Kwa biashara nyingi, idara ya kulipwa kwa akaunti haipatiki kipaumbele isipokuwa kitu kinachoenda vibaya. Hata hivyo, kuna mengi yanayotokana na idara ya kulipa akaunti ambayo inaendeshwa vizuri. Kinyume chake, kuna shida nyingi ambazo zinaweza kuja kutoka kwa moja ambayo inajifungia tu. Idara hii mara nyingi ina athari kubwa katika mtiririko wa fedha wa biashara, na kuna nafasi ambazo zinaweza kupatikana au kupotea kutokana na kutumia faida ya mikataba ya malipo na wauzaji.
Idara ya kulipa akaunti inayofaa inapaswa kuwa na uwezo wa kutumia punguzo la kiasi na punguzo la awali la malipo pamoja na kuamua njia bora ya kuweka fedha nyingi kwa biashara kwa ajili ya gharama nyingine na uwekezaji. Idara hii inapaswa pia kuwa na uwezo wa kuhakikisha kwamba wauzaji wanakidhi majukumu yao kulingana na mikataba na mikataba, hivyo ikiwa viwango vya ubora au ubora haujafikiri, masuala yanatatuliwa na hatua sahihi za kurekebisha zinachukuliwa.
Matatizo ya Malipo ya kawaida ya Akaunti
Ingawa kuna fursa nyingi za kukata gharama na kufungua pesa, kuna pia vikwazo ambavyo biashara zinahusika wakati wa kujaribu kufikia malengo haya. Somo la Canon la 2014 la Kulipa Uwezeshaji Kupatikana Utafiti uligundua kuwa usindikaji wa karatasi ni mojawapo ya vyanzo vingi vya matatizo kwa mashirika mengi, na wakati unachukua ili kukabiliana na utoaji wa karatasi kuwa suala kubwa.
Vyanzo vingine vingi vya wasiwasi ni:
- Kuhakikisha kuwa malipo yanafanywa kwa wakati
- Kupanua mchakato wa idhini ya idhini
- Kupata masharti bora ya malipo na wasambazaji na kuhakikisha kwamba wajibu unafanyika pande zote mbili
- Kuhusika na aina mbalimbali za uhasibu wa wasambazaji na mifumo ya utoaji wa malipo
- Kurekodi na kuthibitisha usalama wa data na shughuli
Masuala mengi yameorodheshwa yamefanywa kuwa mabaya au yanayotokana na kutegemea kwenye malipo ya karatasi. Karatasi zilizopotea ni tatizo la mara kwa mara katika mashirika mengi, na kusababisha malipo au marehemu. Zaidi ya hayo, wakati biashara kadhaa zina nia ya kutafakari makaratasi yao, idadi kubwa ya wauzaji bado ni ankara ya karatasi ya barua pepe au kuwatuma kwa fax.
Biashara ndogo ndogo hutumia akaunti zao za kulipwa, na mengi ya haya yanafanywa kwa mikono. Kwa kuwa wasambazaji wachache wamebadilishana kwa bili ya umeme, mashirika mengi yanatumia kiasi kikubwa cha wafanyakazi kwa kuingiza data na kuunda nakala za nakala za digital.
Matumizi ya nyaraka za karatasi mara nyingi hupunguza mchakato wa idhini ya idhini tangu nakala zinapaswa kufanywa na kupelekwa kwa wanachama wa usimamizi husika kwa ajili ya ukaguzi. Wakati makaratasi haipatikani kwa urahisi au inapatikana katika muundo wa digital, ni vigumu kuchambua data na kuhakikisha kuwa mikataba bora ya kulipwa inapatikana na kwamba majukumu yanapatikana. Kwa wakati na makubaliano ya malipo ya mapema ya mapato yanaweza kupotea kwa urahisi ikiwa biashara haziwezi kufanya malipo wakati inahitajika, hivyo masuala yanayohusiana na makaratasi yanaweza kuwa ya gharama kubwa.
Uboreshaji na Uboreshaji
Kutokana na ukweli kwamba idadi kadhaa ya masuala yanayohusiana na uendeshaji sahihi wa idara za kulipwa kwa akaunti hutoka kutokana na sababu moja za mizizi, pia kuna marekebisho machache ambayo mashirika yanaweza kufanya ambayo yatashughulisha na wasiwasi wengi kwa wakati mmoja. Njia tatu za ufanisi zaidi ambazo biashara zinaweza kuboresha michakato yao ya idara inayolipwa ni:
- Tumia utambuzi wa tabia ya utambulisho ili ubofishe makaratasi
- Tumia faida ya matangazo ya mtandaoni ambayo yanapatikana kwa wauzaji
- Unda kazi za usimamizi
OCR
Wakati makampuni mengi mara kwa mara hupata fursa ya sanidi ili kuunda nakala za makaratasi ya digital, hii kwa ujumla inahusisha tu kujenga picha ya hati iliyohifadhiwa kwenye kompyuta. Hii inamaanisha kwamba habari bado inahitaji kuingizwa kwa kibinafsi ndani ya databana, hivyo wakati kupoteza kwa rekodi ni chini ya shida, bado ni ya muda.
Utambuzi wa tabia ya kitu, au OCR, unahusisha skanning hati na kurejesha data kutoka kwao. Data hii inaweza kuongezwa moja kwa moja kwenye darasani au lahajedwali. Utaratibu wa OCR husaidia kupunguza suala la makosa ya kuingilia data ya mwongozo na inaruhusu habari kuingizwa haraka baada ya kupokea hati. OCR inachukua wakati huo huo kwa mfanyakazi kama skanning hati ili kuunda faili ya picha, na kwa ujumla hauhitaji hatua yoyote ya ziada. Kwa Gartner, kuna mashirika ambayo yanaweza kutuma asilimia 80 au zaidi ya ankara zao bila mfanyakazi anayehusika.
Maambukizi ya Wasambazaji
Kupanua mchakato wa kuingia ankara na data kwenye mfumo wa kati inaweza kuwezesha biashara kuunda au kutumia fursa ya mtandao ambayo inaruhusu biashara na wauzaji wake kufuatilia amri, kuangalia ankara na kuona wakati malipo yanafanywa. Kufanya data hii kupatikana kwa idadi ya watu katika shirika inaweza kusaidia kuhakikisha kwamba idara ya kulipa akaunti ina uangalizi sahihi, na inaweza kusaidia kasi ya inachukua ili kupitisha ankara. Kuruhusu wauzaji kufikia bandari huwezesha biashara hizi kuwasilisha ankara na kufuatilia malipo na pia kutambuliwa na masuala yoyote na vifaa vilivyopokelewa au za malipo.
Kuanzisha Workflows na Programu
Hata hivyo shirika linaamua kushughulikia jitihada zao za usimamizi wa data, ni muhimu kwamba kuna mchakato uliowekwa katika kusimamia akaunti na malipo. Hii inawezesha wafanyabiashara kuhakikisha kwamba shughuli zinafanya kazi na kufikiri njia mbadala ikiwa zina shida au husababisha makosa au kuchelewesha. Kwa mujibu wa Deloitte, taratibu hizi zinapaswa kufafanua nini idara ya kulipia akaunti inapata wakati inapokea ankara, jinsi data inavyoingia na kugawanywa na nini mchakato ni kwa kupata ankara zilizoidhinishwa. Pia inapaswa kuwa na miongozo ya kuamua njia bora za kushughulika na kulipa aina tofauti za wauzaji.
Wakati wasambazaji wengi wanatoa punguzo la malipo ndani ya siku 30 au 90, huenda sio thamani ya punguzo ikiwa kufanya hivyo inhibitisha fedha za shirika. Pia ni muhimu kwamba kuna njia ya kuthibitisha kuwa wote kampuni na wauzaji wanakutana na maelezo ya mkataba au mkataba. Kuanzisha workflows kwa kushughulika na masuala haya inaweza kusaidia mashirika kufanya uchaguzi sahihi.
Wakati wasambazaji hawawaswi kwa wakati, kwa kiasi cha kutosha au kiasi kikubwa cha hisa, makampuni hawataki kulipa ankara mpaka mambo haya yamepangwa. Kazi ya kazi inaweza kuwa muhimu katika kuanzisha kile kinachofanyika wakati masuala haya yatokea. Zaidi ya hayo, malipo kwa wauzaji pia yanahitaji kufanywa kwa wakati ili kuzuia kupoteza punguzo au adhabu za malipo kwa malipo ya marehemu. Kila makubaliano ya wasambazaji yanahitajika kuandikwa na kusasishwa kama mambo yanabadilika, na taratibu zinapaswa kuhakikisha kwamba kila akaunti inashughulikiwa ipasavyo.
Kujenga workflows pia kunaweza kusaidia kampuni:
Ufuatiliaji
Kuchambua rekodi, kutekeleza OCR na kutumia bandari ambayo wasambazaji wanaweza kufikia inaweza kuwa kitu ambacho ni muhimu kwa biashara ndogo ndogo, lakini mashirika haipaswi kudhani kwamba gharama itawazuia biashara kuweza kuitumia. Wakati gharama ya kuanzisha na kudumisha mifumo ya umeme inaweza kuwa halali kwa mashirika mengi madogo na ya kati, kufanya hivyo ndani ya nyumba mara nyingi haifai. Kuna aina mbalimbali za watoa huduma ya tatu ambazo mashirika yanaweza kuondokana na kazi hizi. Mashirika yanaweza kupata msaada kutoka kwa kila kitu kwa kuanzisha mchakato wa OCR ili kusaidia kampuni kuunda kazi za kuchunguza mikataba ya wasambazaji.
Ingawa mashirika hawezi kuweza kuendesha gharama za kutekeleza mifumo mbalimbali ya IT peke yao, kuwa na jukumu la watu wa tatu ni mara nyingi nafuu sana. Biashara itahitaji kulinganisha gharama za kutumia vyama vya nje ili kuendeleza mifumo hii dhidi ya uwezekano wa akiba na thamani ya kufungua fedha, lakini uuzaji unawezesha mashirika kutumia faida ya teknolojia na mifumo ambayo kwa kawaida inaweza kuwa ghali sana.
- Hakikisha amri za ununuzi zinaundwa kwa kila amri mpya
- Thibitisha kwamba ankara zinafanana na bidhaa zilizopokea na kufikia mikataba ya mkataba
- Angalia rekodi ili kuhakikisha kuwa malipo yanatengenezwa, kwamba yanafanywa kwa wakati na kwamba hayajafanywa
- Kuamua njia bora ya kulipa ankara, kama vile kupitia EFTs au kadi za mkopo, ili kupunguza ada