Nini unahitaji kuokoa na kuandaa
Kwa kiasi fulani, vitu unahitaji kuendeleza mfumo wa kufungua kwa itategemea sana kwenye biashara yako.
Kwa mfano, ukinunua bidhaa inayoonekana, unahitaji kitu ambacho kinafuatilia hesabu yako. Hata hivyo, hapa ni orodha ya vitu ambavyo utahitajika kufuatilia mbali katika biashara yako ya nyumbani:
- Mipango ya biashara na masoko.
- Nyaraka za kisheria (yaani karatasi za LLC, leseni ya biashara, na usajili wa mali miliki, mikataba)
- Mawasiliano (wataalamu, wateja, wauzaji, watoa huduma, nk)
- Maelezo ya Fedha (Taarifa ya Faida / Ufafanuzi, karatasi za usawa, akaunti zinazolipwa / kupokea)
- Kodi
- Gharama za biashara (risiti)
- Miradi
Pamoja na orodha hii, utahitaji kuongeza vitu ambazo ni maalum kwa biashara yako.
Mfumo wa Kuandaa Biashara Yako ya Nyumbani
Tabia mbaya utatumia mbinu mbalimbali za kuhifadhi na kushughulikia majarida yako na taarifa nyingine muhimu. Sababu muhimu ni kuchagua njia inayofaa kwako. Kila mtu ana njia tofauti ya kufikiria na kuandaa. Kwa mfano, kwa watu wengine, inafanya kuwa na maana zaidi kuandaa faili kwa kialfabeti, lakini kwa wengine, wanaona kuwa rahisi kupanga kwa tarehe.
Ikiwa hujui ni nini kinachofaa kwako, jaribu moja, na ikiwa unashinda kuitunza, pata mfumo tofauti. Hapa kuna njia tatu za kuandaa faili na maelezo yako:
Mpangilio wa Rahisi wa Binder Mfumo
Kwa biashara ndogo ndogo zisizozalisha makaratasi mengi, mfumo wa binder ni chaguo nzuri.
Pia ni bora kwa watu ambao wanapenda kuwa na kila kitu mahali fulani au wanaohitaji maelezo yao kuwa simu. Mfumo wa binder hutumia kizuizi cha pete tatu kubwa, walinzi wa karatasi, na wagawaji wa sehemu.
Tumia viigaji vya sehemu ili kupanga makundi yako ya biashara kama vile inasubiri maagizo, amri zilizokamilishwa, nakala kuu ya fomu mbalimbali ... nk. Kutoka huko, utaanza kukusanya faili katika walinzi wa karatasi. Mara binder anapata kamili - mwishoni mwa wiki, mwezi au miezi mitatu - itakuwa wakati wa kutakasa. Utakuwa tu kuhamisha faili za amri za wateja na rekodi nyingine za kihistoria kwenye mfumo wa kufungua wa jadi unaojumuisha karibu na shirika lako la binder.
Mfumo wa Kuzalisha Jadi
Mfumo wa kufungua wa jadi hutumia baraza la mawaziri la kufungua, faili za kunyongwa na folda za manila. Karibu kila biashara hatimaye itahitaji aina hii ya kufungua kama biashara yao inakua. Kuna machapisho mengi yaliyozalishwa kwa muda usio na moja. Na kwa kuwa rekodi za kodi zinahitajika kubakizwa kwa miaka saba, unahitaji nafasi ya kuhifadhi kumbukumbu zote hizi. Mifumo ya kufungua jadi ni bora kwa vitu ambavyo vinahitaji kuhifadhiwa, lakini hazipatikani mara kwa mara, kama vile kodi ya mwaka wa mwaka na leseni ya biashara. Hapa kuna vidokezo vichache vya kupata mfumo wako wa kufungua jadi kutoka chini na kufanikiwa:
- Fikiria juu ya aina gani ya mfumo utakayotumia. Unaweza kwenda karanga kununulia vifaa vya ofisi baridi na kuandaa mfumo wa kufungua zaidi na wa rangi zaidi ulimwenguni, lakini ikiwa haufanani mtindo wako wa kazi, itakuwa ni taka ya muda na fedha.
- Unda mfumo wa kusimamia karatasi yako ambayo inaruhusu kwa kiasi kidogo cha "kugusa." Unataka kuepuka kujenga majumba ya karatasi, na kushughulika na kila kipande mara nyingi. Badala yake, fanya kufanya maamuzi kuhusu mahali ambapo kipande cha karatasi kinahitaji kwenda mara ya kwanza ukigusa.
- Weka wakati wa kufungua . Ni rahisi kuepuka kazi hii kama pigo, lakini inahitajika na itasaidia biashara yako kukimbia vizuri zaidi. Hasa risiti na vitu vingine vilivyotumiwa wakati wa kodi, kuweka vitu hivi vilivyoandaliwa hufanya kufungua kodi zako rahisi.
Mfumo wa Maandishi ya Umeme
Dunia ya digital haijaondoa kabisa haja ya kuhifadhi karatasi, lakini imefanya habari kuhifadhi zaidi rahisi. Mifumo ya Digital inaweza kuunda, kutuma na kusimamia ankara, na inaweza kufuatilia fedha za biashara za nyumbani na kisha ziingizwe kwenye programu ya kodi kwa kufungua barua. Unaweza Scan risiti na kuwahifadhiwa katika faili kwenye kompyuta yako (ingawa unapaswa pia kushika toleo la karatasi pia). Mifumo ya umeme inaweza kuhifadhi wateja wako, taarifa za wateja na matarajio katika mfumo wa usimamizi wa uhusiano wa wateja kwa upatikanaji rahisi, barua pepe, bili na zaidi. Mifumo ya mtandaoni inaweza kutumika kuokoa mawazo yako, kukusaidia kusimamia miradi, kupanga habari au utafiti.
Lakini kama mifumo ya faili ya karatasi, mfumo wako wa kufungua digital unahitaji kuwa na muundo wa shirika, kwa kutumia folda na faili kuhifadhiwa kwenye kompyuta yako, au katika wingu . Kwa usimamizi rahisi, tumia muundo sawa na majina ya faili kwenye mfumo wako wa digital kama unavyofanya katika mfumo wako wa karatasi. Ili kulinda faili zako za digital, salama hadi kwenye gari tofauti ngumu au mfumo wa hifadhi ya mtandaoni.
Mchanganyiko wa Yote ya Juu
Uwezekano unahitaji kutumia zaidi ya mfumo mmoja kusimamia data na nyenzo zote unayohitaji kuhifadhi katika biashara yako. Kwanza, unahitaji kuamua ni nini kinachofaa kwako, na kisha utekeleze. Kwa mfano, unaweza kuwa na mfumo wa binder ili kukusaidia kupanga usimamizi wa kila siku wa biashara yako kama ratiba yako, uuzaji, na nakala za fomu zako.
Mfumo wako wa jadi unaweza kushikilia majarida yako yote ya muda mrefu kama kodi ya miaka ya kabla, vibali na leseni za biashara, na usajili wa mali ya kitaaluma. Unaweza kutumia mfumo wa digital ili kuhifadhi mawazo yako, kama vile Evernote , na miradi ya kufuatilia.
Kwa upande mwingine, unaweza kuwa kama digital kama iwezekanavyo, kwa kutumia orodha ya mtandaoni na kalenda , skanning zote za risiti kwenye kompyuta yako, na kutumia programu au huduma za mtandaoni kwa mahitaji mengine ya usimamizi wa biashara yako. Hata hivyo, bado utahitaji mfumo wa kusimamia karatasi ambayo huzalishwa. Funguo ni kupata mfumo ambao ni rahisi kwako kubaki na kupata maelezo unayohitaji wakati unahitaji.
Ilibadilishwa Septemba 2016 Leslie Truex