Maagizo ya ununuzi kwa ujumla hupangwa kabla, nyaraka zilizohesabiwa zinazozalishwa na mfumo wa usimamizi wa kifedha wa muuzaji. Kwa maneno mengine, ikiwa unatumia programu ya uhasibu kama QuickBooks , unapoagiza bidhaa kutoka kwa muuzaji, itaunda utaratibu wa ununuzi kwako katika mfumo. Madhumuni ya PO ni kuunda hati ya kufuatilia ndani ya mfumo wa uhasibu au mfumo wa POS utumiwe kwa njia zote za manufaa za kuendesha biashara yako.
Jinsi Inavyofanya Kazi na Mfumo wa Uvumbuzi
- PO inaelezea mfumo wako wa hesabu uliyo nayo. Ikiwa unatumia wazi kufungua mfumo , haujui kuagiza bidhaa yoyote kwa sababu tayari imeagizwa.
- Inaweza kuanzisha maalum ya ununuzi na muuzaji. Kwa mfano, inaonekana ina kiasi cha kila bidhaa unayoagiza, lakini pia kina maelezo ya njia ya kulipa, masharti ambayo utalipa kwa bidhaa (ikiwa ni pamoja na urafiki ) na njia ambayo unataka bidhaa zipelekwe kwenye yako kuhifadhi.
Wauzaji wengi wana mfumo wa kuweka au default ambao wanatumia kwa kulipa na mizigo. Kwa hiyo, bila maelekezo yoyote, wataweka chini kwa UPS chini wakati wa meli kwa mfano. Lakini unaweza kuhitaji kwa haraka, na PO inaweza kuwasiliana na hilo.
- A PO ni waraka wa uwajibikaji kwa pande zote. Ni rahisi sana kwa makosa ya kufanywa wakati wa kuagiza. Lakini wakati kila kitu kinapoandikwa, ni vigumu kukataa. Naweza kukumbuka nyakati nyingi wakati nimepata kulipwa na kulipwa kwa usahihi kutoka kwa muuzaji lakini nilikuwa na amri yangu ya kununua ili kuifungua na kuifuta au kuainishwa.
Mfano mmoja wa hili, nilipewa ankara kwa masanduku 300 ya creme ya kiatu na wakati nilipoamuru vipande 300. Kuna vipande 100 katika sanduku, kwa hivyo unaweza kufikiria ni kiasi gani cha ankara kilikuwa cha juu zaidi kuliko kile kinachopaswa kuwa.
- Wakati bidhaa zinapokuja kutoka kwa muuzaji, unaweza kuziangalia dhidi ya PO na hakikisha usafirishaji ni sahihi. Tano, inaruhusu wafanyakazi wote wajihusishe. Kwa mfano, mfanyakazi mmoja anaweza kuagiza, na mwingine anaweza kupokea.
Nakumbuka kuhifadhi yangu ya kwanza ya rejareja miaka 26 iliyopita wakati hatukuwa na mfumo wa PO. Kwa kuwa mimi ndio niliyeamuru, nilihitaji pia kuchunguza kila kitu ili kuhakikisha kuwa ni sawa. Sio matumizi mazuri ya wakati wangu kama mmiliki wa duka.
Moja ya faida nyingine za amri za ununuzi ni mikopoworthiness yako. Benki mara nyingi hutazama PO yako ili kuamua kama unatengenezea. Utaratibu wa uagizaji imara unaweza kukusaidia kupata kibali. A maskini atakufanya usipate mkopo. Inaweza pia kutumiwa kwa mkopo na muuzaji. Kwa mfano, baadhi ya wachuuzi wanaweza kuhitaji kulipa pesa wakati unapoagiza. Baada ya muda wa kufanya biashara na wewe, wanaweza kuruhusu kuwasilisha PO dhidi ya kadi ya mkopo. Hii ni kubwa katika kusimamia mtiririko wako wa fedha .
POs ni mazoezi ya kawaida katika rejareja. Na programu yoyote ya POS au programu ya uhasibu ambayo unaweza kuingiza katika duka lako itakuwa na sehemu ya PO kwako.