Kwa nini Chukua Mkutano wa Mkutano wa Bunge?
Kuna kweli sababu kadhaa za kuchukua na kurekodi dakika ya mikutano yako ya ushirika.
Sababu ya kwanza na muhimu zaidi ya kuchukua dakika ya mikutano ni kuwa na rekodi ya kile ulichoamua. Nimeketi kwenye mikutano ya bodi ambapo hakuna mtu anaweza kukumbuka uamuzi uliofanywa na bodi kwa miezi michache iliyopita. Kuwa na kitu cha kuandika kwa ajili ya biashara yako,
Sababu ya pili ya dakika ya bodi ya ushirika ni kwa madhumuni ya fiduciary na dhima. Wanachama wa Bodi wana nafasi ya uaminifu. Wanafanya maamuzi kuhusu pesa iliyowekeza na wanahisa wa kampuni, na wanahitaji kuwa na uwezo wa kuthibitisha kwamba walitenda kwa busara, kwa manufaa ya shirika, na bila migogoro ya riba . Kuwa na dakika ya mkutano wa bodi husaidia bodi kuthibitisha kwamba walifanya kwa uaminifu na kuepuka dhima ya kibinafsi kwa matendo yao.
Sababu ya tatu ni kwa madhumuni ya kodi. Shirika ni chombo tofauti kutoka kwa wanahisa binafsi. Ili uhakikishe kuwa unachukua tofauti hiyo, dakika ya mkutano wa bodi hutoa rekodi.
Bila yao, IRS au mashirika ya serikali yanaweza kupuuza hali ya kodi ya biashara. Shirika ambalo halionyeshi ni kazi kama chombo kilichotofautiana na wamiliki inaweza kuunda hali ngumu ya kodi.
Kuna usawa wa biashara ya kujitahidi kati ya kuhakikisha wanachama wa bodi wanafanya wajibu wao na kuwa salama, dhidi ya mikutano ya muda mrefu, isiyo na maana ambayo muda wa wajumbe wa taka.
Tutaweza kushughulikia usawa huo katika makala hii.
Sasa kwa kuwa tumejadili sababu za kuchukua dakika ya mkutano wa bodi, hapa ni baadhi ya makosa ya biashara kufanya, na baadhi ya mawazo juu ya jinsi ya kuwasahihisha.
Si Kuunda na Kusambaza Agenda Kabla ya Mkutano
Hitilafu nyingine kubwa iliyofanywa na mashirika katika mikutano yao ya bodi si kuweka ajenda kabla ya mkutano na si kusambaza ajenda, na hati husika kabla ya mkutano. Agenda lazima iwe na kiasi maalum cha muda kwa kila kitu kwenye ajenda. Kuwa na ajenda maalum sio kufanya tu mkutano kukimbia zaidi, lakini inaruhusu bodi (na mtu yeyote kusoma dakika baadaye) kujua umuhimu umuhimu wa kila kitu katika ajenda.
Hiyo haina maana kitu hawezi kuja kwenye ajenda ikiwa ni muhimu na ya haraka, lakini vitu vinaweza kuongezwa kwenye ajenda kwa kura. Na mengi ambayo ya haraka inapaswa kushughulikiwa na watendaji, si bodi.
Vipengele vingi vya muhimu vya Mkutano wa Mkutano wa Bodi
Template ya dakika ya mkutano wa bodi lazima ijumuishe:
- Ya tarehe, wakati, na mahali pa mkutano
- Mwanzo na mwisho wa muda, na nyakati zimepewa vitu maalum kwenye ajenda
- Mkutano wa bodi gani - mara kwa mara, maalum au ya kila mwaka (majimbo yote yanahitaji mashirika kuwa na mkutano wa kila mwaka)
- Nani alikuwepo, akibainisha wakurugenzi, wageni, na wafanyakazi, na wanachama wa bodi ambao hawakuwapo. Majina ya mtu yeyote anayemaliza kuchelewa au kuondoka mapema lazima aeleweke.
- Kufafanua ikiwa kiasi cha sasa kina. Kiwango cha kawaida kinahitajika na sheria za ushirika kwa kura yoyote inayochukuliwa. Mahitaji ya kiasi cha kawaida ni zaidi ya nusu ya wanachama. (Kwa bodi ya wajumbe tisa, kwa mfano, wajumbe watano lazima wawepo kwa idadi).
- Ikiwa mawasilisho yatatolewa na kamati au wengine, ni pamoja na majina na majina ya wasilishaji.
Mikutano ya Mkutano Iliyo Sahihi
Pengine bodi kubwa za makosa hufanya ni kuhitaji maelezo ya kina juu ya majadiliano (wakati mwingine hoja) na taratibu. Mikutano inapaswa kutafakari matokeo ya maamuzi, sio ambaye alisema nini katika majadiliano. Hebu sema bodi yako ni kupiga kura kwenye mwendo wa kuuza mstari mpya wa bidhaa.
Dakika ya mkutano inapaswa kusema: "Mwongozo wa kuongeza mstari mpya wa manukato. Mwongozo umefungwa na kuidhinishwa, kwa kuwa na hivyo na hivyo kupinga." Ikiwa kikundi kina majadiliano, unapaswa kurekodi urefu wa majadiliano na kuifikisha, lakini huna haja ya kuelezea zaidi kuhusu majadiliano.
Dakika Hizo Si Zisizo Sahihi
Kwa upande mwingine wa wigo, dakika kadhaa si maalum kwa kutosha kutoa taarifa na kuwalinda wanachama wa shida. Ikiwa uamuzi huo haukubaliana, rekodi ya wanachama wa bodi ambayo haukubaliana, ambayo ilizuia (na kumbuka kama kutokuzuia kwa sababu ya mgogoro wa uwezekano wa maslahi).
Wakati huna kurekodi pigo-kwa-pigo la majadiliano yote, au ni nani aliyesema nini. Lakini kuna lazima iwe na taarifa za kutosha katika dakika ili kutafakari roho ya majadiliano.
Mkutano wa Bodi Kwa muda mrefu
Hakuna mtu anayependa mikutano ya muda mrefu, lakini kuna njia zingine za kufupisha mkutano na dakika. Unaweza kuokoa muda wa mkutano wa bodi kwa kuunda ajenda ya idhini. Kimsingi, ajenda hii ni orodha ya maswala ambayo yanaweza kushughulikiwa kwa haraka bila majadiliano. Orodha inaweza kuhusisha dakika kutoka mkutano uliopita, fedha, na ripoti kutoka kwa kamati au Mkurugenzi Mtendaji.
Agenda ya ruhusa, na ripoti na habari zingine, zinapaswa kusambazwa kabla ya mkutano ili wajumbe wawe na nafasi ya kuisoma. Kisha, katika mkutano, ajenda ya ruhusa ni sehemu ya mchakato wa mkutano. Mwanachama yeyote wa bodi anaweza kuongeza swali au wasiwasi juu ya ajenda ya idhini, lakini ikiwa hakuna masuala, ajenda nzima ya ruhusa inaweza kupiga kura kwa wakati mmoja.
Aina mbaya ya Maamuzi
Bodi ya ushirika hufanya maamuzi juu ya sera ya jumla. Maamuzi ya kila siku yanafanywa na watendaji wa shirika kulingana na sera hiyo. Wakati mwingine bodi zinajishughulisha na kujaribu kufanya maamuzi ambayo yanafaa zaidi kwa usimamizi.
Si Kupitisha Dakika
Inakujaribu, katika mkutano wa kikapu na wa bunge, kusahau kupitisha dakika. Lakini ni muhimu kuthibitisha dakika kwa usahihi kutafakari barua zote na roho ya mkutano. Dakika ni kuchukuliwa "rasimu" hadi idhinishwe.
Si Kuhifadhi Kumbukumbu za Mkutano wa Mkutano
Baada ya shida yote unayoenda ili kuweka dakika nzuri kwa shirika lako, usisahau kuweka dakika ya mkutano wa ushirika mahali fulani salama na kupatikana. Weka mchakato wa kuweka dakika kwenye kitabu cha rekodi ya kampuni, au "katika wingu," katika faili iliyohifadhiwa nenosiri.
Kusahau Kutambua Wajibu wa Katibu Mkuu
Kazi nyingi zinazohusiana na dakika ya ushirika huingia chini ya uwanja wa katibu wa shirika hilo. Kuwa mjumbe mzuri wa ushirika ni sanaa, na watu hawa mara nyingi hawakubaliki kutosha. Sema "asante" kwa mtu huyu mara kwa mara.
Si pamoja na Mwanasheria kama Mshauri wa Bodi yako ya Wakurugenzi
Taarifa katika makala hii haikusudi kuwa kodi au ushauri wa kisheria, na mwandishi si mwendesha mashitaka. Ikiwa shirika lako ni la kibinafsi au la umma (kwa hisa za biashara za umma), unapaswa kuwa na wakili kukushauri juu ya jinsi ya kuchukua dakika ya kampuni, na kuwahudhuria mikutano muhimu ya bodi ili kuhakikisha wewe na bodi yako ni salama.