Kupata upangaji kunahusisha mengi zaidi kuliko vifungo vya kupendeza vya karatasi na vumbi kutoka kwenye kiti ambacho una kwenye dawati yako. Shirika linahusisha kujenga mifumo na taratibu za sehemu zote za biashara yako; hii ina uwezo wa kukusaidia kuwa na faida zaidi na faida. Mawazo hapa chini ni pamoja na baadhi ya njia bora ambazo unaweza kupangwa zaidi katika biashara yako ndogo. Jaribu moja tu kwa uboreshaji wa polepole na endelevu au ufanye mpango wa kuingiza mchakato mpya wa shirika kila mwezi katika biashara yako mwaka huu.
01 - Kuchukua Udhibiti wa Papia na Nyaraka
Sasa kwa kuwa una wazo bora kuhusu aina ya nyaraka unazofanya nao, ni wakati wa kuunda - au kuboresha - mfumo wako wa kufungua ofisi. Susan Ward aliweka pamoja mwongozo unaofaa wa kuunda mfumo wa usimamizi wa hati ambayo inaweza kukusaidia kuunda au kufuta vizuri mchakato wako wa karatasi na kuifanya.
Ikiwa unaamua ni wakati wa kuanza kuhamia kwenye ofisi isiyo na karatasi ( soma faida hizi na dhamira ya kwanza ), basi unaweza kuanza kwa skanning ndani na kupigia risiti zako, kwa kutumia huduma za malipo ya mtandaoni na malipo kama FreshBooks, ukihamia kwenye programu ya saini ya digital kama DocuSign , na kutumia Cloud kwa kuhifadhi data na kuhifadhi. Ikiwa unakusanya kadi za biashara katika matukio wakati wa mwaka, inaweza pia kuwa na wazo nzuri kuwekeza katika Scanner ya kadi ya biashara ili uweze kuiga data ya mawasiliano mara moja na shika kadi za karatasi.
02 - Tumia Vifaa vya Uzalishaji wa Kulia
- Usimamizi wa mawasiliano. Kutoka kuweka wimbo wa wateja wako kukumbuka watu unaowasiliana wakati wa mitandao, kila mmiliki wa biashara ndogo anataka mfumo wa kusimamia habari za mawasiliano. Unaweza kuchagua mfumo kamili wa usimamizi wa wateja (CRM) kama Salesforce, au kwa udhibiti wa kiwango kidogo unaweza kuanzisha programu yako ya Mawasiliano ya Wavuti ili kazi kwa biashara yako.
- Mikutano na mawasiliano. Ikiwa unafanya mikutano uso kwa uso, kwenye simu au kupitia huduma za majadiliano ya video, kuna njia ya kufanya mchakato utaratibu zaidi. Unaweza kutumia huduma kama Do ili kupata mikutano yako kupangwa zaidi - kabla, wakati na baada.
- Uhasibu na uhifadhi. Kuandaa na kuboresha njia ya ankara, kuchukua malipo, na kusimamia cashflow na zana kama Quickbooks Online, Xero na Wave.
- Ufuatiliaji wa kusafiri na gharama. Unaweza kutumia programu kama Expedia na TripAdvisor ili kupanga mipango ya kusafiri rahisi. Kisha, mara moja kwenye barabara, programu kama Kuzidisha husaidia kufuatilia gharama na kutoa ripoti wakati unapofika nyumbani ulipangwa zaidi.
- Usimamizi wa vyombo vya habari. Sisi sote tunatambua muda gani unaweza kupotea kwenye vyombo vya habari vya kijamii ikiwa haufikii kwa njia ya utaratibu na iliyopangwa. Hii ndiyo sababu vifaa kama Hootsuite na Buffer vinaweza kuwa muhimu kwa wamiliki wa biashara ndogo.
- Usimamizi wa barua pepe. Ikiwa unatumia Gmail katika biashara yako ndogo, una upatikanaji wa upanuzi wa Google ambao unaweza kupata haraka kikasha chako. Ikiwa unatumia programu nyingine ya barua pepe, jaribu SaneBox kwa kuchuja moja kwa moja, vikumbusho na zaidi.
- Usimamizi wa mradi. Programu nzuri ya usimamizi wa mradi itakusaidia kufuatilia majukumu, kushiriki faili na ushirikiane na wenzake wote katika sehemu moja na inaweza kuwa mojawapo ya zana bora ambazo unaweza kutumia ili kupata kazi yako. Jaribu Basecamp au Asana kwa suluhisho la usimamizi wa mradi wote.
Uzalishaji ni mchakato wa kibinafsi sana na programu unayohitaji zitakuwa maalum kwako kazi unayofanya na jinsi unavyofanya kazi. Chukua muda wa kuchunguza mahitaji yako kabla ya kuingiza chombo kipya katika mchakato wako. Huenda usihitaji wengi kama unafikiri. Kwa chombo cha uzalishaji cha zaidi, soma makala hii na programu 101 za uzalishaji wa biashara ndogo na uzingatie programu hizi 27 za kuokoa wakati .
03 - Kupata Kompyuta yako Iliyoandaliwa
Hapa kuna orodha ya vitu unavyoweza kufanya sasa hivi ili kupata kompyuta yako na kurejea katika sura ya kufanya kazi:
- Fungua desktop yako. Kuna njia ngapi unaweza kwenda hapa, na yote inategemea mtindo wako wa kazi na jinsi unavyotumia kompyuta yako. Unaweza kuondokana na kila kitu kutoka kwa desktop yako isipokuwa kwa bin bin yako (kumbuka kwamba icons za programu kwenye desktop yako ni njia za mkato - programu zako zote halisi zinaishi katika folda yako ya Maombi). Au unaweza kuongeza njia za mkato kwa programu zako na mafaili yako. Mimi huwa na hitilafu kuelekea chaguo la kwanza, linakwenda kama ilivyoelezea iwezekanavyo, lakini mara nyingi kutumia desktop yangu kwa upatikanaji rahisi wa faili ambazo ninafanya sasa. Kisha ninawahamisha nyumbani zao za kudumu mara moja nimekamilisha.
- Weka mfumo wa kufungua digital. Akizungumza juu ya kutoa nyaraka zako kuwa nyumba ya kudumu, ndio ambapo huunda mfumo wa kufungua unaofaa kwa wewe ili uweze kupata nyaraka unayohitaji wakati unahitaji. Mwongozo huu wa faili na faili ya folda hutoa vidokezo vyema vya kukusaidia kuanza.
- Sasisha programu. Ikiwa kompyuta yako imewekwa kusakinisha moja kwa moja sasisho la programu na programu, ni kubwa. Ikiwa ni mchakato wa mwongozo kwa ajili yenu, unapaswa kuangalia kwa updates angalau bimonthly tangu wengi ni pamoja na patches usalama. Kisha, mara moja kwa mwaka, kagua matoleo ya sasa ya programu unayotumia na kufanya uamuzi ikiwa ni wakati wake wa kuboresha.
- Scan kwa masuala ya virusi na utendaji. Bila kujali aina gani ya kompyuta unao, wote wanaweza kupata virusi au zisizo (yaani, hata Macs!). Ikiwa una kompyuta-msingi ya kompyuta, vidokezo vya matengenezo haya ya PC kutoka PCWorld itakusaidia kuweka kompyuta yako kuwa na afya na kuendesha vizuri.
- Thibitisha uaminifu wa salama yako ya data. Unaunga mkono data yako, sawa? Ikiwa sio, ruka kitu kingine chochote kwa muda na ufanyie hii kwanza. Unaweza pia kutumia huduma ya kuhifadhi data ya Cloud kama vile Carbonite, Backblaze au CrashPlan au unaweza kutumia gari ngumu nje ambalo huziba kwenye kompyuta yako (mimi hufanya yote). Kwa chaguo ama moja, sanidi huduma au gari ili uendelee backups ya moja kwa moja kwa hivyo huna kufanya kitu chochote kwa mkono. Kisha, mara moja au mara mbili kwa mwaka, ingia kwenye huduma yako ya kuhifadhi au kuendesha gari na ukizunguka ili uhakikishe kila kitu kilipo na kinapatikana ikiwa unahitaji kuvuta nakala kwenye kompyuta yako ya ndani.
- Fungia kikasha chako. Wamiliki wengi wa biashara ndogo wana uhusiano wa upendo na chuki na kikasha chao cha barua pepe. Wanaipenda kwa sababu ni chombo kinachozalisha sana na cha ufanisi; lakini wao huchukia kwa sababu inaweza haraka kutoka nje ya udhibiti na kusababisha matatizo yasiyo ya lazima . Kuna mambo unayoweza kufanya ili kuweka kikasha chako kwenye mstari, kama vile kutumia automatisering, kupanua kile unachokipokea kila siku, na kupunguza mara ngapi unatafuta barua pepe wakati wa siku yako. Soma makala hii kwa vidokezo vya usimamizi wa barua pepe ambazo zitasaidia kikasha chako cha chombo cha uzalishaji na sio wakati mzuri wa kunyonya.
Vidokezo hapo juu vitakusaidia kupata biashara yako ndogo kupangwa zaidi mara moja, lakini kumbuka jinsi mambo ya haraka yanaweza kuondokana na udhibiti. Panga shughuli hizi kwa azimio la kufanya mapitio ya haraka na rahisi ya karatasi zako, zana za uzalishaji na hali ya kompyuta mara chache kwa mwezi ili uweze kukaa ulioandaliwa na kuzuia mambo kufikia viwango vingi vya uharibifu.