Ikiwa biashara yako ina mpango wa uwajibikaji, malipo ya gharama fulani za biashara haziwekani kulipwa kwa mfanyakazi. Ikiwa mpango wako wa kulipia biashara hauingii mahitaji ya IRS kwa mpango unaojibika, malipo haya yanaweza kulipwa kwa mfanyakazi, na kukataa kodi ya mapato ya shirikisho na kodi ya kulipa kodi lazima zifanywe kwenye malipo hayo.
Kwa kuongeza, wewe kama mwajiri lazima ueleze malipo haya kwa fomu ya W -2 ya mfanyakazi.
Mipango ya uwajibikaji inaweza kujumuisha malipo kwa gharama mbalimbali za wafanyakazi, ikiwa ni pamoja na:
- Wafanyakazi wa gharama za kusafiri , ikiwa ni pamoja na chakula na burudani,
- Ununuzi wa zana na vifaa, na
- Wafanyakazi wa gharama za ofisi ya nyumbani.
Mpango wa uwajibikaji lazima pia uhusishe utaratibu unaohitaji wafanyakazi kurudi malipo makubwa (yanayozidi kiasi cha halali) kwa mwajiri. Ikiwa mwajiri anaweka na anaweka mpango wa kujitegemea, gharama za usafiri wa wafanyakazi hazipaswi kutibiwa kama kipato cha kodi.
Mahitaji ya Mpango wa halali
Ili kuchukuliwa kuwa "mpango wa uwajibikaji" na IRS, utaratibu wako lazima ujumuishe YOTE yafuatayo:
- Gharama lazima ziwe na uhusiano wa biashara ; yaani, lazima walipwa au kulipwa wakati wa kufanya huduma kama mfanyakazi.
- Mfanyakazi lazima afanye akaunti kwa kutosha kwa mwajiri kwa gharama hizi kwa wakati unaofaa. Lazima uwahitaji wafanyakazi kukupa taarifa kamili kuhusu gharama hizi, ikiwa ni pamoja na tarehe, wakati, mahali, kiasi, na kusudi la biashara kwa gharama.
- Lazima uhitaji mfanyakazi kurejesha malipo makubwa zaidi kwa wakati unaofaa na maalum, kulingana na hali
Ikiwa mahitaji haya matatu hayajafikiwa, mpango huo umeamua na IRS kuwajibika, na gharama yoyote zinazolipwa kwa mfanyakazi kwa biashara yako zinaweza kulipwa kwa mfanyakazi.
Reimbursements ziada
Ulipaji wa ziada ni malipo makubwa kuliko kiasi cha halali. Ikiwa mfanyakazi harudi malipo makubwa zaidi kwa kipindi cha muda, kiasi hiki cha ziada kinaweza kulipwa kwa mfanyakazi. Hali ya kawaida itakuwa kesi ambayo unampa mfanyakazi mapema kabla ya kuondoka kwa safari, na gharama zake wakati wa safari ni chini ya kiasi cha juu.
Kipindi cha kuridhisha kwa kurudi kwa malipo makubwa ni kuamua na IRS kama, kwa mfano:
- Mapema yaliyotolewa ndani ya siku 30 ya wakati wa gharama
- Mfanyakazi hutoa akaunti ya kutosha ya gharama ndani ya siku 60 baada ya kulipwa au kulipwa.
- Mfanyakazi anarudi malipo yoyote ya ziada ndani ya siku 120 baada ya kulipwa au kufungwa.
- Mtumishi huyo anapewa taarifa (angalau kila robo mwaka) anaomba kurudi au uhasibu wa kutosha kwa maendeleo bora, na mfanyakazi anajikubali ndani ya siku 120 baada ya kupokea taarifa hiyo.
Kuwasilisha Mpango wa Kazi kwa IRS
Hapana, hakuna mahitaji ya kuwasilisha mpango ulioandikwa kwa IRS. Lakini unapaswa kuwa na uwezo wa kuthibitisha umeelezea mahitaji yako ya kulipa wafanyakazi kwa gharama. Utahitaji kitu kwa kuandika ili kuonyesha IRS kwamba unaelewa mpango unaojibika na kwamba unafanya biashara yako kwa mahitaji.
Kwanza, unahitaji kuweka maagizo haya kwa maandishi, kama sehemu ya mwongozo wako wa sera na taratibu za wafanyakazi .
Pili, unapaswa kuandika shughuli zote na wafanyakazi kwa ajili ya kulipa gharama zao, kuweka kumbukumbu ili kuonyesha kwamba mahitaji yote ya mpango wa uwajibikaji yalifuatwa.
Mpango wa Kazi Kuathiri na Taasisi za Biashara
Ikiwa gharama hizi zinafanywa ndani ya mpango unaojibika haziathiri moja kwa moja uwezo wako wa kukodhi gharama hizi kwa kurudi kwa kodi ya biashara yako. Lakini bado unapaswa kutoa nyaraka za kutosha kuthibitisha gharama hizi zilihusiana na biashara.
Kwa ajili ya malipo ya usafiri, kwa mfano, unaweza kupunguza gharama juu ya mstari unaofaa kwenye kurudi kwa kodi ya biashara yako. Kwa mfano, kwa ajili ya chakula na gharama za burudani, tumia mstari wa 24b wa Ratiba C (kwa wamiliki wa pekee au LLC-member's LLC).