Wafanyabiashara wa Mipango ya Chama Kila Programu ya Tukio Ifahamu

by Rob Hard

Mpangilio bora wa tukio hukaa sasa na maeneo ya matukio yanayopendekezwa katika eneo lao kutoka hoteli kwenda kwenye vituo vya migahawa hadi migahawa . Jambo muhimu zaidi, wao huanzisha uhusiano mzuri, hata wa kirafiki wa kazi na usimamizi wa uuzaji na upishi katika maeneo hayo yote kama wote watasaidia kufanya au kuvunja tukio. Mahusiano hayo yatakuwa na thamani kwa ajili ya matukio ya baadaye na kwa matumaini tutafanya kazi yako ya kutoa tukio bora zaidi.

Katika mstari huo huo, kila mpangilio wa tukio (ikiwa huru au aliyeajiriwa kama mpangaji wa mkutano katika shirika) anapaswa kuwa na mtandao wa biashara binafsi wa wauzaji wa tukio na wauzaji ambao wanaweza kuajiriwa kwa matukio mbalimbali.

Sio tu kwamba mtandao utapunguza wakati uliojitolea kutafuta wale makandarasi, lakini mpangaji wa tukio atakuwa amejifunza jinsi ya kufanya kazi na makampuni hayo na watu binafsi kupata huduma bora kwa mteja wao. Mwishoni, mitandao ni muhimu sana katika mikutano na sekta ya matukio.

Linapokuja suala la kuruhusu, mtandao wako (au ukosefu wake) unaweza kumaanisha tofauti kati ya kutua kazi na kuiangalia kwenye ushindani. Hapa ni wachuuzi wa huduma za tukio, wasambazaji, na makandarasi kila mpangaji wa tukio lazima awe na mtandao wao.

01 - Kampuni ya Usimamizi wa Ufikiaji (DMC)

Kampuni ya usimamizi wa marudio (DMC) inaweza kuonekana juu ya uso ili kuwa mpinzani kwa mpangaji wa tukio la ndani, kutokana na lengo lake la kudumisha uhusiano na maeneo yote ya ndani na huduma za ukarimu, lakini kwa kweli, wanaweza kuwa washirika bora kwa wapangaji wa tukio.

Wakati wa kupanga matukio nje ya mji au nje ya eneo lako la ustadi, DMC nzuri inaweza kuwa rafiki yako bora na karibu sana. Mahusiano yao na ujuzi wa ndani wa ndani mara nyingi hufunika mambo yote ya mipango ya tukio. Mara nyingi DMC huajiriwa kusaidia kupanga na kutekeleza shughuli zote za mbali na jioni.

02 - Mshauri wa Mawasiliano

Idadi kubwa ya habari inapaswa kuwasilishwa kwa wateja na wageni, lakini wapangaji wengi wa tukio hawana ujuzi wa pekee wa kuzalisha vifaa vyote vya mawasiliano kama mialiko, ajenda, vifaa vya mkutano, nk.

Mshauri wa mawasiliano atasaidia kujenga vifaa vya template vinavyofuata etiquette na muundo sahihi kwa kila aina ya chombo cha mawasiliano.

Kufanya kazi na waandishi na wabunifu wa picha (au kufanya majukumu haya kwa moja kwa moja), mtu huyu atahakikisha kuwa vifaa vinajumuisha mandhari ya tukio, ujumbe, na viwango vya wateja. Wanaweza hata kusaidia katika uzalishaji halisi na uchapishaji wa vifaa hivi.

03 - Muumbaji wa Vifaa

Tukio la karibu zaidi, kubadilika zaidi na mtindo wa vifaa vya karatasi ambavyo vinaweza kutumika. Maduka ya vifaa vya wavuti au mtandaoni yana chaguzi za ajabu, na karatasi nyingi leo zinaweza kuchapishwa kwa kutumia printer ya uchafu ambayo inaweza kuongeza baadhi ya gharama za akiba.

Jaribu kufanya kazi na mmiliki wa duka. Yeye anapaswa kuhesabu mamia ya mitindo moja kwa moja kwenye duka (na kuwa na uwezo wa kuagiza vifaa vya desturi inapohitajika). Muumbaji wa vifaa vya mapenzi atafanya mapendekezo na kusaidia kwa maneno ya dawa na kuchapisha vifaa vyako pia.

Nambari ya upeo: Mbali na vituo vya kawaida na vya jadi na mialiko, hakikisha hesabu inajumuisha chaguzi nyingine za kipekee zaidi.

04 - Mgawanyiko wa Bidhaa za Kuendeleza

Moja ya sheria za tukio lolote ni kamwe kuruhusu mgeni kwenda nyumbani bila mikono. Bila kujali kama unapanga mkutano wa mteja, semina, mkutano, show ya biashara, safari ya motisha, au kadhalika, jambo moja linabaki kawaida: wageni wako wanapaswa kupokea na kuchukua nyumbani vitu vyenye zawadi.

Wasiliana na bidhaa zako za uendelezaji zinapaswa kukupa ufikiaji wa beji, vidokezo, kalamu, penseli, nguo, tuzo, na kitu kingine chochote wewe au mteja wako anaweza kuwa na nia ya kuwapa wale wanaohudhuria programu yako.

Kidokezo cha Kipawa: Ni vizuri kuchagua vipawa vinavyoonyesha picha / brand ya shirika la mwenyeji. Ikiwa inafaa, unaweza hata kutaka kuwa na uwezo wa kuingiza vitu fulani na alama ya kampuni au ushirika.

05 - Mpiga picha

Hii ni kipengee cha bajeti ambacho wateja wengi wanapenda kuepuka, lakini mpiga picha mzuri atachukua kiini cha tukio au mipango ya siku nyingi na kuwapa wageni kushoto. Kuwa na wapiga picha wapya katika mtandao wako unaweza kuwa muhimu sana wakati umeajiriwa kupanga mpango zaidi wa kibinafsi kama harusi.

Mpiga picha wako pia anapaswa kudumisha mtandao wa rasilimali kama vile uzalishaji wa video, mafundi wa A / V, na wapiga picha wengine. Mpiga picha ambaye anajumuisha ujuzi wa teknolojia na masoko ya savvy ndiye ambaye unataka kwenye mtandao wako. Yeye atakuwa na ufahamu wa sanaa na biashara kwa tukio lolote.

06 - Caterer binafsi

Si kila tukio linalofanyika hoteli au mgahawa ambapo huduma za upishi hutolewa moja kwa moja. Mikutano na matukio ya ndani mara nyingi hupangwa katika mashirika yenyewe, na upishi huamriwa na kutolewa. Baadhi ya maeneo ya kipekee ya tukio kama nyumba za sanaa, majengo ya kuvutia, au hata bustani nzuri pia huhitaji huduma za upishi binafsi.

Mkulima anaweza kuwa na mgahawa wake mwenyewe, kituo cha karamu, au duka. Mbali na kutoa vitu mbalimbali vya vitu vinavyovutia rufaa ya jumla au ya kikabila, anapaswa kutoa chaguzi za ajabu kwa kifungua kinywa, chakula cha mchana, mapumziko na / au chakula cha jioni.

07 - Duka la Mvinyo Mmiliki / Sommelier

Mkulima wako anaweza kutunza mahitaji ya bar kwa tukio lako, lakini mpangaji wa tukio atakuwa na sababu zake za kuhusisha mtaalam wa mvinyo kwenye mtandao wao.

Mmiliki mzuri wa duka la mvinyo anaweza kutoa hesabu (kwa ajili ya matumizi au zawadi za shukrani) kama rasilimali moja kwa moja kwa vyama vya faragha, lakini muhimu zaidi, hii sommelier inaweza kusaidia kuelimisha mpangaji kuhusu divai.

Tip ya Mvinyo: Kwa bonus iliyoongezwa, fanya uhusiano wa moja kwa moja pamoja na mmiliki wa duka la mvinyo kusafirisha hesabu moja kwa moja kwa wateja wako na ujumuishe maelezo ya kibinafsi kutoka kwako.

08 - Chocolatier

Sawa na duka la mvinyo, chocolatier nzuri inaweza kweli kufanya mpangilio wa tukio kuangalia nzuri. Kila mtu anapenda kuteketezwa kwa chokoleti za mikono na truffles.

Ikiwa unaweza, kazi na chocolatier ya ndani ambaye hutumia viungo vyote vilivyo safi, lakini kuna watunga wengi wa chokoleti ambao watafirisha moja kwa moja kwenye tukio lako. MarieBelle New York hujenga chocolates nzuri sana.

Tips za Chocolate: Ikiwa unataka kupata dhana, chocolatier nzuri inaweza kuingiza picha ya desturi juu ya chocolates au hata kujenga uchongaji chokoleti au kituo cha msingi. Pia sio wazo mbaya kuuliza wasiliana wako kuweka kadi zako za kibinafsi za duka kwenye duka kwa meli ya kibinafsi kwa wateja.

09 - Florist

Mipango mazuri ya maua itaongeza rangi, kisasa, na harufu kwenye chumba. Matukio mengi yatajumuisha mipango ya maua kama sehemu ya mapambo ya tukio kama vile vituo vya meza.

Mtaalamu mzuri atatoa mawazo mbalimbali ambayo yanashughulikia mandhari, rangi, na bajeti ya tukio lako. Yeye atashauri pia maua ambayo yatasaidia zaidi kwa muda na joto la tukio lako (kwa mfano, matukio ya nje) na msimu.

Mtoaji wa Chama cha Chama cha 10

Ingawa maeneo mengi yatahifadhi uhusiano wa moja kwa moja na kampuni ya kukodisha wa chama, ni muhimu kwa wapangaji wa tukio kuwa na uhusiano wao wenyewe na wauzaji wa chama cha kuaminika wa kukodisha.

Tukio kubwa linaweza kuingiza namba yoyote ya vitu kwa ajili ya mapambo, vitambaa, sakafu, taa, vifaa vya sauti / vya kuona, dinnerware, glassware, props, hema, nk. Kampuni nzuri ya kukodisha chama itatoa kila hii na zaidi. Mtoaji wa kampuni yako ya kukodisha pia anaweza kuwa rasilimali nzuri kusaidia kuzingatia njia bora za kuunga mkono mandhari ya tukio lako.

11 - Ofisi ya Mkutano na Watalii (CVB)

Ofisi ya makusanyiko na wageni (CVB) itatoa habari muhimu kuhusu marudio ya tukio, huduma zake, na vifaa. CVB itaokoa muda na nishati kwa mpangaji wa mkutano wowote wakati anahitaji kutafuta huduma za mitaa. Baadhi ya CVB hata hutoa zana za mtandaoni kwa wapangaji kuomba taarifa kutoka kwenye hoteli zinazoshiriki na huduma zingine na maeneo.

CVB ni wajibu wa kukuza marudio ya ndani na inaweza ujumla kutoa habari kuhusu historia na sifa za kipekee za marudio. Mpangilio wa matukio unapaswa kufikia CVB na wafanyakazi wake kama rasilimali moja kwa habari zaidi kuhusu usafiri wa ndani na utalii.