Jifunze Kuhusu Taarifa muhimu ambayo Inapatikana katika Hati ya Chanzo
Kwa nini Nyaraka za Chanzo ni muhimu
Hati ya chanzo ni muhimu kwa utunzaji wa uhifadhi na uhasibu kama ni ushahidi wa kwamba shughuli za kifedha ilitokea.
Ikiwa kampuni imehakikiwa, nyaraka za chanzo zimeimarisha majarida ya uhasibu na kikao cha jumla kama njia ya ukaguzi isiyojiaminika.
Kuweka waraka wa chanzo kwa biashara ni kama kutunza risiti kwa vitu vya kutolewa kwa kodi kwa kodi yako binafsi. Ikiwa kodi yako ni ukaguzi, hutoa ushahidi kwamba umefanya manunuzi hayo. Vile vile ni kwa ajili ya biashara yako, lakini katika biashara, huna kuweka risiti tu kwa gharama za kodi za pesa. Unaweka nyaraka za awali kwa kila shughuli za kifedha.
Nini Nyaraka za Chanzo Zinatoa
Hati ya chanzo inaelezea ukweli wote wa msingi wa manunuzi, kama vile kiasi cha manunuzi, ambaye shughuli hiyo ilitengenezwa, madhumuni ya manunuzi, na tarehe ya manunuzi.
Hapa kuna mifano michache ya hati za kawaida za chanzo:
- kuangalia kufutwa
- ankara
- ripoti ya usajili wa fedha
- risiti iliyozalishwa na kompyuta
- memo ya mikopo kwa marejesho ya wateja
- kadi ya wakati wa mfanyakazi
- kuingizwa kwa amana
- amri ya ununuzi
Jinsi ya Kutibu Nyaraka za Chanzo
Hati ya chanzo inapaswa kurekodi kwenye jarida la uhasibu sahihi iwezekanavyo baada ya shughuli. Baada ya kurekodi, nyaraka zote za chanzo zinapaswa kufutwa mbali na mfumo wa aina fulani ambapo zinaweza kupatikana ikiwa na wakati zinahitajika.
Katika baadhi ya matukio, inaweza hata kuwa muhimu kutoa mlolongo wa ulinzi ili uweze kutambua kuwa hati ya chanzo katika swali imebaki katika udhibiti wako.
Nyaraka za Chanzo dhidi ya Picha
Katika hali nyingi, picha za hati za chanzo zinakubaliwa kisheria. Huduma ya Ndani ya Mapato, kwa mfano, imekubali picha za mapokezi tangu 1997, kwa muda mrefu kama zinafaa, zina habari zote zilizopo katika awali na, ndani ya mipaka ya mchakato wa skanning, zinawasilisha taarifa katika muundo unaofanana na awali.
Ada ya vifaa ambavyo vimeelezea vitu vilivyotunuliwa na bei kulipwa, lakini hiyo ilikatwa bila jina la muuzaji bila kustahili. Hati ambayo iliwasilisha taarifa zote katika risiti ya awali, lakini hiyo imechukuliwa katika muundo wa Neno au Excel pia haitastahiki.
Kiwango cha IRS - kikamilifu, kinachojulikana na uzazi sahihi wa asili - ni kiwango hicho kinachotumiwa katika biashara nyingi na mashirika ya serikali. Taasisi nyingine, hata hivyo, kuongeza mahitaji haya yote.
Chuo Kikuu cha Washington, kwa mfano, inakubaliana tu kama mbadala ya nakala za awali za hati zilizofunuliwa kwa kiwango cha chini cha dots 300 kwa inchi (dpi), na zinawasilishwa kwa muundo wa PDF au TIFF; haikubali nakala za JPEG.
Ikiwa una mpango wa kuhesabu uhasibu au nyaraka za kisheria ili kuwezesha kuhifadhi, angalia na taasisi inayofaa kuwa na uhakika wa kukubali hati katika muundo unayotaka kutumia.