Chagua kichwa chako na eneo lako
Hatua hii inawakilisha vigezo viwili ambavyo watazamaji wako watataka kujua kabla ya kitu kingine chochote.
"Nini na kwa nini" ya mkutano utaathiri mara moja ambao wataalikwa na ikiwa watahudhuria.
Ukumbi unaochagua huathiri mkutano mkuu na huathiri maamuzi mengine ya mtu unayohitaji kufanya wakati wa kupanga tukio hilo.
Tambua Washiriki
Sehemu kubwa ya kukimbia mkutano uliozingatia na yenye ufanisi ni kuepuka vikwazo, na hiyo inamaanisha kuzuia kualika kwa waamuzi wa juu. Kuna tabia katika utamaduni wa ushirika wa kuhusisha vyama vyote vinavyohusiana katika mawasiliano, lakini unaweza kuongeza uzalishaji kwa kuondokana na washirika ambao wanaweza kupunguza kasi kwa majadiliano yasiyo muhimu. Badala ya kuwakaribisha washiriki wasio na kura, wahimize waliohudhuria muhimu kuzungumza na wasaidizi wao kabla ya kuja kwenye mkutano.
Toa Dates na Nyakati Tatu
Kuwa makini kuhusu jinsi unavyouliza juu ya upatikanaji wa kila mtu. Ni rahisi kufungua "sanduku la Pandora" la masuala linapokuja ratiba tarehe ya manufaa ya mkutano wako.
Njia moja ya kuepuka hii ni kutoa tarehe chache na nyakati, kisha muulize kila mtu anayefanya kazi bora. Ikiwa wewe ni bahati basi moja ya tarehe itafanana na kila mtu. Ikiwa sio, usiogope kuuliza nje ya nje ikiwa wanaweza kurekebisha kalenda yao ili kuhudumia wengi.
Unda Safari
Ni muhimu kuwa na ratiba ya masuala ambayo yatajadiliwa pamoja na nani atakayeongoza kila sehemu ya mkutano.
Washauri wanaweza kuhitaji kutafuta ushauri kutoka kwa watendaji wa juu ili kuunda usahihi wa safari. Mara rasimu ya kwanza imekamilika inapaswa kuwasilishwa kwa kikundi ili idhibitishwe.
Jadili Mahitaji ya Wasilishaji
Kuna njia nyingi za kuwasilisha mawazo kwa kikundi, na kila msemaji aliyepangwa atakuwa na upendeleo wao wenyewe. Utendaji wa PowerPoint, upatikanaji wa mtandao, na bodi nyeupe ni baadhi ya vipengele ambavyo unahitaji kuzipanga. Uwe na ufanisi katika kuomba maelezo haya, na ufuate ili uhakikishe siku chache kabla ya mkutano.
Ratiba Upishi
Funguo la kuagiza chakula kwa mikutano ndogo ni kuweka orodha ya kazi. Hutaki upishi kuingilia kati na kipengele chochote cha biashara iko, hivyo uepuke chakula cha juu zaidi ikiwa inawezekana. Ikiwa mlo wa chakula cha jioni unahitajika basi jaribu kuandika chumba karibu na chakula ili wale waliohudhuria waweze kurudi kwenye mkutano haraka iwezekanavyo.
Tuma Maelezo ya Mwisho
Karibu siku saba kabla ya tukio unataka kutuma nakala ya mwisho ya safari na maelezo kwa kila mshiriki. Hii inapaswa kujumuisha kila kitu kilichoamriwa kwa siku. Pia ni pamoja na maagizo, habari za maegesho, namba za chumba na mawasiliano ya dharura.
Ikiwa unafanya kazi na watendaji basi nakala ya wasaidizi wao wa utawala kwenye barua pepe pia.
Siku ya Mkutano
Kama mpangaji wa mkutano, ni kazi yako kuhakikisha tukio hilo linapatikana kwa ufanisi. Bila shaka, utahitaji kufika kwenye tovuti mapema ili kukagua chumba na kukutana na upishi na washauri wa A / V. Kulingana na mahali, unaweza pia kutaka kuchapisha saini ili kila mtu apate njia ya kwenda kwenye chumba.
Na huko kuna hiyo - nane hatua rahisi kupanga mipango ndogo ndogo.
Kutekeleza hatua kila moja kwa hakika kuchukua muda na bidii kwa sehemu yako, lakini kuzungumza mipango yako kwa waliohudhuria ni nusu ya vita. Watu wengi wanajua nini cha kutarajia kutoka kwenye mkutano, watakuwa tayari zaidi kwenda biashara.