Haianza Kuanza Mapema
Upangaji ni adui yako. Hii ni moja ya makosa ya kawaida ya kupanga tukio unayotaka kuepuka.
Kushindwa kuanza mchakato wa kupanga tukio mapema kunaweza kusababisha matatizo mengi chini ya mstari. Mara tu tarehe ikichaguliwa na una upeo wa jumla wa tukio lako na bajeti, fika kufanya kazi. Hoteli na maeneo mengine ya kitabu cha mapema ili kuwa salama hivi karibuni iwezekanavyo. Kushindwa kufanya hivyo kutafungua uchaguzi wako wa ukumbi na utakuwa, kwa bahati mbaya, kushoto na eneo lolote linapatikana. Wasemaji wa wageni na burudani za moja kwa moja pia huchukua njia ya kuingia mbele ya tarehe halisi ya tukio. Mara tu tarehe yako ya tukio iko salama, fanya utafiti wako na unapoamua juu ya mtendaji wako wa chaguo, pata mkataba saini mara moja.
Kujiandaa na orodha ya ugizaji wa tukio ni kazi nyingine ambayo inapaswa kushughulikiwa mara moja. Kwa kupangia hatua zote katika utaratibu wa mipangilio ya tukio, kuamua wakati wanapaswa kukamilika, na kuendeleza ratiba kwa kila mmoja, utakuwa na mwongozo muhimu wa kuanza na kukuweka kwenye ufuatiliaji.
Kuanza kuchelewa ni mojawapo ya makosa ya kawaida ya kupanga tukio.
Si Checking kwa Matukio ya Kushindana
Je! Umewahi ratiba tukio lako tu kujifunza - mara tu mchakato wa mipango ulianza na tarehe ya tukio imetumwa - kwamba kuna tukio lingine la kushindana siku moja? Tukio moja tu litavutia umati wa watu hivyo usifanye nafasi yako na kuvuka vidole ambavyo wale walioalikwa watachukua tukio lako.
Epuka hali kabisa.
Fanya bidii yako na uangalie migogoro ya tukio kabla ya kuchelewa. Angalia ratiba ya mikusanyiko ya viwanda (wote kubwa na ndogo), ukaribu na likizo, matukio makubwa ya michezo na mikusanyiko ya mitaa ambayo inaweza kuharibu wale wanaoendesha gari kwenye tukio hilo. Ukiwa umeamua tarehe ya tukio lako, pata neno kwa wageni wako. "Weka tarehe" za arifa na "Matukio Yanayojaayo" orodha huwapa wale walio na hamu ya kuandika tukio lako kwenye kalenda zao.
Si kuthibitisha Wachuuzi
Mkataba mkataba wa muuzaji ni mkataba wa kisheria na inakupa kitu kwa kuandika ili kushikilia muuzaji anayehusika na huduma watakayotoa. Hata hivyo, haifanyi chochote kwako wakati wa tukio hilo unapotambua kuwa muuzaji ni hakuna-show. Mkataba wa tukio hilo kwa mkono hauwezi kutumikia chakula kwa wageni wako wenye njaa au kutoa meza na viti kwenye mpira wa bluu. Thibitisha kwa kila muuzaji si mara moja, lakini mara mbili. Ndiyo, mara mbili . Thibitisha kupokea mkataba wako uliosainiwa wakati wote unakubaliana na masharti. Thibitisha tena kabla ya tukio hilo. Hii sio mazungumzo ambayo utakuwa na maelezo juu ya utoaji wa chakula au mapambo; hii ni kufuatilia mahsusi ili kuhakikisha kuwa tukio lako bado lina kalenda yao.
Wafanyabiashara wa matukio husajili matukio mengi na ni rahisi sana kwa makaratasi yako kupotea katika kusubiri au kufutwa na mtu mwingine katika kampuni. Kwa hiyo uhakikishe kwamba haitoke kwa kurudi nyuma kwao ili uingie na kuthibitisha kuwa tukio lako na maelezo maalum kuhusu tarehe, wakati na huduma zitatolewa ni kweli kwa ratiba yao. Na uendelee kupata mkataba wa muuzaji.
Sikuwa na "Mpango B"
Kuwa na mpango wa dharura ni lazima kwa tukio lolote lakini hasa kwa ajili ya matukio hayo yanayopangwa kufanyika nje. Hali za hali ya hewa haitabiriki na kama upepo, mshauri nzito wa upepo au dhoruba ya mvua ya mvua ya mshtuko unatishia kufuta tukio lako, uwe na mpango wa kuhifadhi. Tarehe ya mvua, maeneo ya tukio la mbadala, na ratiba ya shughuli zilizobadilishwa ni chaguo zote kama tukio lako la nje - au sehemu yake - lazima lihamishwe ndani ya nyumba.
Mbali na kuandaa hali ya hali ya hewa, hali nyingine isiyo ya kawaida pia inaweza kushughulikiwa kabla ya muda. Utoaji wa nguvu unaweza kupunguzwa kwa kuwa na jenereta kwenye tovuti. Maegesho ya kuongezeka yanaweza kuhamishiwa kwenye eneo lingine, lililopangwa kabla. Masuala yenye upatikanaji wa chumba cha hoteli yanaweza kutatuliwa kwa kuweka vyumba vingine vya ziada kwenye hifadhi ndani ya kuzuia hoteli yako. Fikiria maalum ya tukio lako na fikiria kwa maeneo ambayo yanaathirika zaidi na maswala yanayotokana. Kwa kupanga mbele na kuendeleza matukio mbadala, unaweza kuepuka makosa ya gharama kubwa zaidi ya mipango ya tukio.
Si Msaada wa Msaada Mno
Linapokuja kuajiri wafanyakazi wa tukio, zaidi ni bora. Itakulipa pesa zaidi lakini inaweza kuhifadhi tukio lako. Fanya picha hii: hifadhi ya magari ambayo inasubiri kuingia kura ya maegesho wakati wahudumu wa maegesho wanajaribu kuendelea. Mstari wa wageni waliofadhaika wanasubiri kuagiza kinywaji kama seva moja inakabiliwa na mahitaji. Wafanyakazi wa usajili wa matukio wamezidi kuzikwa na idadi kubwa ya wageni waliokuja, wakiacha wasafiri waliogopa wakisubiri muda mrefu sana kuingia. Unapata wazo. Kuwa na wafanyakazi wa tukio la ziada ili kusaidia wakati wa busy, kutoa huduma ya ziada kwa maeneo yaliyohitajika, kutatua matatizo yanayotokea, au uwepo wa kukaribisha kwa wageni wanaokuja na maswali inaweza kuongeza tukio lako kutoka kwenye tukio lzuri kwenye tukio la ajabu.
Wakati wa kukodisha watumishi wa tukio , tazama watumishi hao wenye ujuzi wa kufanya kazi ya aina ya tukio unalopanga. Kuajiri wataalamu tu, wafanyakazi wa kupendekezwa sana. Kuwafundisha juu ya nini tukio lako ni kuhusu, wageni ambao watahudhuria, matarajio yako, na ambao wanafikiri wao wanapaswa kuwa na swali au shida. Wafanyakazi wa matukio - ingawa hutolewa na muuzaji wa nje - wanawakilisha na biashara yako ya kupanga tukio. Kukutana hasi na wafanyakazi wa tukio wataishi katika kumbukumbu ya wageni na mteja na wanaweza kuvuta hata matukio yaliyopangwa vizuri zaidi.