la baadae
Y-ME pia ingeajiri kampuni ya nje ya vifaa ili kushughulikia mahitaji mengi ya vifaa. Lakini moja ya manufaa zaidi ilikuwa kutekeleza mfumo wa usajili mtandaoni.
Utaratibu wa Usajili wa Msajili mtandaoni
Y-ME haraka alijifunza juu ya umuhimu wa kutumia mtandao kwa ajili ya usajili wa mtandaoni na tangu sasa alitetea kwa matumizi ya teknolojia ya usajili wa mtandaoni na kukusanya fedha.
Waliwekeza katika mfumo wa usimamizi wa urafiki wa mtandao kuwa wavuti kama tovuti yao ya mbio ya 2003. Aina hii ya mfumo hutumika kama tovuti ya kibinafsi kwa wajitolea kufanya rufaa ya kibinafsi kwa michango na ushirikishwaji mwingine. Inachukua habari katika database moja na hutumika kama chombo cha wanamgambo wa timu ya kutembea ili kuwahimiza wanachama wao.
Washiriki wa mtandaoni waliongezeka kutoka 4,000 hadi 11,594. Misaada ya mtandaoni iliongezeka kutoka 5,000 hadi 19,650. Timu ya Y-ME iliamini kuwa imechangia kufikia lengo la $ 2.35 milioni, na kama bonus, teknolojia ilipunguza gharama za utawala kwa karibu dola 20.000.
Mfumo kama huo pia unaweza kutumika kama chombo muhimu cha mawasiliano kinachowezesha shirika kufuatilia na kuendelea kuhusisha washiriki zaidi ya siku ya mbio yenyewe.
Siku ya Mbio ya Mbio
Utembezi wa jumuiya hupangwa mara nyingi asubuhi. Kulingana na ugumu wa ishara na mahali, kuanzisha kwa tukio hilo kwa kawaida huanza mapema wiki moja kabla ya tukio hilo, na shughuli nyingi zinafanyika siku chache kabla ya kutembea.
Wakati Y-ME ingekuwa mipango ya tukio la kila mwaka la kukusanya fedha, timu ya kawaida itajaribu kupunguza eneo ambalo lilikuwa likienda kwa kutembea ili lisingehitaji kiasi kikubwa cha muda wa rasilimali kutekeleza kazi fulani za kazi kama kuzima mitaa. Kutembea kwao kwa kawaida sio ushindani, hivyo pia husaidia kuwa hawakuhitaji kufikiria mahitaji yanayotakiwa kwa mazingira ya ushindani zaidi.
Ratiba ya siku ya mbio yenyewe ilikuwa kawaida ifuatavyo:
- Timu ya Mipango ya Tukio Inakuja (masaa 2.5 kabla ya kutembea)
- Kujitolea Kuingia (saa 2 kabla ya kutembea)
- Msaidizi Angalia na Kuweka (masaa 2 kabla ya kutembea)
- Usajili Unaanza (masaa 1.5 kabla ya kutembea)
- Kuanzisha Kuweka Mstari (dakika 30 kabla ya kutembea)
- Matukio ya kufunguliwa (dakika 10 kabla ya kutembea)
- Mbio Inayoanza
- Burudani kuu ya Hatua huanza (saa 1 baada ya kutembea huanza)
- Maelekezo rasmi ya hatua kuu (baada ya kutembea kumalizia, saa ya saa 1.5)
- Programu ya Mwisho Hukumu (saa 3 baada ya kutembea huanza)
- Uharibifu wa Tukio huanza (baada ya tukio la mwisho)
Vidokezo kwa Kupanga Kutembea kwa Jumuiya au Kukimbia
Kwa mashirika hayo yanayopenda kutembea kwa jamii au kukimbia kwa mara ya kwanza, Klug hutoa mapendekezo kadhaa ambayo itasaidia kuhakikisha tukio lililofanikiwa .
- Anza na miongozo ya joto, ikiwa ni pamoja na kujitolea waliounganishwa vizuri, wadhamini au timu kubwa. Eleza matokeo ya kupima.
- Tathmini matukio ya mshindani katika jiji lako / eneo ili kutambua mazoea yao bora na maeneo ya kuboresha.
- Kazi na ofisi ya meya wa jiji na wilaya za bustani kujadili vibali vinavyohitajika na vifaa vya tukio lako: wakati, mahali, idadi ya washiriki. Hakikisha umeandaliwa kwa mikutano hiyo.
- Kuelewa bajeti yako na hakikisha kuweka gharama zako za uendeshaji kwa 25-30% kwa tukio jipya. Baadhi ya misaada itajitahidi kwa gharama 15-20% ya gharama.
- Wadhamini salama watachukua gharama 100 za gharama za uendeshaji wa tukio lako.