Baadhi ya mipangilio ya tukio wanahisi hisia za msamaha katika hatua hii, hatimaye kutambuliwa au kukuzwa katika majukumu zaidi ya kazi kwa michango yao.
Lakini katika hali nyingi, haitoshi kupanga tu na kutekeleza tukio kubwa la biashara. Matukio ya biashara mara nyingi huonekana kama uwekezaji kwa lengo fulani, na wapangaji wa tukio wanapaswa kuelewa jinsi ya kupima thamani ya mipango yao.
Kipimo cha tukio kwa kurudi kwa uwekezaji (ROI) au kurudi kwenye malengo (ROO) inaweza kuwa eneo jipya kwa wapangaji fulani, lakini ni aina ya juhudi ambayo itasaidia kupanua ushiriki wao na mchango wa jumla kwa shirika, anaelezea Tony Lorenz, aliyekuwa CMM, rais wa Chicago makao ProActive, Inc, kampuni ya Freeman. ProActive ni shirika la kimkakati na la matukio linalozingatia huduma za masoko ya uzoefu. Lorenz sasa ni Mkurugenzi Mtendaji katika AlliedPRA.
Msingi wa Matukio ya Tukio
Wataalam wengi wa tukio hutambua kuwa kipimo cha programu zao kitatofautiana na shirika hadi shirika. Sababu moja kwa hili ni kwamba mifano ya biashara ni tofauti sana kati ya mashirika, vyama, mashirika yasiyo ya faida na wengine.
Hivyo ni njia gani ambazo wapangaji wa tukio wanatarajiwa kupima matukio yao?
Ikiwa mtaalamu wa tukio anafanya kazi kwa upande wa kifedha wa shirika, anaweza kutarajiwa kupima tukio hilo kulingana na akiba ya kifedha. Kwa mfano, ni akiba ya jumla ya mazungumzo kwa vyumba vya hoteli, nafasi ya kukutana, upishi, nk?
Ikiwa mtaalamu wa tukio anafanya kazi katika upande wa biashara wa shirika, anaweza kutarajiwa kupima tukio hilo kulingana na mchango wa mpango kwenye mpango wa biashara. Kwa mfano, kuandaa semina kama sehemu ya uzinduzi wa jumla wa bidhaa unaohusisha vitengo vingi vya biashara.
Na karibu wapangaji wa tukio wote watachunguza vizuri kile kilichoenda vizuri na kile kinachoweza kuboreshwa baadaye. Je, tukio hilo lilikuja ndani ya bajeti ? Je, mteja alifurahia matokeo?
Na wakati kila njia kwa hakika ni aina sahihi ya kipimo, wao huwa na lengo tu juu ya vipimo katika ngazi zaidi ya mbinu. Wataalam wa tukio leo wanapaswa kuangalia kutafuta njia za kufanya michango yao ya tukio zaidi ya kimkakati.
Kipimo cha Tukio la Mkakati
Lorenz anaelezea kuwa mkutano wa ROI unaweza kutazamwa kwa vipimo viwili tofauti: katika ngazi na vikundi vya washiriki:
- Shirika linaweza kuona ROI kwa kuunganisha gharama zote na kulinganisha hii na thamani ambayo inakadiriwa na shirika. Na kisha huamua faida ya kifedha ya tukio hilo. ngazi ya shirika na ngazi ya washiriki.
- ROI katika ngazi ya washiriki inaweza kupimwa kwa ngazi ya mtu binafsi na inakadiriwa thamani kwa kila mshiriki.
ProActive inashauri wateja kufuata mkakati, ubunifu mchakato wa athari, na Lorenz inapendekeza kutazama mitazamo ya kupimia. Ni muhimu sana kwa matukio makubwa:
- Uvumbuzi. Uvumbuzi unapaswa kutokea mapema katika mchakato ili wapangaji waweze kuhusisha wadau muhimu ili hatimaye kufafanua maudhui ya mkutano, wasemaji, nk. Washauri wanapaswa kuhusisha wadau muhimu ambao wanaweza kufafanua malengo ya kimkakati kwa shirika lililoshiriki tukio hilo na washiriki waliohudhuria. Inaweza kupatikana kwa kuwauliza kujaza maswali mafupi, sita hadi nane wazi.
- Utafiti wa Kabla ya Tukio. Huu ndio wakati mkutano au mpangilio wa tukio anaweza kufafanua hatua zingine za ROI na ROO. Fuatilia sampuli mpana ya walioalikwa ili kutambua masuala, wasiwasi, na mahitaji yao kwa ngazi nyingi. Hii itasaidia mpangilio kufafanua alama za kipimo kwa washiriki waliohudhuria.
- Msingi wa awali wa Mkutano-7. Hatua hii inatoa kipimo kwa mtazamo wa kisaikolojia na tabia ya mkutano kuhusu vitu vilivyotambulika wakati wa ugunduzi.
- Maarifa / ufahamu ("Najua")
- Maoni / maoni / imani ("Ninakubali")
- Hisia / mtazamo ("Nataka")
- Uwezo / ujuzi ("naweza")
- Intentions / commitment ("Mimi nitakuwa")
- Furaha ("ninafanya")
- Matokeo ya biashara / athari - ROI ("Ninatoa thamani")
- Mkutano wa Mkutano. Kwa kuelewa malengo ya wadau na mawazo ya washiriki, wapangaji wanaweza sasa kufafanua malengo muhimu kwa mkutano yenyewe na jinsi ujumbe huo utawasilishwa. Ni maonyesho gani? Je, mpango huo ni pamoja na warsha za maingiliano? Je! Sakafu ya biashara itakuwa na manufaa katika kuelimisha washiriki? Je! Zana gani utatumia kufikisha na kuimarisha ujumbe wako? Nani wanapaswa kutumika kama wasemaji?
- Shika Mkutano au Tukio.
- Uchunguzi wa Tukio la Post-Event / Benchmarks. Baada ya tukio hilo, ni muhimu kuchunguza jinsi mpango uliotolewa vizuri juu ya alama hizo zilizoelezwa kulingana na matokeo ya ugunduzi na utafiti wa kabla ya tukio. Je! Mpango huo ulibadilisha mabadiliko katika mitazamo, maoni, imani, nk? Watahudhuria watafanya mabadiliko hayo?
- Mtazamo wa Biashara wa Kufuatilia. Upimaji wa kimkakati unahitaji kuzingatia athari za muda mrefu kwenye tabia za kukutana. Hii pia ni wakati mzuri wa kutambua athari za kifedha na zisizo za fedha za programu.
Mapendekezo ya Kuboresha Mchakato wa Upimaji wa Mkutano
Lorenz inatoa miongozo sita kusaidia wasanidi wa mkutano ili kuboresha kurudi kwao kwenye matukio:
- Tumia mchakato wa mkutano kabla ya mkutano / kabla ya mkutano.
- Tathmini vipimo vya kisaikolojia, tabia na kifedha.
- Tumia kipimo cha ROI kwa mikutano mikubwa, muhimu
- Pima na kufuatilia matokeo ya mwaka kwa mwaka.
- Kuanzisha viwango vya kitaalamu na ujuzi wa wafanyakazi.
- Kuboresha kwa muda
Mapendekezo kwa Kupima Matukio Machache Masi
Kwa hakika, mpango wa kipimo rasmi wa programu binafsi utafaa kwa matukio makubwa, ya gharama kubwa. Lakini vipi kuhusu matukio yote ya biashara ambayo yamepangwa mwaka mzima - inawezekana kutumia vipimo vya tukio kwa mamia ya matukio madogo yaliyopangwa mwaka mzima?
Bila shaka.
Lorenz inapendekeza kwamba mashirika yanatambua maswali ya benchmark tano au sita ambayo ni muhimu kwa shirika. Kisha, tathmini matukio mbalimbali ili kujua kama mfululizo wa matukio ulifanya athari za kisaikolojia, tabia au ya kifedha.
Piga matokeo. Kwa mfano, ikiwa shirika linashikilia matukio 30 sawa mwaka mzima katika masoko mbalimbali na alama za sawa, hii inaweza kwa kweli kutoa hatua za ubora na kiasi.
"Kusambaza mafanikio na kujenga hatua kutoka pale," Lorenz inashauri.
Washiriki muhimu katika shirika watakuwa na mwisho wa kusema kwa jinsi gani wale waliohusika katika tukio au mfululizo wa matukio wataamua jinsi gani mikopo inapaswa kutolewa kwa wale waliosaidia kupanga matukio.