Tips Management Management kwa Files Digital
Mbali na kuhifadhi nyaraka ndani ya eneo la desktops, kompyuta za kompyuta au vifaa vya simu zaidi biashara zaidi na zaidi hutumia wingu kwa programu za msingi za biashara na hifadhi ya faili. (Angalia Kwa nini Computing Cloud ni Bora kwa Biashara Ndogo na 5 Hasara ya Cloud Computing. )
Zaidi ya kukabiliana na suala la kuhifadhi ni haja ya biashara nyingi kushiriki hati kati ya wafanyakazi .
Ndani ya ofisi hii kawaida hufanyika kwa kutumia seva ya faili au mtandao wa kifaa cha kuhifadhiwa (NAS). Ikiwa ugavi wa simu unaoshiriki unahitajika, nyaraka zinaweza kuhifadhiwa katika wingu na zigawanywa kwa kuwapa ruhusa za upatikanaji. Matokeo ya haya yote yanaweza kuwa ndoto ya usimamizi wa faili na baadhi ya nyaraka za kibinadamu zilizohifadhiwa katika wingu na baadhi ya ndani, na hata nyaraka za kibinafsi zinahifadhiwa tu mahali pekee au nyingine.
Shirika ni Mfunguo wa Usimamizi wa faili za elektroniki
Mahali popote nyaraka zilihifadhiwa ni muhimu kuziweka zimeandaliwa na upya. Lengo la usimamizi wa faili za elektroniki ni kuhakikisha kwamba unaweza kupata unachotafuta, hata kama unatafuta miaka baada ya kuundwa kwake.
Watu wengi wa biashara wana wakati mmoja au mwingine wamekuwa na nafasi ya aibu ya kuwa na wito wa wateja na hawawezi kupata haraka ankara husika au nyaraka nyingine muhimu za wateja.
Vikwazo vingine vinajitokeza karibu mwishoni mwa mwaka kujaribu kupata nyaraka zinazohusiana na akaunti za kampuni kwa mhasibu au hata zaidi, mtayarishaji .
Shirika sahihi la nyaraka za digital ni muhimu sana katika mazingira ya pamoja - ikiwa mmoja wa wafanyakazi wako haipo (kwa muda au kwa kudumu!) Unapaswa kuwa na urahisi kupata hati yoyote iliyoundwa au kusimamiwa na mtu huyo.
(Angalia kwamba kupoteza uwezo wa masuala ya data na wasiwasi, wafanyakazi wa kuondoka ni sababu moja zaidi ya kulinda data ya biashara yako. Angalia Kanuni 6 za Ulinzi wa Data ya Biashara ).
Vidokezo vya usimamizi wa faili hivi vitasaidia kuweka faili zako kupatikana:
1. Tumia folda za usakinishaji za faili za programu.
Tumia maeneo ya faili default wakati wa kufunga mipango ya programu. Chini ya Windows, kwa faili za programu ya programu ya mkataba hukaa chini ya (Barua ya Hifadhi:) -> Faili ya Programu ya Programu. Kuweka programu mahali pengine ni kuchanganya na hakuna lazima.
2. Sehemu moja kwa nyaraka zote.
Weka nyaraka zote chini ya folda moja "mizizi". Kwa mtumiaji mmoja katika mazingira ya Windows eneo la default ni folda Yangu ya Nyaraka.
Katika mazingira ya kugawana faili jaribu kufanya sawa. Unda folda moja ya mizizi (inayoitwa "Nyaraka Zilizogawanywa" kwa mfano) na kuhifadhi hati zote kwenye folda ndogo ndani ya folda ya mizizi. Kuwa na eneo moja kwa nyaraka zote za umeme hufanya iwe rahisi kupata vitu na kukimbia salama na kumbukumbu.
3. Fungua folda katika uongozi wa mantiki.
Haya ni wavuti wa baraza la mawaziri la kufungua kompyuta yako, kwa kusema. Tumia lugha ya wazi kwa jina la folda zako; hutaki kutazama orodha hii ya folda baadaye na kujiuliza nini "TFK" au chochote kingine chochote cha kuvutia kinachotengeneza njia.
4. Folda za kiota ndani ya folda.
Unda folda nyingine ndani ya folders kuu hizi kama inahitajika. Kwa mfano, folda inayoitwa " ankara " inaweza kuwa na folda inayoitwa "2018", "2017" na "2016". Folda inayoitwa kwa mteja inaweza kuingiza folda "data ya wateja" na "mawasiliano". Lengo ni kuwa na kila faili katika folda badala ya kuwa na kundi la mafungu yatima iliyoorodheshwa.
Je! Sio, hata hivyo, huunda miundo ya folda tata, ya kina-layered. Mahali popote iwezekanavyo kutumia majina ya faili ya maelezo badala yake.
5. Fuata mkusanyiko wa faili.
Mifumo mingine ya uendeshaji (kama Unix) hairuhusu nafasi katika majina ya faili au folda, hivyo kuepuka hii ikiwa mazingira yako ya kompyuta yanachanganywa. Badala yake utumie vitu vilivyotambulika kama delimiter (kwa mfano Doe_John_Proposal.doc.) Wahusika wengine kama /? <> \: * | "^ pia ni marufuku katika majina ya faili au folda chini ya Windows.
Tumia majina ya faili yaliyoelezea kwa ajili ya utambulisho rahisi na upatikanaji lakini usiingie majina ya majina - faili / njia zina urefu wa urefu ambao hutofautiana kati ya mifumo ya uendeshaji. Chini ya Windows urefu wa urefu kamili wa faili (kwa mfano barua ya gari + majina ya folda + jina la faili) ni wahusika 260. Tumia vifupisho vya kawaida popote iwezekanavyo, kama vile Januari Januari au Corp kwa Shirika.
6. Kuwa maalum.
Kutoa faili za elektroniki mantiki, majina maalum na ushirie tarehe katika majina ya faili ikiwa inawezekana. Lengo wakati kutamka faili ni kuwa na uwezo wa kuwaambia nini faili hiyo inahusu bila ya kufungua na kuangalia. Kwa hiyo ikiwa hati ni barua kwa mteja kumkumbusha kwamba malipo yamepungua, piga simu kitu kama "tarehe ya mwisho_20180115"; badala ya kitu kama "barua". Je! Utajuaje nani barua hiyo bila kufungua?
Ikiwa unagawana faili kupitia barua pepe au vifaa vilivyotumika ambavyo ungependa kuwa na jina la faili ni pamoja na habari maalum zaidi, kwani maelezo ya folda hayataingizwa na faili iliyoshirikiwa. Kwa mfano, ikiwa hati yako inakaa katika Hati Zangu \ Invoices \ 2017 \ Wateja \ Doe_John_20180416.doc na faili inashirikiwa au barua pepe kila mpokeaji ataona ni Doe_John_20170416.doc na huenda hawezi kuwaambia kuwa faili ni mteja ankara bila kufungua.
7. Funga wakati unaenda.
Wakati mzuri wa kufungua hati ni wakati unapoiunda kwanza. Kwa hiyo uwe na tabia ya kutumia sanduku la mazungumzo la "Save As" ili kufungua hati yako na kuiita jina, na kuiweka kwenye mahali pazuri mahali pa kwanza.
8. Weka faili zako kwa urahisi.
Ikiwa kuna folda au faili ambazo unatumia mengi, uwapezeze juu ya orodha ya faili kwa kuwapa jina tena! au AA mwanzoni mwa jina la faili.
9. Cull files yako mara kwa mara.
Wakati mwingine ni nini umri ni wazi kama katika mfano wa folder aitwaye "ankara" hapo juu. Ikiwa sio, weka folda zako zimefutwa kwa kufuta faili za zamani.
Usiondoe faili zinazohusiana na biashara isipokuwa wewe hakika kabisa kwamba hutahitaji faili tena. Badala yake, katika mkusanyiko wako wa folda chini ya folda yako ya mizizi, uunda folda inayoitwa "Kale" au "Haiwezi" na uhamishe faili za zamani wakati unapowafikia.
( Muda gani unapaswa kuweka Kumbukumbu za Biashara kwa CRA au IRS? Anafafanua muda gani lazima uhifadhi kumbukumbu za biashara ili kufikia majukumu yako ya kodi.)
Rudirisha faili yako mara kwa mara.
Ikiwa unaiga faili zako kwenye gari nyingine au kwenye mkanda, ni muhimu kuanzisha na kufuata regimen ya mara kwa mara ya kurudi. Angalia Hatua 3 za Mfumo wa Backup Ufanisi .
Usimamizi wa Picha Bora hufanya Kupata Nini Unayohitaji Rahisi
Kusimamia hati za elektroniki lazima iwe sehemu ya mkakati wa jumla wa usimamizi wa hati kwa biashara yako. Mpango sahihi wa usimamizi wa hati lazima uhusishe vipengele vyote vya utunzaji nyaraka, ikiwa ni pamoja na kuhifadhi, kurejesha, salama, na usalama.
Kazi ya utafutaji ni jambo la ajabu lakini haitakuwa sawa na urahisi wa kuwa na uwezo wa kwenda moja kwa moja kwenye folda au faili. Ukifuata vidokezo vya uongozi wa faili mara kwa mara, hata kama hujui ambapo kuna kitu gani, unajua wapi inapaswa kuwa - faida kubwa linapokuja kutafuta nini unachotaka. Mazoea mazuri ya usimamizi wa faili itahifadhi muda na biashara yako .