Kuhifadhi hesabu katika kampuni ya biashara ni msingi wa mfumo wa uhasibu wa kampuni. Wafanyabiashara ni wajibu wa kurekodi na kugawa shughuli za uhasibu wa kampuni ya biashara na mbinu zinazohusisha kurekodi shughuli hizo.
Ikiwa wewe ni mmiliki wa biashara ndogo, huenda unapaswa kuanzisha mfumo wako wa uhasibu au unapaswa kukodisha mtu kuifanya kwako. Ikiwa wewe ni wa kujitegemea na ni biashara ya mtu mmoja, utaifanya mwenyewe. Ikiwa unajiri wafanyakazi na wanatarajia kukua kwa kiasi kikubwa, unaweza kuajiri mtawala kushughulikia usimamizi wako wa kifedha na uhasibu. Ikiwa biashara yako itaongezeka lakini unatarajia ukuaji wa polepole, unaweza kuajiri tu mhasibu au mkulima ili kushughulikia mfumo wa uhasibu.
Mhasibu anafanya nini?
Ambapo mtunzaji wa kumbukumbu anaweka na kugawa shughuli za kifedha za kampuni hiyo, mhasibu anachukua hatua zinazofuata na kuchambua, kitaalam, ripoti, na kutafsiri maelezo ya kifedha kwa kampuni.
Mdhibiti anafanya nini?
Mdhibiti ni kweli mkuu wa kampuni ya uhasibu. Yeye anajibika kwa kuanzisha na kudumisha mfumo wa uhasibu wa kampuni. Mdhibiti anajibika kwa uhasibu wa kifedha na usimamizi; kwa maneno mengine, kukabiliana na data ya uhasibu wa kampuni kwa namna inayofaa na yajibu. Mara nyingi mtawala anaajiriwa kama biashara inapata zaidi.
Kuhifadhi Kitabu na Bila Programu ya Kompyuta
Mafunzo haya kwenye uhifadhi wa vitabu hufundisha uhifadhi wa msingi bila kutumia programu ya kompyuta. Kwa nini unahitaji kujua kwamba tangu kuna mipango mingi ya kompyuta huko nje unaweza kutumia? Je! Umewahi kusikia neno hilo, "Taka ndani, takataka nje?" Unaelewa uhifadhi wa msingi baada ya unayoingia kwenye programu ya kompyuta ili kuingia kwenye taarifa sahihi. Mafunzo ya baadaye yatashughulika na kutumia programu ya kompyuta kushughulikia uhifadhi wa shirika lako.
01 - Unapaswa kutumia Uhifadhi wa Uhifadhi wa Single au Double?
Ikiwa kampuni yako ni ya ukubwa wowote na utata, utahitaji kuanzisha mfumo wa uhifadhi wa kuingia mara mbili. Majina mawili, angalau, yanafanywa kwa kila shughuli. Debit inafanywa kwa akaunti moja na mkopo unafanywa kwa hesabu nyingine. Hiyo ndiyo ufunguo wa uhasibu wa kuingia mara mbili .
02 - Je! Unatumia Uhasibu wa Fedha au Uwezeshaji?
Moja ya maamuzi ya kwanza unayopaswa kufanya wakati wa kuanzisha mfumo wako wa uhifadhi wa vitabu ni iwe au kutumia fedha au kuongeza mfumo wa uhasibu . Ikiwa unafanya biashara ndogo, biashara ya mtu mmoja kutoka nyumbani au hata mazoezi mazuri ya ushauri kutoka ofisi ya mtu mmoja, unaweza kutaka kushikamana na uhasibu wa fedha . Ikiwa unatumia uhasibu wa fedha, unarekodi manunuzi yako wakati fedha zinabadilisha mikono. Fedha inaweza kuwa kitu chochote kutoka kwa fedha halisi kwa uhamisho wa fedha za elektroniki. Wakati mwingine makampuni yanaanza biashara zao kwa kutumia uhasibu wa fedha na kubadilisha kubadili mahesabu wakati wanapokua.
Ikiwa utakupa mikopo ya wateja wako au utaomba ombi kutoka kwa wauzaji wako, basi unatakiwa kutumia mfumo wa uhasibu wa ziada. Kutumia uhasibu wa ziada, unarekodi ununuzi au uuzaji mara moja, hata kama fedha hazibadilishana mikono mpaka wakati mwingine, kama vile katika Akaunti ya Kulipa au Akaunti ya Kufikia.
03 - Msingi - Kuelewa Mali, Madeni, na Equity
Kabla ya kuanzisha mfumo wako wa uhifadhi, unapaswa kuelewa akaunti za msingi za kampuni - mali , madeni, na usawa . Mali ni vitu ambazo kampuni inamiliki kama vile hesabu za hesabu na akaunti. Madeni ni mambo ambayo kampuni inadai kama vile wanavyowapa wauzaji wao (akaunti zinazolipwa), mikopo ya benki na biashara, rehani, na madeni yoyote kwenye vitabu. Equity ni umiliki mmiliki wa biashara na wawekezaji wowote wana katika kampuni hiyo.
Kulinganisha Vitabu
Ili kusawazisha vitabu vyako, unapaswa kufuatilia uangalizi wa vitu hivi na uhakikishe kwamba shughuli zinazohusiana na mali, madeni, na usawa zinarekebishwa kwa usahihi na mahali pa haki. Kuna fomu muhimu ambayo unaweza kutumia ili kuhakikisha kwamba vitabu vyako vinakuwa sawa. Fomu hiyo inaitwa usawa wa hesabu :
Mali = Madeni + Equity
Ulinganisho wa hesabu ina maana kwamba kila kitu ambacho biashara inamiliki (mali) ni sawa na madai dhidi ya biashara (madeni na usawa). Madeni ni madai kulingana na kile unachowapa wauzaji na wakopaji. Wamiliki wa biashara wana madai dhidi ya mali iliyobaki (usawa).
Masharti ya awali ya Kuhifadhi Kitabu kuhusiana na Equation Accounting
Hebu tuchunguze zaidi mali, madeni, na usawa ili uwe na ufahamu kamili wa kile kinajumuisha kila mmoja.
- Mali : Ikiwa unatazama unatazama muundo wa usawa , utaona akaunti ya mali, dhima, na usawa. Akaunti za raslimali huanza kwa akaunti ya fedha na akaunti ya dhamana ya soko. Kisha, hesabu za hesabu zinapatikana, na mali isiyohamishika kama vile ardhi, majengo, na mimea na vifaa vimeorodheshwa. Hiyo ni mali yanayoonekana. Unaweza kweli kuwagusa. Makampuni pia yana mali zisizosababishwa kama vile kibali cha wateja.
- Madeni : Akaunti ya dhima kwenye usawa ni pamoja na madeni ya sasa na ya muda mrefu. Madeni ya sasa kwa kawaida huwa na akaunti zinazolipwa na zinazotumika. Akaunti inayolipwa ni kawaida ambayo biashara inadaiwa kwa wauzaji wake, kadi za mkopo, na mikopo ya benki. Halafu zitakuwa na kodi zinazotakiwa ikiwa ni pamoja na kodi ya kodi inayolipwa na shirikisho, hali, usalama wa jamii, na kodi ya Medicare kwa wafanyakazi ambao hulipwa kwa kila mwezi kila mwezi.
- Equity : Akaunti ya usawa ni pamoja na madai yote ya wamiliki dhidi ya kampuni. Kwa wazi, mmiliki wa biashara ana uwekezaji, na inaweza kuwa uwekezaji pekee katika kampuni. Ikiwa kampuni imechukua uwekezaji mwingine, hiyo inachukuliwa hapa pia.
Taarifa ya Mapato ya Msingi - Mapato, Gharama, Gharama
Ikiwa utaangalia safu ya usawa katika Hatua ya 4, unajifunza kuhusu mali, madeni na usawa. Ikiwa unaendelea kwenye taarifa ya mapato , unajifunza kuhusu mapato, gharama, na gharama.
Mapato ni mapato yote ya biashara inapata katika kuuza bidhaa zake au huduma. Gharama, pia inaitwa gharama ya bidhaa zinazouzwa, ni pesa zote biashara hutumia kununua au kutengeneza bidhaa au huduma zinazouuza wateja wake. Akaunti ya Ununuzi inafuatilia bidhaa zinazonunuliwa. Gharama ni pesa zote zinazotumiwa kukimbia kampuni ambayo sio kuhusiana na bidhaa au huduma kuuzwa. Mfano wa akaunti ya gharama ni Mishahara na Mishahara.
Mkaguzi wa vitabu ni wajibu wa kutambua akaunti ambazo ushirikiano unapaswa kurekodi. Kwa mfano, kama biashara inafanya uuzaji wa fedha kwa wateja na biashara yako inatumia utunzaji wa kuingia mara mbili, ungeandika rekodi ya fedha zilizopatikana katika akaunti ya mali inayoitwa Cash na uuzaji utarekodi kwenye akaunti ya mapato inayoitwa Sales. Hapa kuna mfano mwingine wa kuingia kwa uhifadhi kwa uuzaji wa fedha. Huyu hutupa katika kutofautiana mwingine - kile mtunza kipaji anapaswa kufanya wakati kodi ya mauzo inashiriki.