Rekodi za kampuni ni kumbukumbu za shirika la Marekani linalohitaji kuweka ili kuonyesha kwamba inafanya kazi kwa namna inavyotakiwa na Utumishi wa Mapato ya ndani na sheria za serikali ambazo biashara hiyo imeingizwa (kuundwa kama shirika la kampuni ya kampuni).
Kwa nini Kumbukumbu za Kampuni Zinahitajika?
Rekodi za shirika zinahitajika kuonyesha kwamba shirika linatenda kazi ipasavyo kama Inavyotakiwa na Huduma ya Ndani ya Mapato, kuonyesha kwamba shirika ni chombo tofauti na kudumisha ngao ya ushirika kutoka kwa dhima.
Kitabu cha Taarifa cha Kampuni ni nini?
Mashirika mengine yana kumbukumbu za ushirika "kitabu" ambacho kinajumuisha nyaraka zote zinazohitajika. Katika hali nyingine, rekodi za ushirika zinachukuliwa mtandaoni au katika baraza la mawaziri. Kumbukumbu zinapaswa kuwa katika sehemu moja na inapatikana ikiwa Huduma ya Mapato ya Ndani inadhibiti shirika lako.
Unaweza pia kuweka rekodi zako za ushirika "katika wingu," lakini kumbukumbu hizi zinaweza kujumuisha habari za siri na taratibu za wamiliki, hivyo hakikisha salama yako imefungwa. Susan Ward, Biashara Ndogo-Canada Mtaalam, ana makala kubwa kuhusu usimamizi wa hati ambayo inaweza kukusaidia na mradi huu.
Kumbukumbu za Kampuni ziliundwaje? Nani anaweka Kumbukumbu za Kampuni?
Rekodi za kampuni zinazalishwa na bodi ya wakurugenzi wa shirika lako. Bodi hujenga nyaraka kama vile makala yako ya kuingizwa na ripoti ya kila mwaka. Bodi pia inajenga na kuhariri nyaraka kama vile mwendo na dakika wakati wa mikutano ya bodi.
Katibu wa ushirika mara nyingi huteuliwa kuweka kumbukumbu zote za ushirika. Bila shaka, rekodi zote zinapaswa kusainiwa, na hatua zozote zilizochukuliwa zinapaswa kuwa na nyaraka. Ikiwa kampuni ina hisa za hisa, katibu wa ushirika (kawaida ofisi ya mtu huyu) anaendelea kufuatilia rekodi za umiliki wa hisa.
Katibu wa ushirika pia anapiga simu katika mkutano wa kila bodi, akibainisha wanachama wa bodi ambao wanapo na hawapo.
Kuweka rekodi ya Maazimio ya Bodi
Bodi za mashirika zinaidhinisha sera na maazimio ya jumla (maamuzi), na hawana kushiriki katika uamuzi wa siku hadi siku wa biashara. Moja ya shughuli muhimu zaidi ya bodi ya ushirika ni kufanya maamuzi. Maamuzi ni kimsingi nyaraka kwamba maamuzi ya bodi ya rekodi. Maazimio ya kampuni yanaweza kufanywa juu ya mambo mengi, ikiwa ni pamoja na:
- Kumbukumbu za shughuli kubwa za shirika
- Vidokezo vya mikataba
- Kumbukumbu za kuuza au ununuzi wa mali halisi (ardhi na majengo)
- Kuajiri au kupoteza kazi kwa idadi kubwa ya wafanyakazi
- Kupanua kwenye soko jipya au eneo jipya
Maamuzi haya yote, na zaidi, lazima yameandikwa.
Nini Kumbukumbu Zinazopaswa Kuwa Pamoja?
- Makala yako ya Uingizaji na makala yoyote yanayobadilisha hati hii. Nyaraka hizi zimewekwa na hali yako, lakini bado unahitaji nakala ya awali na mabadiliko yote.
- Kanuni za Kampuni . Sheria hizi ni kanuni za kuongoza zinazoongoza kazi ya bodi ya wakurugenzi. Sheria hizi zinajumuisha majukumu ya afisa wa ushirika , habari kuhusu mkutano wa kila mwaka, na jinsi bodi inaweka sera na kura.
- Dakika ya mkutano wote wa mbia na mkurugenzi, ikiwa ni pamoja na mkutano wa kila mwaka
- Ripoti za kila mwaka
- Usajili wa hisa kwa kuweka wimbo wa shughuli za hisa na umiliki wa hisa.
- Biashara ya biashara na maazimio ya ushuru
- Maazimio ya kukodisha na kuteuliwa
- Mkurugenzi Maamuzi ya migogoro ya maslahi
- Maazimio ya mikopo na kwa shirika
- Maazimio kuhusu faida ya mfanyakazi na mipango ya kustaafu
- Stock dividend maazimio
Fuata Sheria ya Nchi katika Kuunda Bodi Yako na Kuweka Kumbukumbu
Unapounda shirika lako, unahitaji kuangalia na hali yako ili uhakikishe kuwa unafuata miongozo ya serikali kwa kupanga na kuendesha shirika lako. Mataifa yote yana kanuni maalum zinazoongoza mashirika. Angalia na katibu wa hali yako ya serikali au na wakili wako kwa habari zaidi.
Rudi kwenye Orodha ya Uanzishaji wa Shirikisho