Kuandika Barua za Mwaliko wa Mwaliko wa Mkutano

Tukio na wapangaji wa mkutano wanatarajiwa kuchangia au kuandika barua za mwaliko na vifaa kwa ajili ya mikutano, safari za motisha na programu nyingine ambazo zinaandaa. Haihitaji kuonekana kama kazi kubwa sana, lakini ni muhimu kufuata hatua fulani za kufuata mwitikio sahihi wa mwaliko na kuepuka maelezo yasiyo muhimu ya wageni wako.

Hapa ni jinsi gani:

1. Unda mandhari ya tukio. Kabla ya kuandika barua za mwaliko na vifaa, wapangaji wanapaswa kuhakikisha kuwa wana kichwa cha kuvutia cha programu. Maswali yafuatayo yatasaidia kuanza mchakato wa kutafakari: Je, ni mkutano wa elimu, semina au safari ya motisha? Ambapo unafanyika wapi? Je, ni ya kipekee kuhusu mahali au mahali? Nini ratiba mbaya ya tukio hilo? Ni malengo gani ya nyuma ya programu? Kwa nini mtu aliyehudhuria anataka kuhudhuria? Maswali haya itasaidia kuanzisha mandhari kubwa ya tukio.

1. Unda mwaliko wa umeme. Barua nyingi za mwaliko rasmi na vifaa vya matukio makubwa sasa zimehamishwa kwenye mifumo ya usajili mtandaoni kwa kiasi cha vifaa muhimu vya tukio ambavyo lazima zifanywe wakati wa mchakato wa RSVP: spelling of names, habari ya mawasiliano, mahitaji ya chakula, upatikanaji wa ulemavu, mahitaji ya usafiri, maelezo ya programu, shughuli za habari na zaidi. Kumbuka: Chini ya matukio ngumu yanaweza kutumia ukurasa mmoja wa wavuti au picha ya picha ya picha iliyopelekwa kwa barua pepe ili kufungua maelezo ya tukio na mawasiliano ya RSVP.

2. Unda mwaliko uliochapishwa. Kulingana na hali ya programu yako au tukio, etiquette ya mwaliko inaweza kupendekeza kuwa unapaswa kuandika barua za mwaliko wa barua na maelezo ili wajulishe wageni wako kwamba unathamini uwepo wao. Hii ni tofauti na vifaa vya tukio; badala yake, fikiria kadi ya mwaliko rahisi ambayo hutoa taarifa muhimu kwa mgeni wako, ikiwa ni pamoja na mwenyeji na kichwa chake, mandhari ya tukio, tarehe (s) na / au wakati, na mawasiliano ya RSVP.

1. Kuandika mialiko rasmi ya tukio. Kama sehemu ya mwaliko wa umeme, unapaswa kuweka maelezo juu ya ngazi kuhusu programu na tukio. Kwa mfano, kama hii ni safari ya motisha au mkutano wa siku nyingi, utahitaji kuingiza zifuatazo: marudio, hoteli kuu / hoteli kuu, mada kuu, wasemaji (ikiwa ni pamoja na bios), ratiba, shughuli, vifaa, na maelezo kuhusu usajili. Barua za kualika na vifaa vinapaswa kuwapa wageni sababu ya kuhudhuria, na daima ni pamoja na wito kwa hatua.

1. Etiquette ya mwaliko huanza na maelezo ya upeo / eneo. Wakati wa kuandika barua za mwaliko na vifaa, daima ni salama sana kudhani kwamba hakuna mtu aliyekuwa mahali ambapo unashiriki programu. Hiyo ina maana unapaswa kuandika maelezo mafupi ya marudio na / au hoteli / kituo / mahali ambapo programu inafanyika. Ikiwa unapanga tukio la siku nyingi, endelea habari hii kama kiwango cha juu iwezekanavyo, lakini hakikisha kuna habari za kutosha ili kumpa mgeni ufahamu wa kipekee juu ya mahali, na kwa nini wanapaswa kuwekeza muda wao huko na wewe.

2. Etiquette ya mwaliko inahitaji ratiba ya tukio. Ikiwa unapanga tukio la siku nyingi kama mpango wa motisha, vifaa vya mwaliko lazima iwe na maelezo mengi iwezekanavyo ili wageni waweze kupanga muda wao na wewe. Ina maana kwamba mwaliko wako unapaswa kubainisha mbinu za kuwasili na nyakati ambapo watatarajiwa kushiriki, nyakati za mikutano ya biashara na shughuli (na uchaguzi wa shughuli), habari juu ya chakula na habari za kuondoka.

3. Etiquette ya mwaliko inahitaji maelezo ya shughuli. Wakati wa kuandika barua za mwaliko na vifaa, kutoa maelezo ya jumla ya shughuli mbalimbali ili kuwasaidia wageni kuamua kuwa ni sawa na maslahi yao. Je, mpango wako wa golf ni siku ya 1/2 au tukio la siku kamili? Je! "Darasa" la rapids ya mto hilo linaelea nini? Upeo ni wapi ambapo unashiriki tukio hilo, na jinsi mpango wa baiskeli ya mlima utawapeleka wapi? Urefu wa muda kwa darasa la uchoraji na watajifunza nini?

1. Etiquette ya mwaliko inahitaji habari kuhusu vifaa vya mkutano. Tena, akifikiri wewe ni mwenyeji wa programu ya siku nyingi, wageni wanapaswa kutolewa kwa maelezo kuhusu kila moja ya vitu zifuatazo:

   • Uhifadhi wa ndege
   • Usajili wa tukio
   • Chumba kutoridhishwa
   • Uhamisho wa Uwanja wa Ndege
   • Kanuni ya mavazi
   • Hali ya hewa
   • Angalia taratibu
   • Vipengee visivyoweza kulipwa
   • Wasiliana na wafanyakazi wa jeshi

2. Kuendeleza ajenda ya tukio la mwisho. Hii itaonekana tofauti na vifaa vya mwaliko wa awali lakini inapaswa kutolewa kwa wageni walioalikwa wakati wa kuwasili au tu kabla ya kuhudhuria tukio. Inapaswa kuhusisha saa na saa (ni vizuri kuchanganya masaa) maelezo ya jumla ya yaliyopangwa wakati na wapi. Ikiwa una tracks nyingi za elimu zilizopangwa wakati huo huo, ni muhimu kuelezea nyimbo hizo kwa makundi ili wahudhurie wajue ni mada gani yaliyopangwa wakati na wapi.

1. Unda barua ya kuwakaribisha tukio. Wapangaji wengi wanapambana na habari gani wanapaswa kuwa au haipaswi kuingizwa katika barua za kuwakaribisha. Ushauri bora ni kuweka ujumbe wa kuwakaribisha rahisi na waache wageni kujua kwamba wanakaribishwa na wanakubaliwa. Etiquette ya Mwaliko inaonyesha kwamba barua hiyo inapaswa kusainiwa na jeshi rasmi la tukio hilo.

   Moja ya vitu vya mwaliko wa tukio la kukataliwa ni taarifa ya kuondoka. Kama sehemu ya barua ya kuwakaribisha na zawadi za kuwasili, ni muhimu kuunganisha maelezo kuhusu jinsi wageni wataondoka.

2. Unda kadi za menyu. Ikiwa unapanga kinywa cha kifungua kinywa, chakula cha mchana au chakula cha jioni, wageni daima wanafurahi kuona kadi za menyu ambazo zinaonyesha vitu vya orodha kwa kila kozi ya chakula. Inawapa kitu cha kuzungumza kuhusu wakati wa kukusanya na wengine kwenye meza yao na inaruhusu wafanyakazi wa kusubiri kupata haraka uchaguzi wa menyu kutoka kwa wageni, na kusaidia kuweka ratiba ya kufuatilia. Kumbuka: Ikiwa unapanga mshangao maalum wakati wa chakula, kama vile dessert yenye mandhari kwenye burudani fulani ya kipekee, ni muhimu kuweka vitu hivi kwenye kadi ya menyu ili kuongeza athari maalum.

3. Unda kadi za kumbuka zawadi za shukrani. Ikiwa ni zawadi ya kuwasili au zawadi ya mto, kila zawadi ya shukrani inapaswa kuwa na kadi ya kumbuka zawadi. Ni fursa ya kuimarisha ujumbe "asante" na kuwafanya wageni wako kujisikie maalum zaidi. Inasaidia kuingiza maneno na ujumbe unaoonyesha mandhari ya tukio hilo.

4. Unda matangazo ya kuondoka kwa mtu binafsi.

   Siku ya kabla ya kuondoka, kutoa matangazo kwa vyumba vya wageni vinavyowakumbusha wakati watatoka, ikiwa ni pamoja namba ya kukimbia na wakati wa kuondoka. Inatoa fursa ya kurekebisha makosa yoyote ya dakika ya mwisho ambayo inaweza kupuuzwa wakati wa ratiba ya vifaa.

Vidokezo:

1. Hakikisha una muumbaji mzuri wa graphic na mchakato wa usajili mtandaoni. Changamoto bado leo ni kwamba mifumo mingi ya usajili wa matukio ya mtandaoni iko, lakini yanahitaji usanifu mwingi au matumizi ya mifumo ya watu wa tatu bado inachukuliwa kuwa ya bei kubwa kwa msingi wa kila msimu. Ndiyo maana wapangaji wengi wanategemea zana na vifaa vyao vya nyumbani.
2. Jipe mwenyewe duka kubwa la vituo. Ingawa mashirika yanayohamia zaidi na zaidi kwa matumizi ya aina za mawasiliano ya elektroniki, bado haina nafasi ya athari zilizochapishwa na vifaa vya tukio hutolewa. Tazama vituo vya kupakia ambavyo vinastahili mandhari yako ya tukio, na kutofautiana mitindo ya karatasi na ukubwa ili kuvutia zaidi na mchezo. Wageni wako wataona juhudi.
3. Unda template na uigeze kutoka hapo. Washauri wanapaswa kuunda barua za mwaliko na nyaraka, na tu kuboresha matukio mapya kutoka kwenye templates ya programu na matukio ya awali. Bila shaka, vifaa vya mpya, graphics, maandishi, nk, vinapaswa kuchaguliwa na kutumiwa, kwa hiyo kuna kiasi fulani cha ufanisi unahitajika kila wakati.