Nini cha kufanya kabla ya kuondoka kwa likizo
Kuandaa ofisi yako kabla ya kufunga kwa sikukuu huhitaji maandalizi makini. Ujumbe sahihi utahakikisha kuwa wateja wako, wachuuzi, na wafanyakazi wanaweza kupanga mipaka karibu na kuacha, na hiyo ina maana kwamba hutahitaji kukabiliana na malalamiko mengi ya hasira kabla na baada ya kuvunja. Hiyo inapaswa kufanya kwa ajili ya likizo ya wasiwasi na kupumzika vizuri.
Hapa ni orodha rahisi ya hatua, kwa kuweka ujumbe wa kwenda-kwa-wa-likizo ili upya upya joto, ambayo itafanya likizo yako iifanye laini na yenye faida.
01 - Wajulishe Wafanyakazi, Wateja, na Wafanyabiashara
Unaweza kuwajulisha wateja kupitia tovuti yako na ujumbe wa mtumishi wa kawaida kwenye mfumo wako wa simu.
Wafanyabiashara (hususan wale ambao wana ratiba za utoaji wa mara kwa mara) wanapaswa kutambuliwa kupitia barua pepe, simu, au barua pepe ya posta.
02 - Wajulishe Usalama wa Huduma au Huduma
Wajulishe wafanyakazi wako wa usalama au huduma ya usalama kuhusu tarehe zako za kufunga zijazo. Hakikisha watoa huduma wako wa usalama kuwa na orodha ya kuwasiliana na dharura iliyo na habari za mawasiliano, ikiwa ni pamoja na namba za simu, kwa wewe na wafanyakazi wako muhimu. Wanapaswa kujua nani wawasiliane katika tukio la suala la usalama hata wakati ofisi imefungwa kwa biashara, na ni nani aliyeidhinishwa kuwa katika jengo wakati wa kufunga.
03 - Mabadiliko ya Mhudumu Msaidizi
Juma moja au mbili kabla ya kufungwa, rekodi salamu ya kihudumu kwenye simu yako ambayo inaelezea kwamba ofisi itafungwa kwa muda mrefu. Weka tarehe utakapofunga na wakati unatarajia kufunguliwa tena. Kabla ya kuondoka, rekodi salamu ya pili ya automatiska ambayo inasisitiza wakati utakaporudi na, wakati inapofaa, ambao wapiga simu wanapaswa kuongoza maswali yoyote bila kutokuwepo.
Ikiwa unatoa huduma za dharura, kama inapokanzwa na baridi, mabomba, au huduma nyingine muhimu za wateja, hakikisha kuwaambia wito wako jinsi ya kufikia huduma yako ya kujibu au simu yako ya mkononi wakati wa dharura.
04 - Arifa Huduma yako ya Kujibu
Arifa huduma yako ya kujibu ya tarehe ambazo ofisi itafungwa, na usasishe orodha yako ya mawasiliano na nambari za simu za wafanyakazi ambao watakuwa kwenye simu. Hakikisha wanajua ni nani anayewasiliana na hali fulani; hutaki mameneja wa kiwango cha juu wanafahamika katika tukio la suala la kujifungua, kwa mfano.
05 - Badilisha Sailemail Salamu
Ikiwa mfumo wako wa simu unaruhusu wafanyakazi kupata wito wa nje kwenye madawati yao, waandie kurekodi "ujumbe wa kufungwa kwa ajili ya likizo" au "salamu ya barua pepe" ya salamu ya barua ambayo inatoa wapiga habari maelezo muhimu kuhusu kufungwa. Wafanyakazi wanapaswa wawaombe wapiga simu wakati wa kurudi ofisi na nini cha kufanya ikiwa wanahitaji msaada wa haraka wakati ofisi imefungwa. Mara nyingi, hutaki wafanyakazi kutoa taarifa ya mawasiliano ya kibinafsi.
06 - Kupunguza Themostmost, Zima Vifaa vya Vifaa
Hifadhi nishati na pesa kwa kuweka au kurejesha tena thermostats yako ya ofisi wakati wa kufunga. Utashangaa kwa gharama za akiba unazoweza kuzidi, na inaweza kuwa nafasi nzuri PR; onyesha kwamba kampuni yako imejiunga na kuhifadhi rasilimali.
Unaweza pia kuokoa nishati na pesa kwa kuzima vifaa vyote vya lazima vya ofisi, ikiwa ni pamoja na taa za dawati, nakala za nakala, printers, na kompyuta.
07 - Servers ya Backup
Ikiwa una kompyuta na seva, hakikisha mzunguko wa salama unaendesha vizuri kabla na baada ya kufungwa. Kupunguza uwezekano wako wa maafa kwa kupanga ratiba yako ya ziada kwa ajili ya picha ya awali, badala ya kusubiri biashara ili kufunguliwa tena. Hii ni eneo ambalo unataka kuwa na maelekezo ya wazi kwa nani unayewasiliana na tukio la tatizo, na hakikisha kuwa huduma yako ya kujibu imeelewa vizuri.
08 - Usiondoke
Kuna vifaa vingine vya ofisi ambavyo haipaswi kufungwa, ikiwa ni pamoja na:
- Mashine ya faksi
- Simu ya simu
- Servers na mifumo ya kuhifadhi
- Vitengo vya friji
- Mifumo ya usalama