Nini ikiwa unajiona kuwa umeandaliwa super na tayari unatumia orodha wakati ukipanga tukio, lakini umekutana na hali ambapo umegundua (kuchelewa sana) kwamba umeshindwa kupata maelezo ya muhimu. Unakwenda wapi?
Tukio lolote linahitaji orodha ya kupanga tukio iliyoandaliwa na tukio fulani katika akili na kulengwa na maelezo ya tukio la mtu binafsi. Hivyo kila orodha ya orodha ya tukio ni tofauti. Hata hivyo, kuna vitu tano ambavyo unapaswa kuwa na orodha yako ya kupanga tukio, bila kujali kama unapanga chama cha siku cha kuzaliwa au kazi kubwa ya ushirika.
Mikataba ya Tukio la Ishara
Hii inaweza kuonekana wazi, lakini hakikisha unasaini - na upokea nakala iliyosainiwa kwa kurudi - mikataba yote unayohitaji kwa tukio lako. Hii inajumuisha mikataba ya tukio na mteja, mahali, wachuuzi, hoteli, burudani, nk. Kushikilia mkono kwa nguvu ni njia nzuri ya kufanya biashara lakini sio njia ya kupata kukodisha kwa wauzaji wowote na sio njia ya kufanya kazi kwa mteja .
Pata kila kitu kwa kuandika na usitumie kazi yoyote au kutumia dime wakati wa kupanga tukio lako mpaka kila makaratasi yamefungwa na kufungwa. Ikiwa wewe ni mpangaji wa tukio ambaye anahitaji mkataba wa tukio kwa huduma zako za tukio, bofya hapa.
Thibitisha Tarehe na Tukio la Tukio
Wewe ni magoti ndani ya hatua za kupanga kwa ajili ya tukio hili.
Je, mtu yeyote anawezaje kupata tarehe sahihi? Wafanyabiashara mara nyingi wana biashara nyingine inayoingia. Wateja wanaweza kukubaliana na tarehe na wakati wa tukio hilo na basi kusahau tu kukujulishe mabadiliko katika mipango. Kabla ya kuanza kupanga tukio lako, angalia mara mbili tarehe na kuanza na kumaliza muda na uandike kwa maandishi hivyo kila mtu ana kwenye ukurasa ule ule.
Pata Msaada wa ziada
Usifanye thamani ya kuwa na msaada wa ziada siku ya tukio lako. Kuna daima kitu ambacho kinahitaji kutetea na mipangilio ya tukio tayari tayari hufanya shughuli nyingi kutekeleza tukio hilo ili kuzingatia masuala yanayotokea. Kuajiri msaada wa ziada ni hatua muhimu ambayo hupuuzwa mara nyingi mpaka labda ni kuchelewa sana kuajiri wafanyakazi wa tukio bora kwa kazi iliyopo. Usiweke kwa upungufu unapokuja kukodisha wafanyakazi wa tukio. Weka kipengee hiki kwenye orodha ya tukio lako na uhifadhi watumishi walio na mafunzo bora na uzoefu unaohitaji unaofaa bajeti yako ya tukio.
Fanya Utembezi wa Site-Kupitia
Hakuna kulinganisha na kuzingatia jambo fulani katika akili yako kabisa kama inakabiliwa na mkono wa kwanza. Kufanya-kutembea kwa njia ya tovuti ya tukio na mteja wako na wauzaji ni hatua muhimu katika mchakato wa mipango ya tukio.
Inatoa fursa ya kuinua maswali, wasiwasi wa anwani, na kuja makubaliano juu ya kuweka upya chumba, mapambo, uwekaji wa usajili, na mtiririko wa jumla wa tukio hilo. Mara nyingi, hata tunapofikiri tunazungumzia wazi, maono yetu ya kitu ni tofauti kabisa na kile ambacho mtu mwingine anajishughulisha kulingana na maelezo yetu. Tumia-kutembea kwa nafasi ya kimwili wakati wa hatua za kupanga hivyo hakuna mshangao siku ya tukio.
Weka Vikumbusho Kufuatilia
Katika ulimwengu bora, kumwambia mtu mara moja itakuwa ya kutosha kuhakikisha kazi inafanywa. Kwa bahati mbaya, ulimwengu halisi wa kazi haufanyi kazi kwa njia hiyo au angalau si biashara ya mipango ya tukio. Kwa maelezo mengi ya kusimamia na wachezaji wengi wanaohusika katika hatua mbalimbali za tukio hilo, ni rahisi kwa kitu kupotea.
Kwa hiyo, unapoendeleza orodha yako ya kupanga tukio ili uendelee kupanga na ratiba, ni pamoja na kukumbusha kwa baadhi ya kufuatilia. Kwa mfano, ikiwa umesema na mpangaji kuhusu mawazo ya menyu, jumuisha kipengee kwenye orodha yako ya kupanga tukio ambalo linasoma, "Fuatilia na mhusikaji kwenye orodha iliyopendekezwa" na "Ratiba ya kulawa na mhusika." Katika mipangilio ya matukio, hakuna kitu kama kuthibitisha kitu mara nyingi sana.