Hatua za Kupata Hifadhi ya Tukio la Perfect
Kwa kuzingatia kwamba tayari umetambua aina ya tukio unalopanga na kusudi lake, kuna mambo mengine mengi yanayopaswa kuzingatiwa unapoanza mchakato wa kuchagua eneo hilo.
Ifuatayo njia hii ya barabara itasaidia kukuongoza kupitia hatua katika kuchagua nafasi ya tukio kamili.
Tambua wasikilizaji wako wa Target na ujue Orodha ya Wageni
Wakati wa kupanga nafasi ya tukio, moja ya vipande muhimu zaidi vya habari unapaswa kujua ni nani wageni wako watakuwa na ni wangapi unatarajia kuhudhuria. Ingawa aina ya tukio litawajulisha uchaguzi wa ukumbi, mojawapo ya sababu kubwa zaidi za nafasi ya tukio ni uwezo wake. Hakikisha kuwa unajua angalau makadirio sahihi (inaweza kuwa mbalimbali) ya idadi ya wageni kama hii itafungua kwa haraka njia zako za mahali. Unapaswa pia kuzingatia watazamaji wako. Hakikisha kwamba eneo hilo halionyeshe tu tukio hilo bali ladha na matarajio ya wageni.
Tambua tarehe za Tukio
Angalia kalenda yako kwa sababu muda utaathiri maamuzi mengi, ikiwa ni pamoja na eneo lako la uchaguzi. Baada ya orodha ya wageni wako, tarehe ya tukio lako itakuwa sababu ya upeo inayofuata.
Kulingana na tukio la aina gani unayopanga, unaweza kupata kwamba iwe lazima uwe na mabadiliko na tarehe yako ya tukio ili kupata mahali unayotaka au utakuwa na kubadilika na uchaguzi wako wa mahali ili kupata tarehe unayotaka. Unapaswa kuanza kupanga mipango kujua ambapo wewe au mteja ni rahisi.
Hapa kuna baadhi ya maswali ya kuzingatia:
- Wapi wageni wako huenda wapate kuhudhuria kulingana na ratiba zao?
- Ambapo gani ina nafasi sahihi na inapatikana kwa nyakati hizo?
- Ni wakati gani bora wa timu yako ya usimamizi kushikilia tukio?
Tathmini Bajeti Yako
Kwa bajeti iliyo wazi, mtu yeyote anaweza kupanga tukio kubwa na kuwa na uteuzi usio na kipimo wa uchaguzi wa mahali. Lakini zaidi ya uwezekano, rasilimali zako za kifedha ni mdogo na unapaswa kuwa na ufahamu tangu mwanzo wa mapungufu yako ya kifedha - hata kama bajeti ya tukio lako ni rahisi ya makadirio ya mpira au alama. Mpangaji wa tukio anaweza kupanga mpango mzuri ndani ya bajeti nzuri.
- Je, kumbi zimeanguka ndani ya vigezo vya bajeti yako kwa gharama, nafasi za kiufundi na upishi?
- Je, umezungumzia kiwango cha huduma bora na umeonyesha thamani ya jukumu lako?
- Je! Umeruhusu kubadilika kwa bajeti yako ikiwa gharama za bidhaa za mstari zinazidi mpango?
Kuweka Nje Maeneo Ya Mbalimbali
Mara baada ya nambari ya orodha ya wageni na tarehe inayowezekana ya tarehe ni nyembamba, ni muhimu kutambua mahali ambapo tukio hilo lingeweza kufanyika. Hoteli na tukio au vituo vya mkutano ni baadhi ya nafasi za tukio maarufu zaidi kwa matukio ya ushirika na mapokezi ya harusi, lakini sio chaguo pekee.
Hii ni wakati wa kuwa na ubunifu katika kufikiri kwako. Fikiria yafuatayo:
- Kulingana na mada ya mkutano wako, ni vitu gani vitatu vyema vinakuja akilini?
- Wageni wako wapenda wapi kuhudhuria mkutano huu?
- Je, itakuwa rahisi zaidi kwa wageni wako?
- Nyingine isipokuwa hoteli, ni sehemu gani zisizotarajiwa zinaweza kuongeza kiwango cha RSVP?
Pata Aina ya Tukio la Mahali
Ukumbi unaochagua lazima uwe na nafasi inayofaa kwa aina ya tukio unalopanga. Je! Tukio lako linahitaji sakafu ya ngoma? Je! Unahitaji mfumo wa PA? Nini kuhusu podium ya msemaji au skrini ya projector? Ni aina gani ya kuanzisha meza unayohitaji? Mbali na kuzingatia aina hizi za maswali, hapa ni baadhi ya maswali ya juu ya mipango ya ukumbi kujiuliza:
- Je, mahali pa tukio hupata vigezo maalum vya programu yako au tukio?
- Je! Eneo hilo linaweza kukuza uzalishaji wako, burudani, A / V, sauti, na mahitaji mengine ya kiufundi?
- Je! Hali ya kituo inaonyesha viwango vya juu vya shirika lako?
Fikiria Huduma za Vituo na Vikwazo
Mbali na kutafuta aina sahihi ya nafasi ya tukio, utahitaji kuangalia aina za huduma zingine zinazotolewa na eneo hilo na kuamua thamani yao kwenye tukio lako. Sehemu zingine pia zita orodha ya wachuuzi ambayo unapaswa kufanya kazi ili kupata wachuuzi au wauzaji kwa huduma zingine. Mahali mengine yana vikwazo vya mapambo au mambo mengine kwenye tukio hilo. Baadhi ya maswali ya kuuliza ni pamoja na:
- Je, mahali hapa hutoa chaguzi nzuri za maegesho au valet?
- Je, mahali hapa hutoa usalama?
- Je, mahali hapa hutoa huduma za ziada kama upishi, mipango ya maua, kodi za kitani na meza, nk?
- Je! Mahali hapa kuna kuanzisha na kusafisha wafanyakazi?
- Je, mahali hapa huzuia kile wachuuzi wengine ambao unafanya kazi nao?
- Je, eneo hili lina chakula cha chini cha chakula na kinywaji?
Fikiria Idhini ya Mahali
Sifa ya ukumbi wa huduma ni muhimu. Hii mara nyingi ni tofauti kati ya kufanya tukio lzuri na kuzalisha tukio kubwa. Njia ya ukumbi itaweka vifaa, wafanyakazi, na wateja wake daima kukumbukwa. Ili kupata maana ya thamani ya eneo la ukumbi, fikiria maswali haya:
- Uwezo wa meneja wa mkutano, meneja wa upishi, au chef mkuu?
- Je, usimamizi utawatendea kama mteja wa VIP au kama moja ya programu nyingi?
- Ni kiasi gani cha kubadilika ni eneo ambalo hupenda kupanua kwako?
- Je, wao wana ushuhuda au mapitio inapatikana?
- Je, eneo hilo hutoa picha kutoka kwenye matukio sawa na yako?
Ratiba Mtazamo wa Ziara
Isipokuwa vifaa na wakati wa kuzuia kabisa, kila mpangilio wa tukio anapaswa kufanya ukaguzi wa tovuti kabla ya kuambukizwa mahali popote. Picha inaweza kuwa na manufaa sana, lakini kuna mambo mengi ambayo yanaweza kupimwa tu kwa mtu. Uliza ziara ya ukumbi ikiwa ni pamoja na kila kitu kutoka kwa maegesho hadi mlango na nafasi ya tukio kwa bafu. Utafurahi ulivyofanya!
Ongeza Mapendekezo ya Mteja
Mwishoni mwa siku, wapangaji wa tukio wanapaswa kutoa mapendekezo yao ya mahali kwa mteja wao (ikiwa ni kuwa mteja wa ndani kama watendaji wa kampuni au usimamizi au mteja wa nje) na kupata vibali. Swali pekee kujiuliza kwa upande wa mteja wakati wa awamu ya kupanga nafasi ni mteja atakubali mapendekezo yangu? Ili uweze kujibu swali hilo kwa ujasiri fulani, lazima uhakikishe kuwa unatambua matarajio ya mteja na mapendekezo tangu mwanzo.