Wamiliki wa biashara mara nyingi hutunza uhifadhi wao wenyewe kwa sababu nyingi ambazo zinajumuisha hofu ya kuwapa habari nyeti za kifedha, wakitaka kudhibiti kamili na kuhifadhi gharama za wafanyakazi. Sababu hizo, wakati hakika halali kwa ajili ya kuanza na shughuli ndogo, kukua kwa kuongezeka zaidi kama biashara yako inakua. Wamiliki wengine wanatoa wajibu wa uhasibu kwa waaminifu wa familia au wafanyikazi, lakini wajasiriamali walio na mafanikio zaidi na wenye ujuzi wanajifunza haraka kwamba uhasibu na fedha ni mali ya biashara na wanastahili usimamizi wa kitaaluma kutoka kwa wataalamu wenye ujuzi wa kifedha.
Matukio makuu matatu ya meneja wa kifedha katika biashara nyingi ni kipaji au mhasibu, mdhibiti na Afisa Mkuu wa Fedha au CFO.
Kama mmiliki wa biashara, unaweza kushughulikia majukumu ya nafasi hizi mwenyewe au kuwapeleka kwa mwanachama wa wafanyakazi au mshirika wa kuaminika, lakini kama biashara inakua, wamiliki wengi wanagundua kwamba wataalamu wa kukodisha hutoa faida nzuri ya thamani ya gharama wakati wa kufungua wamiliki kuzingatia msingi masuala ya biashara. Matokeo ya kuajiri wataalamu wa uhasibu ni pamoja na - lakini hazipunguki - faida zifuatazo za biashara:
- Kupata uhifadhi wa gharama katika mchakato wa viwanda, mahusiano ya wauzaji, shughuli za ofisi na usimamizi wa wafanyakazi
- Kuhifadhi pesa kwa kodi
- Kusimamia kiasi cha kupanua milele ya makaratasi ya ndani na ripoti za nje
- Kuunda usalama wa kifedha kwa kuzuia hatari kwa chanjo ya bima, usimamizi wa hesabu, utoaji wa mseto na tathmini ya tishio la fedha
- Kupanua mipango
- Kushughulikia mishahara
- Kupunguza shughuli na kuongeza faida
- Kuepuka faini, adhabu, kiwango cha chini cha mkopo na mashtaka ya riba ambayo yanatoka kwa muda usiopotea, kuhesabu mishahara kwa usahihi, kusahau kulipa bili na kukosa fursa za biashara za muda
Kwa kweli, biashara nyingi zinahifadhi pesa kwa kuajiri wafanyakazi wa kifedha wa kitaaluma kusimamia shughuli zao za kila siku za biashara.
Hata hivyo, kulingana na ukubwa wa biashara yako, sekta yako na mambo mengine, huenda unahitaji tu wa kipaji cha wakati wa sehemu au uhitaji wafanyakazi kamili wa kifedha ambao ni pamoja na mtawala na CFO. Kuamua ni wafanyakazi gani wa kifedha ambao biashara yako inahitaji kweli ni uamuzi mgumu ambao hutegemea mambo mengi. Vidokezo vyako vitakuwa karibu na mabadiliko zaidi ya muda, na kama biashara yako inakua kwa mafanikio, unaweza kupitia njia zote hizi. Sehemu zifuatazo zinafafanua kile kila mtaalamu anavyofanya na anaelezea wakati biashara yako inaweza kuhitaji moja au zaidi ya wataalam wa kifedha hawa:
Kazi muhimu ya Kipaji cha Kipaji
Wafanyabiashara wengi wanafanya kazi kwa kurejesha kile kilichofanyika kifedha katika kampuni kwa ushawishi mdogo au hakuna juu ya mkakati wa biashara. Wafanyabiashara hufanya kazi kwa msingi wa shughuli na mara kwa mara hufanya maamuzi kuhusu shughuli za biashara za baadaye. Mtaalam wa vitabu mwenye vipaji anaweza kuelezea chaguzi zako, kuweka kumbukumbu na taarifa za sasa, kutambua tofauti kati ya vitabu na kupendekeza mawazo ya kuokoa gharama, lakini kazi zao za msingi ni kuandika biashara na shughuli zake za kifedha na kukusanya ripoti kutoka kwa habari hii. Baadhi ya kazi za kila siku za kipaji cha kampuni ni pamoja na:
- Kurekodi mauzo, matumizi, akaunti zinazolipwa na akaunti zinazokubalika
- Ufuatiliaji wa gharama za vifaa, gharama za ofisi, kodi, huduma na gharama nyingine za kudumu na za kutofautiana
- Kusimamia malipo , ushuru wa kodi, akaunti za ushuru wa mauzo, mapambo ya mshahara na punguzo za bima
- Kuhakikisha kwamba fomu muhimu na makaratasi hukamilika na kuhifadhiwa salama
- Kuandaa ripoti ya kila siku, kila wiki, kila mwezi, kila mwaka na kila mwaka kwa ajili ya usimamizi, mashirika ya serikali, wasimamizi, wafanyakazi na wadau
- Kulipa bili kwa wakati
- Kutafuta wasambazaji mbadala na kufanya kulinganisha kwa gharama
- Kutambua maeneo ya tatizo kama vile taka, matumizi mabaya, udanganyifu na wizi
- Vifaa vya kufuatilia, vifaa, hesabu na rasilimali za binadamu
- Kuandaa kodi na amana ya kila siku, ya kila mwezi au ya robo mwaka kwa mji, serikali, IRS, mashirika ya ukosefu wa ajira na makampuni ya bima
- Kusimamia bima ya biashara na mfanyakazi na mipango ya afya
- Kulinda rekodi za kampuni
- Kupata makadirio na kutafuta na kulipa huduma na kutengeneza watu
- Inatafuta masuala ya kufuata
- Kusimamia masuala ya mikopo ya wateja kwa ndani na biashara ya mikopo na wachuuzi wa nje na wakopaji nje
Kujua Wakati wa Kuajiri Mkulima
Wamiliki wengi wa biashara - hususan wale walio na roho ya ujasiriamali - hustawi kwa kuendesha kila nyanja ya biashara zao, na uhasibu umekuwa rahisi kwa programu zote za kina ambazo zinapatikana. Inawezekana kabisa kwa wamiliki wa biashara kuweka vitabu, lakini siyo lazima wazo nzuri kama biashara inakua. Wakati makaratasi huanza kuathiri usimamizi wako wa muda, kuridhika kazi au ufanisi, ni wakati wa kuzingatia kuajiri mkulima. Huenda usihitaji kuajiri mfanyakazi wa wakati wote na unaweza hata kutoa huduma zote au sehemu ya kazi ya hesabu kama malipo. Kukodisha kipaji ni jambo la maana ikiwa yoyote yafuatayo yanahusu kwako na biashara yako:
- Huna kuelewa uhasibu lakini uamini programu ili kukuambia kila kitu unachohitaji kujua.
- Hujui nambari ya ushuru na mikakati ya kuepuka kodi.
- Biashara yako hupata ukuaji wa haraka kwa muda mfupi.
- Wawekezaji, wafadhili au wanahisa wanataka ripoti za kitaaluma zilizoandaliwa.
- Unatumia muda zaidi kufanya vitabu kuliko kuzalisha mauzo au biashara mpya.
- Una mpango wa kupanua kwa kanda tofauti, sekta au mstari wa bidhaa.
- Unataka kununua, kuuza au uuzaji wa mali.
- Umeambiwa kuwa vitabu vyako vitachunguzwa.
Kukodisha kipaji haipaswi kuwa mchakato wa chungu kwa sababu unaweza kuanza kwa kuondosha kazi kwa kampuni ya uhasibu wa kitaaluma. Hiyo ni mkakati wa ufanisi hasa ikiwa hujui na uhasibu, kuajiri mkaguzi wa vitabu au kuwapa wahasibu au waombaji kwa ajili ya kazi za kifedha.
Wakati wa Kuzingatia Kuajiri Mdhibiti
Watawala, ambao mara nyingine huitwa watawala wa wasimamizi, wasimamizi wa maktaba, wasimamizi wa kodi, mameneja wa mikopo na wafanyakazi wengine wa uhasibu huku wakipotiriana na Mkurugenzi Mtendaji, Mkurugenzi Mtendaji au mmiliki wa biashara moja kwa moja. Katika makampuni madogo, mtawala anaweza kuwa Mhasibu wa Umma tu aliyehakikishiwa katika kampuni au kusimamia timu ya wahasibu. Wengi wa wataalamu hawa wanasimamia kazi zao kwa msaada kutoka kwa karani, kipaji au msaidizi wa utawala.
Mtawala ndiye afisa wa uhasibu mkuu wa kampuni na hubeba wajibu wa kuandaa taarifa za kifedha, mipango ya biashara, bajeti, kodi, kufuata maagizo na miradi maalum kama kupanga mikakati ya muda mfupi na ya muda mrefu ya biashara, upatikanaji wa biashara, mauzo ya mali, ushirika wa kampuni na kupata fedha au wawekezaji. Inachukuliwa kuwa meneja wa fedha wa kati, mara nyingi watawala hufanya kazi zifuatazo:
- Dhibiti wafanyakazi wa kifedha.
- Ishara ya hundi na kubeba wajibu wa imani kwa shughuli za kampuni.
- Ondoa ripoti na nyaraka zinazohusiana na kifedha.
- Kuanzisha sera za kampuni na taratibu za fedha.
- Unda ripoti ya ukaguzi wa ndani.
- Kushughulikia bima na sera za usimamizi wa hatari.
- Kulinda mali ya kampuni.
- Panga, kufuatilia na kuboresha bajeti.
- Maandalizi ya maandalizi ya sadaka za umma.
- Washauri wa wamiliki na watendaji juu ya masoko ya kifedha, mwenendo na mazoea bora.
- Tengeneza mikakati ya kodi isiyofaa.
- Chagua na udhibiti programu ya uhasibu.
- Fuata makusanyiko.
- Kushughulika na masuala ya rasilimali za binadamu kama vile kuhifadhi kumbukumbu za wafanyakazi.
- Kuwafundisha wafanyakazi kuhusu faida ya mfanyakazi na majukumu ya biashara.
Ishara zinazoonyesha Biashara Yako Inahitaji Mdhibiti
Biashara yako kubwa inakua, uwezekano zaidi utahitaji zaidi kuliko mhifadhi tu. Ikiwa una washika hisa, au bodi ya wakurugenzi inayojumuisha watu ambao sio marafiki, washirika wa karibu na familia uliyochagua, kukodisha mtawala ni mazoezi ya biashara ya sauti ambayo inalinda kampuni yako na mali. Kwa ujumla, mtawala huzingatia uhasibu wakati CFO inalenga katika fedha za kimkakati.
Kama wadau wa kampuni wanapanua, mtawala hutoa ripoti ya usimamizi wa usimamizi na usimamizi wa wafanyakazi juu ya masuala ya uhasibu wakati CFO inashikilia mipangilio ya kifedha na hubeba wajibu wa timu ya udhibiti na uhasibu. Makampuni mengi madogo hawezi kumudu mtawala wa wakati wote, lakini kama biashara inakua, huwezi kumudu kufanya kazi bila mtawala hata kama anafanya kazi kwa wakati wa sehemu au ushauri.
Wakati wa Kuajiri Afisa Mkuu wa Fedha
CFOs hufanya kazi zaidi ya mipaka kali kwa kushiriki katika maamuzi yote ya biashara na kutetea maslahi bora ya kifedha ya shirika. Kama mjasiriamali aliye na majira au mmiliki wa biashara anajua, tathmini kali za kifedha ni moja ya malengo ya kampuni ya mafanikio. Njia zinazozalisha faida nzuri zinaweza kudhoofisha kampuni hiyo kwa urahisi na wateja ambao hawapendi kulipa bei za juu kwa bidhaa za chini au wateja waaminifu ambao wanaweka thamani kubwa kwenye malengo ya kampuni, kanuni, ahadi za mazingira au mbinu za uendeshaji.
CFOs bora hutathmini tu gharama za kufanya biashara lakini pia hatari na vitisho ambavyo biashara yoyote inaweza kuzalisha. Kama maofisa wa juu wa kampuni, CFOs hufanya kazi na wamiliki, bodi za wakurugenzi, usimamizi wa juu na wadau wengine muhimu na kucheza majukumu muhimu katika utafiti na maendeleo, usimamizi wa kampuni, kufuata kanuni na shughuli za kila siku. Majukumu mengine ya CFO ni pamoja na:
- Kuendesha kampuni kupitia ushirikiano, upatikanaji, sadaka za umma na mabadiliko katika muundo wa biashara na shughuli
- Kusimamia biashara kubwa ya mauzo kwa masoko mapya
- Kutetea mazoea ya kifedha mazuri katika maamuzi maamuzi magumu
- Kusimamia mali na uhusiano wa kifedha na wadau wengi
- Shughuli za kupanua
- Kutathmini na kusimamia hatari za kifedha
- Kupanga malengo ya muda mfupi na ya kifedha
- Kufafanua data ya soko kutoka kwa viashiria vingi vya kifedha na mwenendo wa biashara
- Kuelewa sababu za kufanya masoko ya biashara kufanya njia wanayofanya
- Kuamua jinsi ya kuwekeza mali za ushirika
- Utabiri wa mwenendo wa soko na jinsi kampuni inaweza kuimarisha juu yao
Kila sehemu ya kampuni inategemea sana kazi zake za pamoja za usimamizi wa CFO: usimamizi wa udhibiti, usimamizi wa hazina na kupanga na kutabiri juu ya masuala muhimu ya kifedha.
Kwa kasi zaidi Mahitaji ya Usimamizi wa Fedha
Biashara ndogo na za ukubwa wa wastani zinahitaji mahitaji ya uhifadhi wa hesabu na uhasibu kama shughuli zao zinazidi kukua. Wamiliki au wanachama wa timu waliochaguliwa mara nyingi kushughulikia uhasibu kwa biashara ndogo ndogo na mwanzo kwa msaada wa programu ya uhasibu. Mwishoni, hata hivyo, biashara nyingi huamua kwamba kuajiri waalimu wa kitaalamu - ama kamili au sehemu ya muda na ndani au nje - huwaachia wafanyakazi kwa kazi za msingi za biashara na husababisha usahihi mkubwa zaidi, kufuata bora na kuboreshwa kwa uangalizi. Mwandishi wa kipaji wa haki anahakikisha kuwa ripoti zimewekwa kwa wakati na husaidia makampuni kutambua mikakati ya kuokoa gharama, udanganyifu, wizi na taka.
Kama biashara yako inakua na mahitaji ya wakati wako yanaongezeka, unaweza kupata kwamba unahitaji wafanyakazi wa kifedha ambao wanasimamiwa na mtawala au CFO kusimamia fedha za kampuni zinazidi kuwa za kisasa. Chaguo zako ni pamoja na kukodisha muda wa muda wote, wafanyakazi wa nyumba au utunzaji wa uhifadhi wa fedha na ufanisi wa kifedha kwa huduma ya uhasibu ya kitaaluma. Chaguo zote mbili ni njia sahihi za kuimarisha uwezo wa kifedha wa biashara yako, lakini biashara ndogo ndogo hadi kati hufurahia faida za kuajiri washauri kama inahitajika ili kuepuka gharama kubwa za kuajiri wataalamu wa wakati wote.