Jinsi ya kuunda mfumo wa usimamizi wa hati kwa biashara ndogo ndogo
Kwa biashara nyingi, lengo la usimamizi wa hati ni juu ya shirika na kuhifadhi nyaraka. Wanataka kuwa na uwezo wa kuhifadhi nyaraka kwa njia iliyopangwa na salama ambayo bado inaruhusu hati kupatikana kwa urahisi.
Makala hii itaonyesha jinsi ya kuunda mfumo wa usimamizi wa waraka unaofanya sawa.
Ikiwa unapanga "usimamizi wa hati" katika injini yoyote ya utafutaji, utapata orodha ndefu za "ufumbuzi" wa usimamizi wa hati, wengi wanaoishi na programu au programu zinazotangaza faida za kuwa na ofisi isiyo na karatasi .
Programu ya usimamizi wa hati au programu, hata hivyo, imeundwa ili kuboresha utunzaji wa biashara yako ya faili za elektroniki . Tatizo ni kwamba wafanyabiashara wengi wadogo wanapaswa kukabiliana na mchanganyiko wa takwimu za zamani kwenye faili za karatasi na za elektroniki - na wakati mwingine, idadi ya data ya karatasi ni kubwa zaidi.
Suluhisho moja la tatizo la kuwa na mazingira mchanganyiko wa data itakuwa kutumia mfumo wa picha ya kumbukumbu ili kubadilisha nyaraka zote za biashara yako kwa fomu ya elektroniki. Lakini hii ni ghali sana na hutumia muda kwa biashara ndogo ndogo.
Habari njema ni kwamba unaweza kuweka misingi ya mfumo wa usimamizi wa hati bila mahali kununua programu yoyote maalum au kupitia picha ya jumla ya hati.
Mfumo hauna budi kuwa ngumu; unapaswa kuwekeza wakati fulani katika kupanga na kutekeleza.
Jinsi ya kuunda mfumo wa usimamizi wa hati
Kuanzisha mfumo wa usimamizi wa hati unahusisha hatua tatu;
- kujenga mpango wa usimamizi wa hati,
- kutekeleza mpango wa usimamizi wa hati,
- na kufuata.
Hatua ya kwanza, kuunda mpango, inahusisha kujibu maswali haya manne:
Je! Ni sheria gani za kuunda hati?
Nambari , barua za kukumbusha malipo, vipeperushi vya mauzo, barua pepe, karatasi za usawa , majarida, ripoti - Biashara zote zinaunda nyaraka mbalimbali wakati wa kufanya na kufuatilia biashara. Na kuweka vitu vizuri, biashara zote zinahitaji kuanzisha sheria za kuunda hati.
Kwa mfano, kuna templates ndani ya nyumba kwa baadhi ya hati yako ya biashara ya kawaida, kama barua na ankara, na wapi wapi?
Je! Kuna mwongozo wa mtindo wa ndani ambao unahitaji kufuatiwa?
Je! Nyaraka mpya zinapaswa kuwa dated na / au wakati uliopigwa?
Nini taratibu zinapaswa kufuatiwa kwa kugawana au kupitia nyaraka?
Kwa biashara ndogo ndogo, hatua pekee kuhusu uumbaji wa hati ambayo ni muhimu ambapo hati za hati za biashara mbalimbali zinapatikana na jinsi ya kuzitumia. Lakini ikiwa uumbaji wa hati ndani ya biashara yako unahusisha watu tofauti kushirikiana juu, kupitia upya au uppdatering nyaraka, utahitaji kutumia muda kuamua jinsi mambo haya yanapaswa kufanyika ili kuhakikisha ufanisi na thabiti.
Je! Tutahifadhi hati?
Kuna kweli mambo mawili kwa swali hili.
Ya kwanza inahusisha mambo ya kimwili ya kuhifadhi. Hata kama biashara yako ndogo ni kuhifadhi hati katika kufungua makabati, kuna gharama zinazohusiana na kuhifadhi; si tu gharama ya makabati ya kufungua wenyewe, lakini gharama ya muda wakati wewe na / au wafanyakazi wako faili nyaraka au kwenda kupata yao. Kwa kweli, gharama kubwa zaidi inayohusiana na hifadhi, kwa biashara ndogo ndogo, pengine ni gharama ya muda kupotea wakati watu wanatafuta nyaraka.
Kipengele cha pili cha hati za kuhifadhi ni shirika; Je, nyaraka zitafunguliwa vipi? Funguo la kufungua nyaraka ni kufuata mazoea mazuri ya usimamizi wa faili.
Pia unahitaji kujua jinsi utahifadhi nyaraka. Je! Utashughulikaje na faili zilizo nje ya tarehe au ziko tayari kuhamishwa kwenye kuchoma nyuma katika mfumo wako wa usimamizi wa waraka?
Karibu na mwanzo wa kila mwaka, kwa mfano, ninaenda kupitia mafaili mbalimbali yanayohusiana na kazi kwenye kompyuta yangu, kupalilia wale ambao sio sasa, na kuunda folda mpya zilizoandikwa mwaka na / au somo, kusonga faili kama inahitajika.
Hiyo inaweza kufanywa na faili za karatasi; si vigumu kuondoa nyaraka za zamani (er) kutoka folda ya faili na lebo na kuunda mpya na "Kale" katika kichwa. Baadhi ya programu hutoa chaguo moja kwa moja za kuhifadhi. Microsoft Outlook, kwa mfano, inakuwezesha kuhifadhi barua pepe ya zamani.
Je, unaweza kupata hati kuwa rahisi?
Swali hili ni moyo wa mfumo wako wa usimamizi wa hati. Katika utafiti uliofanywa na Leger Marketing kwa ajili ya Xerox Canada, wamiliki wa Canada SMB na wasimamizi kwa wastani wamesema kuwa dola 2,152 kwa mwaka ili kusimamia na kuhifadhi hati na saa moja kwa siku ili kutafuta hati hizi (globeandmail.com).
Mara nyingine tena, mazoea mazuri ya kufungua inaweza kwenda kwa muda mrefu kuelekea kutatua tatizo. Inatafuta makala ya Usimamizi wa Takwimu kwenye tovuti hii itakuanza kuanza. Ikiwa unafanya mambo kama vile kufuata mkutano mkali, kwa mfano, nyaraka zitakuwa rahisi kupata.
Na kama wewe ni mmiliki peke ambaye anafanya kazi ya mmiliki wa solo au mmiliki wa biashara, ninapendekeza kuunda Orodha ya Maeneo ya Picha , ambayo itakumbusha watumiaji ambapo aina fulani za faili zinakwenda - na wapi kupata hati maalum. Ikiwa biashara yako ni kama wengi, kumbuka kuingiza ikiwa faili haitakuwa kwenye mfumo wa kompyuta yako, seva ya ndani, katika wingu , au ikiwa katika fomu ya karatasi imefungwa mahali pa kimwili kama baraza la mawaziri. Kwa mfano, tuseme kutumia picha, video au hata picha za karatasi katika biashara yangu. Kuingia kwenye Orodha yako ya Maeneo ya Faili inaweza kuwa:
Picha / video ya Digital: kompyuta (au seva) - gari E: / picha - faili kwenye folda inayofaa
Picha za karatasi: kufungua baraza la mawaziri 3 - Picha - alpha na somo
Mtandao uliogawanywa au unyenyekevu wa wingu unapaswa kuandikwa kwa mujibu wa yaliyomo kama inapaswa kufungua wajenzi wa baraza la mawaziri.
Tunawezaje kufanya / kuhifadhi hati zetu salama?
Mstari wa kwanza wa ulinzi wa usalama wa hati ni kimwili kupata majengo ya biashara wenyewe. Biashara zote zinahitaji kuwa na mifumo ya usalama, kama mifumo ya kengele, imewekwa - hata biashara za makao .
Biashara zinahitaji pia au unataka kuwekeza katika vifaa vingine vya usalama, kama vile baa / grills za dirisha, kamera za usalama na / au huduma za doria. Unaweza kutumia wakati wote unataka kujenga nywila na kufuta faili kwa jaribio la kulinda faili zako za elektroniki, lakini haijalishi kama mtu anaweza tu kutembea na kuiba kompyuta yako na kuongozana na gari ngumu.
Makabati yote ya kufungua yanapaswa kuwa yanayopatikana na kuhifadhiwa baada ya saa za biashara (na imefungwa wakati wa chakula cha mchana ikiwa hakuna mtu anayeaminika atakuwa karibu).
Utaratibu wa usalama wa nyaraka za elektroniki unahusisha kuunga mkono nyaraka mara kwa mara na kuhifadhi kumbukumbu za hati mahali fulani isipokuwa gari moja ngumu ambako nyaraka za awali ziko. Off-site ni bora kulinda dhidi ya kuwa data yako ya biashara kufutwa na maafa ya asili - bado sababu nyingine kwa nini wingu ni bora kwa biashara .
Biashara ndogo na wenzake au wafanyakazi wanaoshiriki mtandao huo wa kompyuta wanaweza pia kupinga upatikanaji wa watumiaji wengine ili waweze kutumia tu au kuona rasilimali za mtandao. Kwa mfano, unaweza kuwa na mtandao au saraka ya kushiriki ya wingu inayoitwa "Uhasibu" ambayo ina ufikiaji wa kisheria tu hata ikiwa mtumiaji anaruhusiwa kufikia rasilimali, kama vile programu, nyaraka fulani zinaweza kulindwa nenosiri. Yaliyomo ya nyaraka inaweza pia kuwa encrypted, na kuwafanya kupatikana tu kwa wale ambao wanahitaji encryption muhimu.
Uwiaji wa waajiri ni tishio jingine kwa usalama wa data. Biashara ndogo na wafanyakazi wanapaswa kufanya hesabu ya ukweli kuangalia na kupata hundi ya nyuma kwa wafanyakazi suala la sera.
Utekelezaji wa mfumo wako wa usimamizi wa hati
Mara baada ya kuunda mpango wako wa usimamizi wa waraka kwa kujibu maswali hapo juu, uko tayari kutekeleza hilo, kuhakikisha kwamba wafanyakazi wako wote wanajua maelezo ya mfumo wa usimamizi wa waraka wako na wanafuata taratibu zinazofaa wakati wa kujenga, kuhifadhi na kupokea nyaraka.
Pia utakuwa na hakika kwamba kila mtu anayepata na kutumia hati ndani ya shirika lako anafuata, kufanya vitu kama vile kutaja na kuhifadhi hati kwa usahihi. Tazama kuangalia mara kwa mara ili uhakiki kama files fulani zinaweza kupatikana kwa urahisi na kulinda dhidi ya kufuta.
Unaweza kuanzisha mfumo wa usimamizi wa waraka siku moja lakini kutekeleza mara kwa mara baada ya muda utakuwa ufunguo wa mafanikio yake. Tuzo ni kubwa - kuwa na uwezo wa kupata nini unataka kupata wakati unataka na amani ya akili.