5 Matukio muhimu ya Matukio ya Mipango ya Kuepuka

Vidokezo muhimu vya mipango ya tukio ili kuepuka tukio maalum la maafa

Sheria ya Murphy inasema kuwa kama kitu kinachoweza kwenda vibaya basi labda kitakuwa. Vitu vinavyoenda awry ni ukweli wa maisha ambayo sisi wote tunapaswa kuishi nayo.

Lakini linapokuja mipango ya tukio, meneja wa tukio wenye uwezo atakuwa daima kuangalia kupunguza Sheria ya Murphy kwa kutambua uwezekano wa mambo ya kwenda haywire na kupanga vizuri.

Kama meneja wa tukio, ni jukumu lako kuhakikisha kuwa tukio maalum la mteja wako linaendesha vizuri na kwa hitches kama wachache iwezekanavyo.

Katika ulimwengu wa kweli haiwezekani kufikia uwezekano wowote, lakini kwa uchache unapaswa kuwa na ufahamu wa makosa muhimu ya kupanga tukio kila meneja wa tukio lazima uepukwe.

Iliyothibitishwa imejiunga mkono, basi hebu tutafute vidokezo vitano muhimu ambavyo vinaweza kukusaidia kuepuka maafa yasiyotambuliwa katika tukio lako lililopangwa.

1. Mawasiliano mbaya - hii pengine ni kosa la kawaida linalofanywa na wapangaji wa tukio la ujuzi na ni moja ya kuepukwa kwa gharama zote. Mazungumzo mabaya (kama ya mawasiliano yasiyo ya mawasiliano au mawasiliano) yanaweza kutangaza maafa. Mawasiliano mbaya ni mara nyingi matokeo ya ukosefu wa tahadhari kwa undani, hasa linapokuja orodha ya tukio lako. Ni muhimu kabisa kuwa uwasiliane kwa ufanisi na timu yako ya tukio la ndani na wauzaji wako. Wakati hutaki kuchanganya kila mtu, unahitaji kujua nani anayefanya nini na wakati gani ili kuhakikisha kwamba kila mtu anayehusika anajua kile kinachotarajiwa na anaendelea na ratiba yao ya kupewa.

1. Mpango usiofaa au kukosa upendeleo - kuna nafasi nzuri ya kuwa angalau baadhi ya mambo yataenda vibaya siku na saa zinazoongoza tukio lako. Vile mbaya zaidi, mambo mengine yatakuwa mbaya wakati wa tukio lako maalum. Hiyo ni ya kawaida na inatarajiwa. Mpangaji wa tukio la kitaaluma anafikiri mbele, anafahamisha kile kinachoweza kwenda vibaya, na ina mpango mzuri wa upendeleo. Kwa mfano, je! Ikiwa mfumo wako wa usajili unasababisha siku ya tukio? Je! Unapofanya chakula kwa sababu watu wa ziada wanaonyeshwa? Je! Ikiwa msemaji wako muhimu haukuonyesha au anakuja kuchelewa? Ikiwa chochote cha mambo haya kilichotokea, je! Utaweza kukabiliana na? Kwa maneno mengine, ingekuwa na mpango B?

1. Usafiri usiofaa - una uhakika kabisa kwamba usafiri ulioandaliwa ili kupata wajumbe na wawasilishaji na kutoka kwenye tukio lako ni sawa? Angalia wakati wa wiki zinazoongoza kwenye tukio lako, na siku ya tukio hilo, kwamba mahitaji yote ya usafiri yanapatikana kwa kutosha. Unahitaji kufikiria kwa suala la hali ya kutosha. Je, kinachotokea kama gari linapungua chini asubuhi ya tukio lako? Je! Una usafiri mbadala unaopatikana kwako?
2. Ukosefu wa ishara ya wazi - Hakuna chochote kibaya zaidi kwa wale wanaohudhuria tukio maalum kuliko kuchanganyikiwa juu ya wapi uwasilisho unaofuata unafanyika. Epuka hili kwa kuhakikisha unaonyesha ishara ya kutosha ambayo ni rahisi kusoma na kuelewa. Ni vyema kwenda juu na kuwa na ishara nyingi zaidi kuliko waliohudhuria hatari wanaopotea na kuendelea kuomba maelekezo.
3. Wafanyakazi wasio na uwezo wa kutosha - siku ya tukio lako maalum utawahi kushughulika na idadi kubwa ya waliohudhuria. Usifanye makosa ya kutegemeana na watu mmoja tu au wawili ili kukabiliana na maswali au wasiwasi wa wajumbe. Hakikisha kuwa na hesabu nzuri ya wahudumu na, juu ya yote, hakikisha kwamba kati ya timu yako ya kupanga tukio na wafanyakazi uliotolewa na wachuuzi, unatumia tukio lako kwa kutosha.

Mbali na kufikiria na kupanga mbele juu ya kile kinachoweza kwenda vibaya, ili kuhakikisha tukio la laini na la mafanikio sera bora zaidi ni kuangalia na mara mbili kuangalia.