Invoice, wakati mwingine huitwa ankara ya mauzo, ni hati iliyotumwa na mtoa huduma au bidhaa kwa mnunuzi. Invozi inaweka wajibu kwa sehemu ya mnunuzi kulipa, na kuunda akaunti inayopokea . Kwa maneno mengine, ankara ni uthibitisho ulioandikwa wa mkataba kati ya mnunuzi na muuzaji wa bidhaa au huduma.
Invoices ni sehemu muhimu ya uhifadhi wa biashara na mfumo wa uhifadhi wa uhasibu kwa sababu wanaandika shughuli za mauzo.
Invoice ni pamoja na nini?
Sehemu ya kawaida katika ankara ni pamoja na:
- Tarehe ambayo ankara iliundwa. Usisahau hili! Tarehe ya ankara inapoanza saa ya kushawishi kwa wateja. Ikiwa una maneno (kikomo cha kulipia), unataka kuingiza tarehe ili kila mtu atambue wakati kulipa malipo.
- Majina na anwani za wateja na wauzaji. Ikiwa unatengeneza ankara katika programu ya uhasibu, unahitaji tu anwani ya barua pepe ya mteja, lakini bado ni wazo nzuri ya kukusanya na kuingiza anwani ya kimwili, ikiwa unahitaji kutuma barua halisi au hati.
- Majina ya mawasiliano ya watu binafsi katika biashara mbili (au biashara na mtu binafsi). Ni utawala mzuri wa mahusiano ya wateja ili kuhakikisha unataja majina kwa usahihi.
- Maelezo ya vitu kununuliwa , ama bidhaa au huduma, ikiwa ni pamoja na bei na kiasi. Mara nyingi utakuwa na maelezo ya bidhaa ya kawaida na namba za hesabu. Lakini iwe kama maalum na ya kina iwezekanavyo, unapounda ankara. Hii inepuka kuchanganyikiwa na "sikujua" maswala.
- Masharti ya malipo. Kwa mfano, mtoa huduma anaweza kutaja "wavu siku 30," ambayo ina maana kwamba kiasi chote kinatokana na siku 30.
Jinsi ya Rudi Mteja
Huenda unatumia programu ya uhasibu wa biashara mtandaoni , au labda unatumia ankara iliyopangwa kabla utakayokamilisha. Mchakato huo unafanya kazi sawa kwa michakato yote ya utoaji.
Utayatayarisha ankara tu baada ya kusafirishwa au kutoa bidhaa au huduma kwa wateja.
- Anza kwa kutambua mteja . Katika hali nyingine, unaweza pia kutambua mteja ndogo au kazi ndani ya faili la mteja.
- Weka namba za hati zilizopita zinazohusiana na uuzaji huu, ikiwa ni pamoja na amri yoyote ya ununuzi au mkataba wa mauzo au makadirio.
- Tambua vitu vilinunuliwa na vilivyotolewa . Kwa kawaida, utajumuisha jina la bidhaa au huduma, wingi (au wakati, kwa huduma) na kiwango (kwa kila kitu au saa). Ikiwa unatumia programu ya mtandaoni, jumla ya kila kitu ni mahesabu. Hii ndio mahali ambapo unahitaji kugawa kipengee kama " kurudi amri ."
- Kila kitu kinapata mstari wake, na jumla ya mistari yote imeongezwa.
- Ifuatayo, utajumuisha maelezo yoyote ya amana zilizofanywa na mteja au punguzo lolote lililotumiwa kwa ankara hii.
- Unaweza kutoa wateja kwa njia tofauti za kulipa, labda kutoa discount kwa kulipa kwa fedha.
- Jumuisha masharti ya usafiri kwa bidhaa zilizosafirishwa. Kuna aina mbili: hatua ya meli ya FOB au marudio ya FOB. (F OB inasema "bila malipo kwenye ubao." ) Ikiwa maneno ni hatua ya meli ya FOB, mtumaji (ndiye muuzaji) analipa usafiri. Ikiwa maneno ni FOB marudio, mnunuzi hulipa usafiri. Pia ni wazo nzuri ya kumbuka kama mteja anachukua kitu au vitu, ikiwa kuna swali lolote kuhusu kipengee kilichopokelewa.
- Jumuisha masharti ya kuuza. Hiyo ni, unataka wakati mnunuzi kulipa wakati gani na utatoa punguzo lolote kwa malipo mapema? Maneno haya yanaonyeshwa kama hii 2/10 Net / 30. Hiyo ina maana kwamba utatoa punguzo la 2% ikiwa malipo yanapokelezwa ndani ya siku 10, na usawa mzima unatolewa kwa siku 30.
Ankara zinaweza kutumiwa kwa barua pepe au kutumiwa barua pepe au kufutwa kwa mteja.
Wakati mteja anapopa, nambari ya ankara inapaswa kuzingatiwa kwenye risiti ya mauzo na kuendana na risiti ya mauzo katika programu yako ya uhasibu, hivyo ni wazi kuwa ankara imekuwa kulipwa. Malipo inachukua kiasi kikubwa kutoka akaunti yako inayopokea akaunti.
Ankara dhidi ya amri ya ununuzi
Mara kwa mara ankara zinachanganyikiwa na amri za ununuzi . Amri za ununuzi (POs) ni kabla ya shughuli, na ankara zimefuata shughuli. Amri za ununuzi zirekodi amri kwa mteja kwa muuzaji au muuzaji.
Invoice, kwa upande mwingine, inarekodi kupokea bidhaa au huduma na, kama ilivyoelezwa hapo juu, masharti ya malipo. Amri za ununuzi hutumiwa na makampuni mengi kama sehemu ya mchakato wa idhini. Makampuni mengine yanahitaji amri za kununua kwa bidhaa au huduma kwa kiasi fulani.
Ankara dhidi ya mishahara
Tofauti kati ya ankara na muswada ni lengo na mtazamo. Invozi imeundwa na muuzaji, na ni taarifa ya huduma au bidhaa zilizozalishwa na zinazotolewa kwa wateja, ikiwa ni pamoja na kiasi kilicholipwa. Ankara inaweza kuundwa kabla au baada ya bidhaa au huduma kupokea. Ni kawaida kwa ankara kuingizwa na bidhaa zinazotolewa, kwa hivyo mpokeaji anaweza kuangalia vitu ili kuhakikisha kuwa wote humo.
Muswada huo ni ombi la malipo. Mswada huo hutolewa kwa mtazamo wa mteja. Ni kawaida kupokea muswada bila ankara, kama katika mgahawa au duka la rejareja. Kawaida muswada hutolewa kwa matarajio ya malipo ya haraka.
Baadhi ya Mifano ya ankara
Dawa hii ya sampuli inajumuisha maelezo ya Canada, lakini itakupa wazo la nini ankara inajumuisha .
Hapa ni baadhi ya maelekezo ya hatua kwa hatua kwa kuunda ankara.