Linapokuja usimamizi wa muda , kuamua jinsi ya kutumia muda zaidi kwa ufanisi mara nyingi ni changamoto. Mahali mazuri ya kuanza ni usimamizi wa barua pepe; hii ni sehemu moja ambayo inakaribia orodha ya wauaji wa muda kwa wamiliki wengi wa biashara ndogo.
Kwa sababu barua pepe ni aina inayoendelea ya mawasiliano, na hatuna udhibiti kamili juu ya mtiririko unaoingia, tunahitaji kufanya kazi ili kuboresha uzalishaji wetu kwa jinsi tunapokea, kuandaa, kujibu na hata kufikiria kuhusu barua pepe. Vidokezo hapa chini vitasaidia kuunda mfumo wa kusimamia barua pepe yako kwa njia inayounga mkono uzalishaji badala ya kula mbali.
1. Zima arifa.
Barua pepe hujaribu kuja wakati wote wa mchana na usiku, kwa hiyo ni muhimu kudhibiti jinsi mtiririko wa ujumbe unaoingia unaofaa katika siku yako. Zima arifa mpya za ujumbe kwenye kompyuta na smartphone yako yote ili kuzuia vikwazo na kuvuruga mara kwa mara kwenye ratiba yako, na angalia mail wakati inavyofaa kwako.
2. Chagua jinsi ya kutumia kikasha chako.
Kuna falsafa nyingi tofauti linapokuja kusimamia kikasha chako cha barua pepe. Unaweza kutumia kikasha chako kama kiti cha paka, kikwaze kwa ujumbe pekee wa kipaumbele, au uifanye orodha ya kazi ya kazi.
Kitufe ni kuchagua chaguo moja kwa kikasha chako na ushikamishe nayo.
3. Fungua whitelists ya barua pepe na waandishi wa habari.
Wateja wengi wa barua pepe na watoa huduma za barua pepe huruhusu watumiaji kufanya orodha ya anwani salama ili kuhakikisha kuwa ujumbe huo unapitia, wakati wa kupakua, au kuzuia, unachunguza anwani za barua taka. Fanya muda wa kurekebisha orodha hizi mara kwa mara ili kuweka barua pepe yako inayoingia safi.
4. Weka mchakato wa timer na kundi.
Baadhi ya wamiliki wa biashara ndogo wanafaidika na kuwa na mifuko ya muda katika siku yao tu kwa barua pepe. Ikiwa hii inakufanyia kazi, weka kando kiasi fulani cha wakati wakati wa mchana ili ujibu ujumbe, ongeza vitu vya vitendo kwenye orodha yako ya kazi, kufuta junk na kupata wazo la mtazamo wa kile kinachohitaji kipaumbele chako ijayo.
5. Tumia sheria ili kusonga mchakato.
Ili kuboresha mchakato wa usimamizi wa barua pepe hata zaidi, tumia sheria katika mteja wako wa barua pepe ambao hutengeneza, bendera, hoja na kuandaa ujumbe wako. Ingawa itachukua muda kuunda sheria ambazo zinasaidia njia unayotumia barua pepe, mara moja unavyounda, unaweza kupunguza sehemu muhimu ya muda wako wa usindikaji wa barua pepe.
6. Pata kuanza kichwa kutoka kwa smartphone yako.
Wamiliki wengi wamiliki wa biashara wana simu za mkononi ili waweze kukaa katika kuwasiliana na juu ya kazi, hata wakati wa nje ya ofisi. Ikiwa unatafuta mara kwa mara barua pepe kwenye kifaa chako cha mkononi, unaweza kuokoa kiasi kikubwa cha muda kwa kusoma na kuanzia mchakato wa ujumbe unapokuwa simu. Hata kama wewe tu hufanya tabia ya kufuta junk na ujumbe usiohitaji kuokoa, unaweza kufaidika na kuwa na kikasha cha inbox kilipoelekezwa wakati unarudi ofisi.
7. Ikiwa husisoma, jiandikisha!
Barua za barua pepe na ujumbe mwingine wa masoko ya barua pepe inaweza kuwa njia nzuri ya kukaa kwenye uhusiano na wateja, wenzake, washirika na biashara zingine unazopenda, lakini ujumbe huu unaweza haraka kuunganisha.
Ikiwa hukujasoma barua pepe ya mara kwa mara katika masuala kadhaa ,acha usajili wako. Kupunguza barua za barua pepe na ujumbe mwingine unaojitokeza kwa wale tu ambao unasoma mara kwa mara inaweza kuwa njia rahisi ya kupunguza wingi katika kikasha chako.
Kwa zana zaidi ili kukusaidia kuwa na matokeo zaidi katika biashara yako ndogo, fuatilia orodha hii ya programu 101 za uzalishaji .