Kwa bahati nzuri kwa wapangaji wa tukio, kuna zana nyingi zinazoweza kusaidia kwa usajili wa tukio . Uchaguzi unajumuisha majukwaa rahisi ambayo yanazingatia misingi ya usajili wa tukio na yale yaliyo ya juu zaidi, kutoa huduma nyingi za kazi. Baadhi ya malipo ya matukio ya tukio la mchakato wa usajili. Baadhi pia hutoa marejesho ya moja kwa moja ikiwa usajili unafutwa. Pepu nyingine huunda vitambulisho vya jina la usajili. Vifaa vya usajili wa matukio pia vinaweza kuwezesha ushirikiano na tovuti ya mkutano au kampuni pamoja na kuunganisha kwenye jukwaa la vyombo vya habari vya kijamii .
Kwa bahati mbaya, na chaguo nyingi, mchakato wa kuchagua chombo cha usajili wa tukio kwa biashara yako inaweza kuwa kubwa, kusema kidogo. Hapa ni rahisi kufuata mwongozo wa kuchagua zana za usajili za tukio ambazo zinatumikia vizuri biashara yako ya kupanga tukio.
Kuchagua Programu ya Usajili wa Tukio: Wapi kuanza?
Wakati wa kuchagua zana za usajili wa tukio, ni vizuri kuanza kwa kuamua mahitaji yako na mahitaji yako.
Fikiria kupitia vipaumbele vya usajili wako na biashara yako ya kupanga tukio. Jiulize maswali haya:
- Je, mahitaji yako ni rahisi na yanahitaji usindikaji tu wa usajili na malipo?
- Je! Unatoa vikao mbalimbali ndani ya tukio kuu ambalo linahitaji usajili wa ziada?
- Je! Unahitaji kusimamia hoteli ya hoteli au mipangilio ya kusafiri?
- Je! Unasaidia tovuti ya mkutano?
- Je, utatoa lebo ya jina, kuratibu mahitaji ya sauti-kuona au kuhudhuria vikao maalum vya kuvuta?
- Je! Unasimamia tukio zaidi ya moja wakati huo huo?
- Je, tukio lako ni tukio la kila mwaka au tukio la wakati mmoja?
Majibu ya maswali haya itakusaidia kupata programu ya usajili wa tukio ambayo inafaa zaidi mahitaji yako.
Vyombo vya Usajili wa Tukio
Kwa kuchagua nyingi katika programu ya usajili wa tukio, ni rahisi kupata mikononi mwa vifaa na vifaa vya hivi karibuni bila kujali kama wanafanya kazi kwa tukio lako au ikiwa watatumika hata. Usipotekezwe na hivi karibuni na kubwa zaidi. Badala yake, fanya orodha ya vipengele hivi ambavyo unavyoajiri sasa katika mchakato wa usajili wa tukio na uongeze wale ungependa kujumuisha kuboresha mchakato. Vipengele vingine vinavyopatikana ni pamoja na zifuatazo:
- Tukio la Usajili mtandaoni
- Usanidi wa Usajili wa Tukio
- Usajili wa Kikundi cha Wahudumu
- Kuhudhuria Mwenyewe
- Usindikaji wa Malipo ya Tukio
- Usimamizi wa Mahudhurio na Ripoti
- Uumbaji na Usimamizi wa Badge
- Usajili wa Sherehe za Mtu binafsi
- Maendeleo ya Fomu
- Usimamizi wa Chumba cha Hoteli
- Usimamizi wa Masoko
- Mtandao wa kijamii
- Utafiti na Tukio la Maoni
Sio Vyombo vyote vya Usajili wa Tukio ni Gharama
Vifaa vingi vya usajili wa tukio hutoa kazi za kawaida kwa bei nzuri, ambayo inafaa wakati wa kusimamia matukio ya moja kwa moja.
Programu hizi ni pamoja na fomu ya usajili ya msingi ambayo inaweza kuunganishwa kwenye tovuti yako. Wanaweza kukusanya habari za usajili, ikiwa ni pamoja na taarifa ya kadi ya mkopo, ili kujiandikisha na kusindika malipo ya kadi ya mkopo. Kwa kuongeza, orodha za usajili zinaweza kuundwa au kusafirishwa. Kulingana na aina ya matukio unayopanga na mzunguko wa matukio, zana hizi rahisi zinaweza kuwa nzuri sana kwa kutoa kile unachohitaji bila kuingizwa na kila aina ya vipengele vya ziada ambavyo havikutumii.
Vyombo vya Usajili wa Tukio la Multi-Faceted Offer Extra Capabilities
Ikiwa kazi yako ya kupanga mipango unapanga makusanyiko makubwa, basi zana za usajili za tukio ambazo hutoa utendaji wa ziada zaidi ya misingi ya msingi zinaweza tu kuwa unachohitaji. Ufumbuzi hujumuisha usajili wa tukio la mchakato na kuchanganya kipengele hiki na uwezo wa kufuatilia na kutoa ripoti mbalimbali za tukio kubwa, lililo ngumu zaidi.
Ikiwa washiriki wa tukio watakuwa wakisajili kwa mkutano na kisha wakisajili kwa warsha maalum katika kipindi cha kupewa, kuna zana zinazowezesha kazi hiyo.
Programu fulani itaruhusu usindikaji wa washiriki wengi kutoka kwa shirika moja na chanzo moja cha malipo pamoja na kutoa miundo tofauti ya bei kulingana na punguzo la kikundi au ada ya usajili mapema. Ikiwa unahitaji ripoti maalum, kisha utafute mfuko wa usajili wa tukio ambao utazalisha ripoti moja kwa moja kwa kuandaa orodha za mahudhurio kulingana na warsha za kibinafsi au vigezo vingine unavyochagua. Makusanyiko ya kawaida huita kwa majina ya kuchapishwa ili kuweka kwamba kwenye orodha yako "lazima uwe na" ili kwamba hizi zinaweza kuundwa kiotomatiki kama sehemu ya mchakato wa usajili wa tukio na kuangalia utafishaji wa kutafakari ikiwa mtu aliyehudhuria ameandikishwa kwa mkutano wote, sehemu ya wiki au tu siku maalum.
Zana za Kuunganisha Usajili
Kwa wale mipango ya tukio inayofanya matukio mengi, kuunganisha data ya usajili kwenye database yako iliyopo inaweza kuwa kazi muhimu kwa shirika lako. Fikiria njia za sasa za kuongeza waandikishaji katika database yako na kutambua maeneo ya kuboresha. Ni muhimu kufikiri kwa njia mbalimbali habari hii inaweza kuunganishwa na habari zilizopo, kama vile watu binafsi ambao wamejitolea au walitoa. Matumizi mengi ya usajili wa tukio hutoa uwezo wa kusafirisha data nje. Hata hivyo, njia hii ni muda mwingi kwa sababu inahitaji manually kuingiza habari katika database yako tena. Kuchunguza pakiti ambazo zinaweza kukidhi mahitaji tu ya usajili wa tukio lako na pia inasaidia mahitaji yako ya usimamizi.
Chukua Hifadhi ya Jaribio Kabla ya Kunununua
Mara tu umepunguza programu yako ya usajili wa tukio, onyesha ikiwa hutoa kipindi cha majaribio ya bure. Hiyo itakupa fursa ya si tu kupima nje vipengele lakini kuona kama ina utendaji unayohitaji na ikiwa ni sawa kwa tukio lako. Pia ni fursa ya uzoefu wa kiwango cha huduma ya wateja wakati wa kujibu maswali yako au kufanya kazi ili kutatua shida unayo nayo.