Msaidizi wa Mfumo wako wa Kutafuta!
Kuchukua muda wa kuandaa mfumo wako wa kufungua ni muhimu. Wakati kila mtu angependa kuwa na ofisi isiyo na karatasi , ukweli ni kwamba biashara ndogo ndogo bado zina haja ya kuhifadhi nyaraka za karatasi kama vile ankara , risiti , nk na kuwaweza kupata urahisi wakati unahitajika.
Kupokea risiti vizuri ni muhimu sana; mfumo usiowekwa au unaofaa wa kufungua unaweza kuongeza siku za jitihada za ziada wakati wa kodi ya mapato kama hutaki kupoteza kwenye punguzo la kodi kutokana na risiti zilizopotea.
Na kama biashara yako inakabiliwa na uhakiki na hauwezi kuzalisha nyaraka zinazohitajika ili kuunga mkono gharama zako madai yako yanaweza kukataliwa na kurudi kwa ushuru wako tena .
Kama mmiliki wa biashara ndogo , unahitaji kuwa na uwezo wa kufanya kazi kwenye dawati yako kwa haraka na kwa urahisi . Ingawa kuanzisha mfumo wa kufungua karatasi huwa vigumu, ni kazi rahisi ambayo inaweza kufanywa rahisi na vidokezo vichache vinavyochaguliwa.
Jinsi ya kuandaa mfumo wako wa kufuta
(1) Kaa kwenye dawati yako kwa dakika chache na ujue mahali utakapoangalia vitu.
Nina droo ya haki ya kituo changu cha kazi. Wakati mimi kwanza kuanzisha mfumo wangu wa kufungua, sikukuwa na chochote ndani yake. Nilipokuwa nikiangalia kalamu, paperclips au stapler yangu, ilikuwa nafasi ya kwanza ningeweza kuangalia, ingawa nilijua ilikuwa tupu. Hivyo kwa kawaida mimi kuweka kalamu, paperclips na stapler katika droo hiyo. Kwa mimi, ilikuwa nyumba ya asili kwa vitu hivi.
Kila mtu atashughulikia tofauti hii na yale yanayotumika kwa mtu mmoja hawezi kufanya kazi kwa mwingine. Chukua dakika chache kukaa chini kwenye kazi yako ya msingi na kufikia vifaa, vifaa na faili. Hiyo itakusaidia kuanzisha doa bora kwa kufungua vitu hivi kwa ajili yako mwenyewe.
(2) Sasa unajua ambapo utaangalia kwa kawaida habari, unatakiwa kuamua ikiwa mfumo wa kufungua wa kialfabeti, namba au wa chini utakufanyia kazi bora.
Je, utaandaa makaratasi yako katika makundi ya kufungua (yaani gharama, fedha, masoko )?
Je, unapata vipeperushi vya gharama za biashara kama vile kauli za benki, bili za matumizi, ofisi za gharama za ofisi, magogo ya magari ya gari , nk? Je! Kuhusu taarifa ya wateja - unatafuta vitu kulingana na jina la mteja? Kwa namba ya kumbukumbu? Hili ni hatua muhimu, kama itaamua jinsi utaweka mfumo wako wa kufungua. Mara baada ya kuamua ni makundi gani utakayotumia, uamua kama unahitaji kwenda zaidi na kuunda vijamii. Fanya hili kabla ya kununua chochote kwa mfumo wako wa kufungua.
(3) Ifuatayo, tambua mahitaji yako ya kuhifadhi.
Je! Una idadi kubwa ya faili unazopata kila siku? Je, unafikiri tu faili zako kila wiki? Majibu yataamua ikiwa unahitaji mmiliki wa faili ya daftari, baraza la mawaziri la kufungua chuo karibu na dawati lako au baraza la baraza la nne la kufungua chumbani kwenye chumba.
Chagua kwa makini. Ruhusu ukuaji wakati unatazama makabati ya kufungua - kununua kitu cha kuzingatia mara mbili mafaili unafikiri utakuwa na sasa. Hii itapunguza idadi ya nyakati utakazopitia na kupanga upya mfumo wako wa kufungua.
(4) Wekeza katika mfumo bora wa kusafirisha kwa uwazi na ufikiaji rahisi.
Kuwa na uwezo wa kusoma maandiko ya faili inaonekana dhahiri, lakini uwazi wa kusafirisha utakuokoa muda zaidi wa kufuta kuliko unavyoweza kufikiri.
Makampuni mengi ambao hufanya maandiko hutoa templates zinazounganishwa na programu maarufu zaidi ya usindikaji neno. Unaweza kufikiria mojawapo ya mifumo ndogo ya maandishi ambayo sasa inaweza kuchapisha lebo ya barua pepe ya kibinafsi. Vitu vinavyofanya kazi mara mbili ni uwekezaji wenye hekima.
(5) Sasa uko tayari kununua folda za faili.
Uwekezaji bora ni kununua folda za kupachika rangi (hakikisha tabo la studio ya plastiki ni pamoja) na folda za faili za manila wazi. Folda za kupachika rangi ni bora kwa sababu mbili:
- wao hupatikana kwa urahisi
- hufanya iwe rahisi kutambua makundi
Kwa mfano, ikiwa unaweka faili zako zote za mteja katika folda za kunyongwa njano, maelezo ya kifedha katika folda za bluu na chochote kinachohusiana na masoko katika folda nyekundu, unaweza kuona kwa urahisi ambapo unapaswa kutafuta faili fulani.
Rahisi Ni Bora
Kanuni ya KISS inatumika kwa kuanzisha mfumo wa kufungua ambayo ni rahisi kutumia na rahisi kukua pamoja. Weka Nzuri Mzuri! Makundi ya chini ya masuala yatakuwezesha kuongeza faili mpya kwa urahisi unapoendelea kukua, na itaondoa haja ya kuboresha au kupanga upya mfumo wako wa kufungua mara kwa mara.
Kuweka rahisi pia itawawezesha kuunganisha karatasi na faili zako za digital kama sehemu ya mfumo wako wa jumla wa usimamizi wa hati .
Nenda Karatasi Pasipo Inawezekana
Ikiwa unatafuta kijani biashara yako na ukibadilisha "Ofisi isiyo na Karatasi" unaweza kupokea risiti za gharama na kuzihifadhi na maelezo yako mengine ya uhasibu wa digital. Baadhi ya maombi ya programu ya uhasibu mapya ya Cloud yanawezesha hii kwa kuwa na programu za simu zinazokuwezesha kuchukua simu ya mkononi ya risiti na kuirekodi kwenye kuruka (angalia Programu bora ya uhasibu kwa Biashara ndogo za Canada ).
Kumbuka kwamba nakala za karatasi au picha za digital za risiti za gharama zinazokubalika kwa Shirika la Mapato ya Canada (CRA) zinazotolewa ni wazi kabisa. Ikiwa sio, CRA inaweza kutaka kuona nyaraka za karatasi za awali wakati wa ukaguzi au ombi la kawaida kwa nyaraka, hivyo asili lazima zihifadhiwe kwa wakati uliowekwa. (Angalia muda gani ninahitaji kuweka rekodi za biashara yangu kwa maelezo zaidi.)