Muhimu zaidi, ni muhimu kutoa taarifa kuhusu jinsi ya kuwasiliana na mtu katika biashara wakati mbali.
Itakuwa ya kusisirisha sana kwa mteja kugeuzwa na hajui jinsi ya kuwasiliana na wewe. Haijalishi kama msimamo wako ni katika mauzo, huduma au hata maendeleo ya bidhaa. Wito wote wa wateja ni muhimu na wanahitaji kuhudhuria kwa namna ya kitaaluma.
Maudhui ya barua pepe ya kuwaonya wateja na wenzao wanajaribu kuwasiliana na wewe kupitia barua pepe lazima iwe sawa na maudhui ya ujumbe wa sauti ambao utawasalimu wapiga simu. Ikiwa unatumia Outlook 2010 na umeshikamana kupitia seva ya Microsoft Exchange, kwanza bofya kwenye kichupo cha Faili, kisha bofya icon ya Automatic Replies.
Hii itaanza mchakato wa kuundwa kwa barua pepe ya muda mfupi ambayo imetumwa kwa wote waliotuma barua pepe wakati upo nje ya ofisi. Jibu la moja kwa moja linatumwa kwa sababu umewawezesha ujumbe huu wa muda mfupi. Orodha ya hatua na hatua ya maelekezo kwa kuunda barua pepe hii inaweza kutazamwa hapa: Nje ya barua pepe ya Ofisi ya Outlook Exchange
Ikiwa haujaunganishwa kupitia salama ya Microsoft Exchange, mchakato huo ni tofauti kidogo kwa sababu hakuna icon "Automatic Replies" kwenye aina hizi za akaunti za barua pepe. Mwongozo wa hatua kwa hatua ili kuunda aina hii ya barua pepe kwa watumiaji wasio Exchange inaweza kutazamwa hapa: Nje ya Ofisi kwa wengine wote
Hatua inayofuata ni kuunda maudhui ya barua pepe ambayo itatumwa kwa wote wanaokutuma barua pepe wakati ukiwa mbali na ofisi. Barua pepe hii inapaswa kuonyesha wakati utakapoondoka katika ofisi, jinsi gani unaweza kufikiwa wakati wa kutokuwepo kwako (kama inafaa) na nani katika biashara ya kuwasiliana badala yako ikiwa hutaki kufikia wakati wako mbali na ofisi.
Mfano:
Hello,
Asante kwa barua pepe yako. Mimi sasa niko nje ya ofisi na nitarudi Jumatatu, Desemba 1. Nitakuwa na upeo mdogo wa barua pepe wakati huu, hivyo jibu langu labda limechelewa kidogo. Ikiwa unahitaji msaada wa haraka, tafadhali tuma barua pepe kwa msaidizi wangu, Barbara Colson. Anwani yake ya barua pepe ni bcolson@xyz.com.
Furaha za Likizo!
Shahira
Microsoft inatoa templates na mifano nyingine ambayo inaweza kupatikana hapa: Nje ya templates Ofisi na mifano. Usisahau kuzima ujumbe huu wa muda mfupi unaporejea kwenye ofisi, vinginevyo, mtu yeyote ambaye ana barua pepe baada ya kurudi kwenye ofisi ataendelea kupokea ujumbe huo huo.
Kwa sasa kuwa umefanya barua pepe inayoondoka, uundaji wa ujumbe wa sauti unaojitokeza unaofanana, ambao unakubali wito wako wote ni rahisi. Tumia maneno sawa kutoka barua pepe, rejelea ambao wanapaswa kuwasiliana na ukosefu wako na hali wakati utarejea.
Kwa ujumbe wa sauti, ni muhimu kutoa nambari ya simu ya mtu, badala ya anwani yao ya barua pepe.
Mfano:
Hello,
Umefikia dawati la Shahira Raineri. Tafadhali sikiliza ujumbe huu wote. Nitakuwa nje ya ofisi mpaka Jumatatu, Januari 5. Ikiwa unahitaji msaada wa haraka, tafadhali piga simu msaidizi wangu, Barb Colson. Namba yake ya simu ni 212-555-xxxx.
Ninatarajia kuzungumza na wewe nitakaporudi. Asante.