Iliyotumwa Kutoka kwenye Desk ya (Kuingiza Jina)
Mara kwa mara nitapata barua pepe kutoka kwa mwanasheria ambaye anatuma barua pepe kwa jina la dawati lake. Hapa kuna matatizo kadhaa na njia hiyo ya barua pepe.
Kwanza, ishara ya kuonyesha kikasha ya mifumo ya barua pepe haitaonyesha jina la muda mrefu. Watu wengi wataona tu sehemu fulani "kutoka dawati la," na labda barua chache za jina la mtu. Muhimu zaidi, inaonekana kuwa ya kimya na yenye kujishughulisha. Dawati haitumii barua pepe. Ikiwa mwanasheria atatuma barua pepe, lazima iwe kwa jina lake.
Athari za Fancy
Wanasheria wengine wanapenda kupata ubunifu na kuonekana kwa barua pepe zao. Siku nyingine niliona kizuizi cha saini ya mwanasheria na kwa muda kidogo nilidhani nilikuwa na matatizo ya maono. Inabadilika kuwa barua za upepo zilikuwa za uamuzi. Madhara maalum inaweza kuangalia burudani, lakini chochote kinachofanya maneno ngumu kusoma ni wazo mbaya. Hasa ikiwa ni vigumu kusoma ni jina la mwanasheria na anwani ya barua pepe.
Hata mbaya zaidi kuliko madhara maalum juu ya barua ni wakati wanasheria wanajumuisha barua pepe zao kwa michoro au picha za dhana. Hii inafanya ujumbe kuwa polepole kupakua, polepole kufungua, na zaidi ya shida ya kusoma.
Lengo la barua pepe ni kuwasiliana na habari, si ujuzi wa kisanii. Weka rahisi.
Hakuna Kitambulisho cha Blogu
Sio vigumu kuanzisha kizuizi cha saini moja kwa moja katika mifumo mingi ya barua pepe. Haina budi kuwa ngumu, na maoni hutofautiana kulingana na taarifa ngapi zinazojumuisha katika saini ya saini. Wanasheria wengine hugeuka vidokezo vyao vya barua pepe katika matangazo ya mini ambayo hutoka kila barua pepe, wakati wengine huchukua njia ndogo sana na jina lao na anwani ya barua pepe au nambari ya simu.
Wengi kuweka aina fulani ya taarifa ya faragha au kukataa kisheria chini ya footer. Yote haya ni matumizi ya kukubalika ya kuzuia saini ya barua pepe. Haikubaliki ni kupeleka barua pepe ambazo hazitambui mtumaji. Mpokeaji wa barua pepe haipaswi kuwa na nadhani ambaye ametuma barua pepe. Wanasheria wanapaswa kujitambulisha wenyewe katika kila mawasiliano wanayotuma, na ikiwa mwanasheria ni smart barua pepe itajumuisha taarifa za faragha pia.
Kuandika barua pepe Wakati hasira
Moja ya faida za mfumo wa zamani wa kupeleka barua kwa watu ilikuwa kwamba kulikuwa na kipindi cha "baridi" kilichojengwa wakati wa barua itakaandikwa na wakati ingeenda kweli kwa mpokeaji. Ikiwa mwanasheria aliandika barua hiyo mwenyewe, bado ingekuwa uwezekano wa kukaa karibu na meza kwa masaa kadhaa kabla ya kwenda ofisi ya posta. Ikiwa ilikuwa imechukuliwa, wakati wa katibu alipomaliza kuandika uchapishaji huyo anaweza kuwa amepata juu ya kile kilichomfanya hasira sana mahali pa kwanza.
Kinga hiyo haipo katika barua pepe. Kwa barua pepe, mwanasheria anaweza moto mbali na hasira kali ndani ya sekunde za kile kilichochochea hasira. 99.99% ya wakati huu itakuwa wazo mbaya. Hakuna mtu anayefikiria wazi wakati anapohamishwa na hasira. Kwenda kufanya kitu kingine, na uje tena kwenye suala linalokosesha baadaye wakati baadhi ya hasira imetoweka.
Inaweza kufanya tofauti kati ya kutunza au kupoteza wateja, marafiki, na fedha.
Si Kufanya majibu ya wakati
Wanasheria wengine wanahisi kwamba "utawala wa siku 5" wa zamani wa kukabiliana na mawasiliano ya biashara pia inatumika kwa barua pepe. Haifai. Haijalishi jinsi inaweza kuwa mbaya, ukweli ni kwamba watu wanatarajia majibu ya haraka kwa barua pepe kuliko wanavyofanya barua iliyotumwa kupitia barua. Ikiwa mteja au wakili mwingine anatuma barua pepe, jaribu kujibu ndani ya masaa 24 ikiwa iwezekanavyo. Ikiwa ni ngumu jambo ambalo haliwezi kuzingatiwa kwa sasa, angalau kutuma kukubali na kumruhusu mtu kujua wakati wa kutarajia jibu. Wengi wateja watafurahia ujumbe wa kirafiki ambao unasema barua pepe ilipokelewa na itajibu kwa siku za usoni. Katika uso wa kimya, mteja anaachwa kutafakari kama mwanasheria anayepata barua pepe, ikiwa jibu liko njiani, au ikiwa wasiwasi wa mteja hupuuzwa tu.
Mpokeaji mbaya katika uwanja
Moja ya mambo makuu kuhusu kazi ya kukamilisha auto kwenye mifumo ya barua pepe ni kwamba inaruhusu wanasheria kupata anwani za barua pepe za wateja wao au wenzao haraka zaidi. Moja ya hatari za kazi ya kukamilisha auto ni kwamba mwanasheria ambaye si mwangalifu anaweza kutuma barua pepe kwa mtu asiyefaa. Katika matukio mengine, hii inaweza kuwa zaidi ya aibu madogo, lakini katika baadhi ya matukio, inaweza kuwa kiasi cha ujinga wa kitaaluma. Usikose barua pepe ya siri ya mteja kwa hasira ya kupinga au hata kwa mteja mwingine.
Kutumia chaguo "Jibu Vote".
Kushindwa kwa shauri hukutumia barua pepe kwa pendekezo au kuahidi msimamo wake juu ya suala hilo. Unawasilisha barua pepe kwa wakili wengine katika kampuni yako inayohusika na kesi ya kujadili. Hivi karibuni kifungo "jibu" kinatumiwa kikamilifu, na hakuna mtu anayeona kwamba shauri linalopinga linapatikana kunakiliwa kwenye mjadala wa ndani kwenye kampuni yako. Inatokea. Ikiwa unataka kupeleka barua pepe kwa ajili ya majadiliano, futa maelezo ya mtumaji kabla ya kuipeleka. Na, wakati wowote ukitumia jibu la Wote Jibu, angalia kila anwani ya barua pepe katika orodha ya mpokeaji kabla ya kupiga kutuma.
8. mistari ya somo la sloppy. Kumbuka kwamba chochote kilichopelekwa kwa mwanasheria mwingine katika barua pepe inaweza kupelekwa kwa mtu mwingine yeyote. Fikiria mara mbili kabla ya kutumia mistari ya somo kama vile "mteja wangu wa idiotic" au "amri ya hakimu wa kijinga." Mtu kamwe hajui ambapo nakala ya barua pepe hiyo inaweza kutua. Pia, usiondoe mistari ya kichwa tupu, kwa kuwa hiyo inaweza kusababisha mwanasheria mwingine kutambua kuna barua pepe kuhusu kesi yako. Mtaada rahisi wa "kesi ya Parkerson" au "Smith iliyopendekezwa makubaliano" au jina lolote linalofaa kwa maudhui ya barua pepe hufanya kazi bora zaidi.
Na wakati "mteja wa idiotic" inaweza kuwa maelezo sahihi zaidi ya yaliyomo ya barua pepe, ni chaguo maskini kwa mstari.
9. Tazama sauti yako - wala usisome mtu mwingine. Wakati watu wanapozungumana kwa uso kwa uso, cues za uso na tani za sauti zinafanya wazi nia ya mtu iwe wazi. Kwa wito wa simu, sauti ya mtu huwa tayari kutosha kumwambia wakati mtu anayepiga kelele, kupiga kelele, au mbaya. Lakini kwa barua pepe, ni vigumu sana kufuta kabisa nia ya mtu. Urafiki wa aina nyingi umeharibiwa na mtu mmoja asiyejisikia nia ya mtu mwingine katika taarifa kwenye barua pepe. Na kwa wanasheria hivyo walitaka kulalamika tayari, ni rahisi kwa wakili kuwa haraka kudhani kwamba mtu mwingine ni kuwa chuki au wasiwasi.
Kama ilivyojadiliwa chini ya "kuandika barua pepe wakati hasira," pata dakika chache ili uzima kabla ya kupeleka jibu kwa barua pepe ya jerk.
Baada ya saa kupita, unaweza kutambua kwamba wewe kabisa kupoteza ni mahali pa kwanza. Usiwe na jibu la nywele-husababisha maneno yaliyofanywa kwa barua pepe, wala usiondoe majibu mpaka ufikirie kama inawezekana mtumaji alikuwa na nia tofauti kuliko ilivyoonekana awali. Ikiwa inaonekana kuwa taarifa inaweza kusoma kwa njia zaidi ya moja, na mojawapo ya njia hizo ni yasiyo ya kukera, jaribu kumpa mtumaji faida ya shaka kabla ya kukata kichwa chake na barua pepe yenye mauti.
Je, kuna makosa mengine ya barua pepe ya kisheria ambayo yanapaswa kuwa orodha ya Juu 10? Tuambie kuhusu hilo kwenye Forum.