Kuondoa kadi hizi kwa wafanyakazi kunamaanisha kuwa wanaweza kufanya shughuli fulani kwa niaba ya biashara na baadaye kuchapa risiti zote kwa meneja mkuu wa fedha mwishoni mwa mwezi. Kama kampuni, badala ya kutoa maendeleo ya fedha kwa kila mfanyakazi, kadi za mkopo za kampuni zinaweza kuwa chaguo bora kwa sababu hutahusika katika hasara za kutoa fedha.
Hata hivyo, kabla ya kutoa kadi za ushirika, unahitaji kuweka hatua za uangalifu mahali. Bila kufanya hivyo, kuna uwezekano wa wafanyakazi fulani kutumia vibaya fedha za biashara . Hatari ya ununuzi usioidhinishwa huongezeka wakati kadi za mikopo za ushirika zipo mikononi mwao, na hakuna hatua za kinga zilizopo. Ili kudhibiti hatari hii, sera zifuatazo zitasaidia:
Katika Mwanzo, Weka Matarajio
Wakati wa kutoa kadi, ni vyema kuweka na kuwajulisha wafanyakazi wote juu ya kile kinachotarajiwa kwao linapokuja matumizi ya kadi. Unahitaji kuanzisha sera inayoelezea waziwazi wajibu wa mmiliki wa kadi, aina ya gharama za kadi zinazopaswa kutumika na aina ya nyaraka moja inapaswa kuwasilisha kwa kila gharama.
Hii ni moja ya mambo ya funguo kila kampuni inapaswa kuwekwa ili kuzuia jinsi kadiri anavyoitumia kadi. Bila kufanya hivyo, biashara yako itakuwa na gharama za ziada ambazo hazijawahi kupangwa, ambayo kwa muda mrefu huongeza gharama ya kuendesha biashara.
Hakikisha Kanuni za Kadi zinasimama vizuri
Kama tunajua, wengi wa wafanyakazi hawana utamaduni wa kusoma. Hii inamaanisha kwamba ikiwa unatumia kadi ya ushirika wa wafanyakazi na nakala ya sheria ya sheria bila kuwatumia kwa namna gani au nini kinachotarajiwa kuhusiana na matumizi ya kadi haitasaidia tangu wengi wao wanaweza kutumia kadi bila kusoma kanuni.
Ili kuepuka hali ya hapo juu, ni vizuri kuandaa mkutano na wafanyakazi na kuwatumia kupitia sera. Baada ya hayo kufanywa, itakuwa nzuri kwao kutambua kuelewa kwa sera kwa kuandika. Hii inamaanisha kwamba ikiwa mfanyakazi anapinga kinyume na sera, inasema hatua zinazofaa zichukuliwe.
Jihadharini na matumizi
Wakati mwingine wafanyakazi wengi huwa na kinyume na sheria na kuishia matumizi zaidi kuliko yale yaliyoainishwa katika sera. Kwa hili katika akili yako, ni vyema kuweka tabo karibu karibu na matumizi ya kadi za mkopo za biashara . Afisa wa kifedha mkuu anapaswa kuwajulisha wasimamizi katika kila idara kuwa watapewa jukumu la kusimamia wafanyakazi kwa kadi katika idara hiyo.
Hii itakuwa kwa njia itapunguza matumizi mabaya ya kadi kwa sehemu ya wafanyakazi. Wakati mfanyakazi anajua kuwa kuna mtu wa kadi ya ufuatiliaji wa kadi, watakuwa na hofu ya kushiriki katika ununuzi wowote ambao haukubaliwa katika sera.
Kuwa na Hatua za Kinga Katika Mahali
Fedha ni rasilimali ya kiuchumi, na hivyo ni vigumu sana. Hii inamaanisha kwamba wakati mfanyakazi atumia haki za matumizi ya kadi, mzigo huo huhamishwa kutoka kwao hadi kampuni. Kwa hili katika akili, ni sawa kwa wewe kuweka mipaka ya matumizi kwenye kila kadi.
Wale walio katika nafasi za usimamizi wanaweza kupewa mipaka ya juu ikilinganishwa na wale walio chini. Kipimo hiki ni maana ya kupunguza hatari ya kufanya shughuli zisizoidhinishwa. Kupunguza kikomo cha matumizi haipaswi kamwe kupitishwa na lazima ielezwe katika sera. Ikiwa wafanyakazi wowote hupungua kikomo, kiasi cha ziada kinachopaswa kupunguzwa kutoka kwa malipo yao pamoja na adhabu.
Daima Kufanya Mapitio ya Mwaka
Programu ya kadi ya kredit ya kampuni inapaswa kupitiwa mwaka baada ya mwaka. Hii ni kwa sababu wafanyakazi fulani wanaweza kuwa wamehamia kutoka idara moja hadi nyingine na kwa kuwa kila idara ina kikomo cha matumizi maalum, kuna haja ya kufanya ukaguzi wa kila mwaka wa programu.
Kufanya hivyo pia inaruhusu wakuu wa idara kutoa vikwazo vya matumizi mapya kwa mujibu wa majukumu ya kila mfanyakazi. Ikiwa mfanyakazi anafanya kazi katika idara ambayo haitaji tena kadi ya mikopo ya kampuni, basi anaweza kuondolewa kwenye programu.
Kuongeza Ufanisi kwa Kufanya Ups Ups
Ni vyema kwako kuwa na mtu ambaye si sehemu ya kampuni yako au wala mwenye kadiri kufanya muhtasari wa shughuli kwa niaba ya kampuni na kukupeleka mwishoni mwa mwezi. Kusudi kuu la mtu huyu aliyechaguliwa kuwa orodha ya majina ya wafanyakazi ambao hawakupa ufafanuzi na taarifa juu wakati wa matumizi yao ya kadi.
Hii ni njia rahisi kwa wewe kufuatilia ambayo wafanyakazi wanajiunga na sera za kadi na ambayo sio. Baada ya muda fulani, unaweza kuchagua kupiga mjeledi juu ya wamiliki wa kadi ya milele ambao daima hupinga sera au kwa kuchukua kadi mbali nao kwa muda au hata kwa kudumu.
Tathmini Wafanyakazi
Kumbuka, mfanyakazi aliyetoa kadi ya ushirika lazima tu kutumika kwenye vitu vingine ambavyo vina manufaa kwa kampuni na haipaswi kutumiwa wakati wa kununua vitu binafsi isipokuwa katika dharura. Hivyo, kuna haja ya kufuatilia gharama zote ambazo mfanyakazi hutumia kwenye kadi wakati wa mwisho wa kila mwezi.
Ikiwa wafanyakazi mmoja au zaidi wanatumia kadi kwenye vitu vya kibinafsi, tathmini kamili inapaswa kufanyika ili kuamua ikiwa ni kwa sababu ya dharura au la. Ikiwa haikuwa kesi ya dharura, basi hatua za nidhamu zinapaswa kuchukuliwa dhidi ya mmiliki wa kadi. Kinyume chake, ikiwa ni kwa sababu ya dharura, gharama zilizopatikana zitahitajika kufutwa kutoka mshahara wa mmiliki wa kadi bila hatua yoyote ya tahadhari iliyofanyika dhidi yao.
Gawanya Hatari
Sera yako ya kadi ya ushirika inapaswa kuhakikisha kwamba mtumishi wa mtumishi anajibika binafsi kwa mizani yote ya kadi ya mkopo kwa hatari yao wenyewe. Kwa sera hiyo iliyopo, kampuni itahitaji tu kulipa fedha kwa watu binafsi kadiri kulingana na kiasi cha gharama zilizoidhinishwa.
Hili ndilo tunalosema kuwa ni kushirikiana hatari kati ya kampuni na wafanyakazi. Hii ni njia nzuri ya kushughulika na wafanyakazi ambao huwa na kununua vitu vyao vya kibinafsi kwa kutumia kadi tangu watapewa tu kiasi ambacho kinalingana na gharama zilizoidhinishwa tu.