Njia 5 za kukata wakati unapotumia kufungua
Lakini kwa bahati mbaya, huchukia au la, unapoendesha biashara ndogo, kufungua lazima kufanywe, au hivi karibuni utapata dawati lako likianguka chini ya uzito wa karatasi yote inayoendelea kuingilia. Je! Anayechukia kufanya kufungua?
Kuna njia mbili za shida ambayo inaweza kusaidia.
Unaweza kujaribu kufanya muda wako kufungua kwa muda mfupi iwezekanavyo (njia ambayo nimekuwa karibu kukamilika zaidi ya miaka ya kuendesha ofisi) au kufanya muda wako kufungua kama furaha kama inawezekana (kitu mimi kuendelea kujaribu kujaribu). Hebu tuangalie vidokezo vya kukata kiasi cha muda ambao unatumia kufungua kwanza.
Jenga na urekebishe wakati iwezekanavyo
Swali la kwanza kuhusu kipande chochote cha karatasi kinachokutazama unasubiri kufanywa ni, "Je hati hii inahitaji kufungwa?"
Nyaraka nyingi zinazoingia kwenye barua zinaweza kwenda moja kwa moja kwenye shredder. Je! Ni suala gani katika kufungua matangazo au barua za habari kutoka kwa makampuni mengine, kwa mfano? Unapokuwa unashughulikia barua, soma kipande cha barua mara moja, uamua kama utahitaji mwaka kwa sasa na faili au uifanye vizuri.
Nafasi ni nzuri pia kuwasilisha nakala nyingi za nyaraka ambazo hazihitaji kufungua - na haipaswi kuchapisha hata mahali pa kwanza.
Hakuna haja ya kusafirisha nakala za nakala za ankara au barua, kwa mfano, kama faili zako za elektroniki zimeandaliwa na unatafuta taratibu za uhifadhi sahihi.
Kwa hiyo wakati unapigana na rundo hilo la kufungua, piga "karatasi unayoweza kuishi bila".
Tumia mfumo wa kufungua unafanya kazi zingine za ofisi rahisi, si vigumu.
Karatasi nyingi ambazo ninahitaji kufungua ni kuhusiana na mchakato wa kufanya biashara - na nyaraka hizi zinapaswa kuingizwa kwenye mfumo wa uhasibu kabla ya kitu kingine chochote kinafanyika pamoja nao.
Kwa hiyo badala ya kuchukua risiti ya cartridge ya toner ya printer na kuiweka chini ya "P" katika mfumo wangu wa kufungua, nimeiweka katika mfumo wangu wa "kwanza" wa kufungua, folda nyingi zinazoandikwa kwa mwezi na mwaka.
Kwa mfano, ikiwa nilinunua cartridge ya toner mnamo Septemba 2017, ndiyo faili inayoingia, pamoja na bili nyingine zote, risiti na nyaraka zingine za biashara zilizofanyika ndani ya mwezi huo. Kisha ni jambo rahisi kufanya kazi kwa folda mwishoni mwa mwezi na kufanya funguo zote za uhasibu ambazo zinahitajika kufanywa (au ikiwa hujifanya mwenyewe, kutoa folda ya kila mwezi juu ya mhasibu wako au mkulima) .
Kumbuka kwamba tunaendesha biashara ya huduma , si biashara ya rejareja, hivyo kukaa chini na kufanya kazi kwenye akaunti mara moja kwa mwezi unafanya kazi kwa ajili yangu. Utahitaji kurekebisha wazo la folda ya kila mwezi ipasavyo ikiwa unahitaji kuleta akaunti zako hadi sasa mara nyingi zaidi.
Fikiria kabla ya faili
Nini kinatokea baada ya kutumia folda za kila mwezi kufanya uhasibu? Nyaraka zinahitaji kuhamishwa kwenye mfumo wa "kuu" wa kufungua . Lakini badala ya kufungua hati moja kwa kila mmoja kulingana na kichwa chake, ninaweka kwa usahihi kulingana na kikundi, utaratibu wa kufungua mimi hupata kwa kasi zaidi.
Hebu tuangalie mwingine mfano wa cartridge ya toner ya printer.
Badala ya kufungua risiti hii chini ya "P" kwa cartridge ya toner ya printer, nitaiweka hii chini ya Vifaa vya Ofisi - Mapokezi, sehemu ile ile niliyoifanya nyaraka kama vile risiti ya kukusanya maelezo ya posta au risiti ya printer karatasi. Hii sio tu inafanya kufungua kwa kasi lakini inafanya iwe rahisi kupata hati baadaye.
Tumia maneno na misemo mzima kwenye maandiko yako ya folda ya faili, sio barua tu
Hakuna sheria ambayo inasema kwamba wewe ni mdogo kwa barua moja wakati wa kuunda mgawanyiko wa mfumo wako wa kufungua. Na kama unafanya, unafanya kufungua kwako kwa kasi na kwa ngumu. Tengeneza mfumo wako wa kufungua ili uweze kufaidika kutokana na kufungua kwa kikundi na kupata eneo sahihi ili kuweka hati kwa haraka zaidi.
Kwa mfano, badala ya kuwa na sehemu ya mfumo wangu wa kufungua iliyoitwa "C", mimi pia nina sehemu inayoitwa "Files ya Mteja".
Faili ndani ya "Faili za Mteja" zimeandaliwa kwa herufi. Uzuri wa kuimarisha mfumo wako wa kufungua kwa njia hii ni kwamba inaweza kugawanywa zaidi na kupangwa kama unahitaji. Kwa hiyo mteja mkuu anaweza kuwa na mgawanyiko wa mfumo wa faili iliyoandikwa kwa jina lake ndani ya sehemu ya "Files ya Mteja" ili kupata hati zinazohusiana na urahisi.
Kwa mfano huu, basi, maandiko kwenye mfumo wa kufungua ingeweza kusoma "B", "C", "Files ya Mteja", "D" ... Angalia ni rahisi zaidi kufungua kwako?
Ncha nyingine ya kufungua ili kuharakisha kufungua kwako: usisahau kurekebisha alfabeti, pia. Badala ya kuwa na "M" sehemu, lebo moja "Mc" pia.
Weka mfumo wako wa kufungua "wa kwanza" karibu na urahisi
Kitu kingine chochote kuhusu kutumia mfumo wa kufungua hatua mbili kama vile nilivyoelezea hapo juu ni kwamba inakuwa rahisi sana kuweka hatua ya kwanza ya mfumo wako wa kufungua (folda za kila mwezi) karibu na kazi yako ya kazi . Utakuwa na mtego zaidi wa kufungua majarida mara moja badala ya kuwaruhusu wapige ikiwa una eneo la karibu, lililopangwa.
Kwa hiyo, fanya folda yako ya mwisho ya mwezi, ya sasa, na ya mwezi ujao kwenye tray au tumia faili ya concertina na kuiweka ndani ya urefu wa mkono katika nafasi yako ya kazi. Wengi wa mfumo wako wa kufungua (mfumo wa kufungua "kuu", kama tuliiita hapo juu, unaweza kuwa katika chumba au hata katika chumba tofauti kabisa, lakini kwa maslahi ya wakati wa kuokoa , haipaswi kuinua hadi fanya hatua yako ya kwanza kufungua.
Jinsi ya Kufanya Furaha za Kufanya
Vidokezo vya kufungua ambazo nimekupa hadi sasa vinapaswa kukusaidia kupunguza muda unachotumia kufungua na kuzuia ubongo kufungia. Lakini vipi kuhusu kufanya wakati wako kufungua furaha zaidi?
Kweli, mkakati pekee ambao nimekuja na hapa ni rushwa ya wazi, kujifaika na cookie ikiwa nitaifungua kwa muda fulani. Hii itafanya kazi lakini inaweza kusababisha kuingiza pounds nyingi ikiwa una kufungua mengi kufanya.
Au unaweza kuchukua mbinu zaidi ya kisanii, ukitumia rangi tofauti za folda zako za faili na kutumia fonts zisizo za kawaida au calligraphy kwa maandiko. Ikiwa husababisha kufungua kwako kuficha zaidi, bila shaka itafanya kufanya hivyo kuvutia zaidi.
Na ni nani anayejua? Labda tu ukweli kwamba kufungua yako ni kasi sana sasa kwamba ni hivyo kupangwa itafanya kuwa furaha zaidi kufanya.