Shirika ni muhimu kwa Mkutano wa Mafanikio
Mipango ya mkutano ni tofauti na aina nyingine za mipango ya tukio na inajumuisha hatua za ziada.
Makumbusho huwa ni matukio makubwa ambayo kawaida huchukua mwaka au zaidi kupanga. Orodha yako ya kufanya inaweza kujumuisha kuchagua mahali, vyumba vyumba vya hoteli, kuanzisha usajili wa mtandaoni, kupokea wasemaji, kupanga vituo vya ukaribishaji, kuhudhuria ukumbi wa maonyesho, kupanga ratiba, kushughulikia chakula na vinywaji na zaidi. Kuandaa mwongozo wa mipangilio mzuri ya mkutano ambao ramani ya hatua ni lazima iwe nayo kwa mpangaji yeyote mwenye mafanikio.
Hatua zifuatazo zitakusaidia kuandaa mwongozo wa mipango ya mkutano ambayo itatumika kama mpango wa kupanga mkutano wowote. Customize na kurekebisha mwongozo kulingana na tukio unayopanga na kuiweka karibu. Ukiwa umeandaliwa na utumiwa vizuri, hivi karibuni utakuwa chombo chako cha kupanga mkutano wa thamani sana.
Anza na Msingi
Sehemu ya kwanza ya mwongozo wa mipango yako ya mkutano lazima iwe na misingi ya mkutano:
- Tarehe na wakati wa tukio
- Eneo la Tukio (ikiwa linajulikana)
- Kusudi la tukio
Jumuisha mambo mengine yanayojulikana, kama vile tarehe mbadala au idadi ya waliohudhuria.
Mpango ni nini?
Kabla ya kuanza kupanga mipango mbalimbali ya mkutano, unapaswa kujua nini mambo hayo tofauti na wapi yanafaa katika mpango wa jumla wa tukio lako.
Kwa hiyo, chukua kalamu na pedi au ukae chini mbele ya kompyuta na uanze kuandika kila kitu kinachokuja akilini. Usijali kuhusu orodha ya vitu kwa umuhimu au katika aina yoyote ya mlolongo wa mfululizo. Hiyo itakuja baadaye. Hivi sasa, utakuwa ukifanya kazi ya muda mrefu sana lakini rahisi ya orodha yako ya kufanya, ambayo itavunjwa katika vipengele tofauti vya kusimama pekee ambazo zitashughulikiwa binafsi wakati wa mchakato wa kupanga.
Sehemu hii inaweza orodha yoyote ya yafuatayo:
- Uchaguzi wa eneo
- Uchaguzi wa Hoteli
- Mkutano wa nafasi
- Makumbusho ya ukaribishaji
- Jumba la maonyesho ya mkutano na vibanda
- Sherehe za ufunguzi
- Spika / usajili wa maonyesho
- Usajili wa kuhudhuria
- Mpango wa kusafiri
- Vijiji vilivyohudhuria
- Programu ya matukio
- Vyakula na vinywaji
- Audio-Visual
- Utumishi wa tovuti
Chukua muda mwingi katika kuandaa orodha hii ili usipoteze kitu chochote na uendelee na uongeze kitu chochote kinachoja baadaye. Usifadhaike na maeneo mengi ya wajibu yaliyoorodheshwa; kusudi hapa ni kufikiria kila kitu sasa ili uweze kupanga na kusimamia kila kitu kwa ufanisi.
Chagua Mahali
Mara baada ya kuamua wakati mkutano utafanyika na kuwa na ufahamu wa wigo wa jumla wa tukio hilo, hatua inayofuata ni kuchagua mahali.
Kulingana na ukubwa wa mkutano huo, unaweza kuchagua nafasi moja kwa mahitaji yako yote ya mkutano, kutoka kwenye ukumbi wa maonyesho hadi vyumba vya kukutana, ukumbi wa karamu, na vyumba vya hoteli. Ikiwa mkutano huo ni kubwa mno kutumiwa katika eneo moja, kutafuta eneo lililo karibu na hoteli za nje au maeneo ya upishi ili washiriki wa mkutano hawapaswi kusafiri mbali sana ili kuhamisha kutoka kwenye tukio moja la mkutano hadi nyingine.
Fikiria Kuhusu Usajili wa Kuhudhuria
Wahudumu watajiandikishaje kwa mkutano huu? Je, watapata uthibitisho wa usajili? Je, tags za jina zitazalishwa na kusambazwa kwenye mkutano huo? Mwongozo wako wa mipangilio ya mkutano utajumuisha majibu kwa maswali haya yote na inapaswa kusasishwa mara moja usajili wa mkutano unaendelea.
Ikiwa tukio linatarajia kuteka umati mkubwa, basi mfumo wa usajili wa mkutano wa mtandaoni ni njia ya kwenda.
Mfumo unaweza kusindika malipo , kufuatilia usajili na kuandaa habari zingine zinazofaa na kusaidia kuzalisha ripoti.
Wafanyakazi na Maonyesho ya Mkutano wa Mkutano
Maeneo ya maonyesho ni kipengele cha kawaida kwenye mikutano, na kutoa fursa kwa wadhamini na wauzaji kutoa kodi ya nafasi ili kukuza bidhaa na huduma zao. Hii pia ni fursa kwa mkutano wa mkutano wa kuleta mapato ikiwa kipengele cha maonyesho kinaendelezwa na kupokea vizuri. Kulingana na ukubwa wa mkutano wako, kusimamia maonyesho na ukumbi wa maonyesho itahitaji wakati na rasilimali za ziada ili kupanga ipasavyo.
Kama ilivyoelezwa hapo juu, mifumo ya usajili wa mkutano wa mtandao ni njia bora ya kufuatilia usajili hivyo kama unatarajia idadi kubwa ya washiriki, kisha fikiria kuingiza usajili wa maonyesho katika mfumo wako wa usajili wa waliohudhuria. Waonyesho watahitaji pia yafuatayo:
- Vijiko vya maonyesho
- Ramani ya ukumbi wa maonyesho ya mkutano na idadi ya kibanda iliyoorodheshwa
- Maandishi kwa kibanda cha maonyesho yanaanzisha na kupungua
- Onyesha mikataba ya vibanda
- Orodha ya wauzaji wa tovuti inapatikana ili kusaidia na kukodisha maonyesho na huduma
Kama mpangaji wa mkutano , utakuwa na jukumu la kukodisha usalama ili kuhakikisha usalama wa vifaa vilivyo kwenye ukumbi wa maonyesho.
Panga Maelezo ya Mkutano
Kwa baadhi ya majukumu makubwa yanayohusika, kama uteuzi wa ukumbi wa mkutano na usajili wa waliohudhuria, unaweza kubadilisha lengo lako kupanga mipangilio ya mkutano huo. Kama ilivyo kwa kupanga mipango ya hali yoyote, shirika ni muhimu kama inalenga kwa undani.
Sasa ni wakati wa kufuta orodha hiyo ya muda mrefu ya kufulia ambayo unayoweka pamoja mwanzoni mwa mchakato wa mipango ya mkutano. Angalia orodha hii na ufanye mabadiliko au nyongeza kama inahitajika kutafakari majukumu na majukumu ya hivi karibuni. Kisha kuweka vitu hivi kwa utaratibu wa kihistoria, kuanzia na vitu vinavyoweza au lazima zikamaliwe mapema. Kwa mfano:
- Kitabu cha vyumba vya hoteli
- Eneo la maonyesho la ukumbi
- Utafiti wa mifumo ya usajili wa mkutano mtandaoni
- Panga mpango wa masoko ya mkutano
Anza mwanzoni na uende huko. Kwa kila undani ambayo inapaswa kuzingatiwa, ni pamoja na kufuatilia ili uhakikishe kuwa mikataba imesainiwa na kupokea. Wakati tarehe ya mkutano inakaribia, vitu vyenu vya vitendo vitajumuisha kazi za muda mfupi kama vile:
- Chagua mpango wa rangi na mapambo
- Fanya mipango ya maua
- Chagua menyu
- Panga kwa usafiri wa uwanja wa ndege kwa wasemaji au VIP
Fikiria mwongozo wako wa mipango ya mkutano kama mwongozo wako wa kila kitu unaojumuishwa katika kupanga mkutano, bila kujali ni ndogo. Mwongozo huu utawa haraka kuwa chombo cha thamani ambacho hakitakuwezesha tu kupangwa na ratiba lakini itasisitiza mishipa kama tarehe kubwa inakaribia na unajiuliza ikiwa umesahau jambo fulani.