Je! Ni chaguzi gani za kuanzisha mfumo wa kuendesha gari kwa biashara yangu?
Kazi za kampuni zinazidi kuwa za mkononi, na wafanyakazi zaidi wanaendesha gari kwa kila siku.
Una njia mbili za biashara yako : mpango wa meli ya magari inayomilikiwa na kampuni, au mpango wa kulipa kwa wafanyakazi ambao huendesha magari yao wenyewe.
Programu ya meli (magari inayomilikiwa na kampuni) ni chaguo la kuvutia kwa waajiri ambao wanahitaji kutoa usafiri kwa kazi maalum, kama malori ya huduma, vans, magari ya utoaji, au wale wanaohitaji vifaa vingine. Mpango wa meli hupa udhibiti wa biashara yako na uangalizi wa mambo kama bima na gari ya kipaji na uwezo wa kuchagua vifaa vya gari ambayo kampuni inapata muhimu. Hizi ni pamoja na vipengele kama vile alama ya ushirika, vipengele vya usalama na telematics ili kupata ufahamu wa 24/7 ambapo wapi magari yao yanapatikana na yanaendeshwa.
Programu ya kulipa kwa wafanyakazi ambao wanaendesha magari yao wenyewe hutumiwa na makampuni ambayo hayahitaji magari maalum au malori kwa wafanyakazi wao, kama vile mauzo na biashara za huduma.
Reimbursement hutoa kubadilika na uchaguzi kwa wafanyakazi, inahitaji utawala wa ndani chini, na hauhitaji gharama za juu au kukimbia juu ya mji mkuu.
Nini muhimu katika kuamua ni mfumo gani wa kutumia?
Bila kujali mfano - meli au malipo - unahitaji kulipa wafanyakazi vizuri kwa ajili ya matumizi ya biashara yanayohusiana na magari yao, au kukabiliana na matokeo, kama ukaguzi wa gharama kubwa wa IRS, au mbaya zaidi, mashtaka ya darasa .
Kwa mpango wa meli, jiulize kusudi la msingi kwa programu - kama perk mfanyakazi (faida) au kutoa mahitaji ya biashara yako 'usafiri. Ikiwa lengo lako la msingi ni kutoa chombo cha biashara, inapaswa kukuwezesha kupunguza gharama za meli kwa kurejesha gharama zinazohusiana na matumizi ya kibinafsi ya wafanyakazi.
Kwa mpango wa kulipa, unaweza kuchagua aidha ya gorofa ya fedha, programu ya senti-kwa kila mile, au kiwango cha kiwango cha IRS mileage ili kuwalipa wafanyakazi wao. Lakini chaguo hizi tatu zinaweza kusababisha makampuni kupoteza maelfu ya dola kwa kila mfanyakazi kila mwaka kwa sababu hawana hesabu kwa usahihi gharama za kila dereva, kama vile bei za gesi tofauti na idadi ya maili inayotumika.
Nini FAVR na kwa nini ni mbadala bora kwa ajili ya kulipa mileage?
FAVR ni utaratibu wa mapato ya IRS ambayo huwapa wafanyakazi wasio na kodi kwa gharama za kudumu na za kutofautiana zinazohusiana na kuendesha gari kwa biashara. Gharama zisizohamishika zinaweza kujumuisha ada ya bima, leseni na usajili, wakati gharama za kutofautiana zinajumuisha mafuta na matengenezo.
FAVR ni suluhisho sahihi zaidi la kulipa kwa sababu hutoa malipo ya kawaida kwa mfanyakazi kila simu kulingana na gharama za ndani za mtu na biashara ya mileage, ambayo inaweza kutofautiana mwezi kwa mwezi.
Lakini, kurekodi kwa usahihi gharama zote za kudumu na za kutofautiana zinaweza kuwa ngumu kusimamia - ndiyo sababu waajiri wengi hawatumii.
Waajiri wengi huchagua nafasi ndogo za gari za gorofa kama "ukubwa mmoja unaofaa" wote ($ 500 kwa mwezi kwa mfanyakazi, kwa mfano). Lakini njia hii haina kuzingatia ukweli kwamba hakuna safari mbili za biashara ni sawa, hivyo hakuna wafanyakazi wawili wanapaswa kulipwa kiasi sawa. Rejea ya programu ya senti ya kila kilomita ni nzuri zaidi lakini bado haija sahihi.
Kwa nini kiwango cha kiwango cha miezi ya IRS sio mbadala bora zaidi?
Makampuni mengi hutumia kiwango cha miili ya biashara ya IRS kuhesabu kile mfanyakazi kila mmoja anapaswa kulipwa. Lakini kiwango cha IRS si kiwango cha kulipa kodi kwa sababu inategemea gharama za wastani za kitaifa za kutumia gari wakati wa mwaka uliopita .
Kiwango cha IRS ni kiwango cha wastani cha gharama kwa kutumia data ya miaka iliyopita, si kiwango halisi cha kulipa. Wafanyakazi wanaweza kutumia zaidi juu ya usafiri kuliko wanapolipwa, au wanaweza kulipwa zaidi kama bei za gesi zimeanguka - na hakuna marekebisho yanayofanyika kwa nini wanapwa kulipwa kwa sababu ilikuwa msingi wa nambari za mwaka jana.
Makampuni mengi yamepoteza nini linapokuja suala la gorofa za gorofa dhidi ya kulipa?
Mikopo ya gari la gorofa sio haki tu linapokuja kulipa wafanyakazi wanaoishi katika maeneo tofauti. Kwa mfano, mfanyakazi mmoja anaweza kuishi katika eneo ambalo bei ya gesi ni senti 12 za bei nafuu kuliko bei katika mji unaofuata juu ya mahali ambapo mfanyakazi mwingine anaishi. Pia, gharama za kusafiri kwa biashara , kama vile bei ya malipo ya bima ya gari na kodi, hutofautiana sana na mahali.
Gharama nyingine za kuendesha gari zinatofautiana. Kwa mfano, malipo ya bima ya gari hutofautiana sana na serikali, kutoka $ 825 huko Charlotte, North Carolina hadi $ 3,150 huko Detroit, Michigan. Kodi ya $ 21,000 ya sedan ya gharama ya $ 249 huko Nevada, bado inaweza gharama zaidi ya $ 1,689 huko Rhode Island. Gharama za kila mwaka za kutengeneza si sawa katika kila hali, ama, wastani wa $ 393 huko New Jersey lakini $ 270 tu katika Vermont. Kulipa kiwango cha gorofa sawa kwa wafanyakazi wanaoishi katika maeneo tofauti hupuuza tofauti hizi kabisa.
Kwa sababu misaada ya gari hutendewa kama fidia, pia huweza kulipwa kwa mwajiri wote anayepa kodi ya FICA (Usalama wa Jamii na Matibabu ya Matibabu), na mfanyakazi anayepa kodi FICA na kodi ya mapato. Hii inamaanisha kwamba kampuni hulipa kiasi cha malipo ya gari pamoja na mchango wa kodi ya FICA, wakati mfanyakazi anachukua nyumbani kiasi cha malipo ya gari, kodi ndogo ya mapato na mchango wao wa FICA. Katika hali ya kulipa kodi isiyo ya kodi l kama FAVR, mfanyakazi "huenda nyumbani" hasa kiasi ambacho mwajiri anajipa.
Makampuni gani hufanya makosa katika malipo ya matumizi binafsi ya gari la meli?
Waajiri wengine wanaruhusu wafanyakazi wao kutumia magari ya meli inayomilikiwa na kampuni kama perk ya matumizi yao ya kuendesha gari. Lakini, ungepanga kushangazwa na kampuni ngapi hazitambui matumizi haya ya kibinafsi yanaweza kulipwa kwa mfanyakazi. Makampuni pia hawana njia nzuri ya kuhesabu kiasi cha kila dereva anapaswa kushtakiwa kwa faida hii inayoweza kutolewa.
Mara nyingi mashirika yanadai tu kiasi gorofa kufunika matumizi ya kibinafsi katika madereva yao yote, bila kujali wangapi maili binafsi wanayoendesha. Hii inaweza kufanya kazi kuwa fedha kubwa kwa wafanyakazi ambao hutumia magari ya meli mengi sana kwa matumizi ya kibinafsi. Lakini wafanyakazi ambao huendesha magari ya meli kwa madhubuti kwa ajili ya matumizi ya biashara na kuweka magari yao wenyewe kwa ajili ya matumizi ya kibinafsi nje ya hali ya kazi inaweza kuwa overloaded haki.
Je! Kinachotokea kama biashara haina kulipa usahihi wafanyakazi wake?
Kulipia wafanyakazi kwa gharama nafuu kwa gharama za kuendesha gari zinazohusiana na biashara hulazimisha maelfu ya makampuni mengi kila mwaka (dola za dola 3,000 kwa kila mfanyakazi kila mwaka, kama ilivyohesabiwa na Motus). Hata hivyo, hii sio ikilinganishwa na gharama za mashtaka ya hatua za darasa. Katika miaka ya hivi karibuni, wafanyakazi wamefanikiwa kwa waajiri wao kwa kiasi cha dola milioni 7 za kulipa fidia kwa vitendo vya kulipia usawa. Katika hali ya California, mashitaka haya yamekuwa ya utawala wa haraka, sio ubaguzi, kwa sababu sababu ya Kanuni ya Kazi ya California 2802 ni kali sana.
Msimbo wa California unahakikisha kwamba "Mwajiri atastahili kumzuia mfanyakazi wake kwa matumizi yote ya lazima au hasara zilizofanywa na mfanyakazi kwa matokeo ya moja kwa moja ya kutekeleza majukumu yake." Hii ilikuwa kawaida kutafsiriwa na waajiri kama ni mdogo kwa gharama za vifaa au vifaa vya kutumika kwenye kazi, lakini sasa hutumiwa zaidi na zaidi katika kesi za malipo ya mileage (mfano wa Radio Shack na Toys "R" Us).
Programu za Fleet pia zinakuja na changamoto zao wenyewe wakati wa kujaza kwa usahihi watumishi kwa matumizi binafsi ya magari haya. Matumizi ya kibinafsi ya magari ya kampuni lazima yameandikwa kwa usahihi na wafanyakazi watapelekezwa nyuma kwa matumizi ya kibinafsi. Chini ya taarifa ya mileage ya kibinafsi inaweka makampuni katika hatari ya ukaguzi wa gharama nafuu za IRS na inaweza kulipa kampuni katika malipo ya malipo yaliyokosa.
Nini rasilimali ambazo zinaweza kusaidia biashara yangu?
Biashara yako inaweza kutumia teknolojia hiyo inayowezesha eneo jipya la kazi la digital ili kufuatilia gharama za biashara za mileage. Hapa kuna mifano:
- Vifaa vyenye vifaa vya GPS vinavyowezeshwa na kuhifadhi habari za usafiri wa biashara ya mfanyakazi
- Programu za Simu za mkononi ili kuhamasisha kufuatilia mileage ya mfanyakazi na kuandika kwa usahihi kwa biashara ya kila mfanyakazi, safari, na maili binafsi.
Pamoja na maombi sahihi ya simu na jukwaa la programu, unaweza kuondoa kazi za mwongozo kwa madereva ili kuongeza tija, kupunguza gharama, na kuhakikisha kufuata IRS - wakati wote kupata ufahamu juu ya tabia za kuendesha gari na ufanisi wa kazi ya simu.