TQM inataka kuboresha ubora na utendaji
Utangulizi
Usimamizi wa Ubora wa Jumla ( TQM ) ni mbinu maarufu ya ubora katika biashara ambayo inataka kuboresha ubora na utendaji ambao utakutana au kuzidi matarajio ya wateja. Hii inaweza kupatikana kwa kuunganisha kazi bora na michakato muhimu katika kampuni.
Sehemu moja ya msingi kwa TQM ni kanuni ya kuboresha kuendelea. Kuna zana kadhaa zinazopatikana ili kuhakikisha kuwa uboreshaji unaoendelea ni mafanikio, ambayo ni pamoja na:
- Mtazamo wa mchakato
- Uchunguzi wa sababu ya mizizi
- Mpango wa kuangalia kitendo (PDCA) mzunguko
Mtazamo wa Utaratibu
Jitihada yoyote ya kuendelea kuboresha inaanza na ufahamu sahihi wa mchakato uliotambuliwa kwa ajili ya kuboresha. Utaratibu unaweza kuwa katika sehemu yoyote ya biashara ya kampuni, lakini lazima uwe na ramani ili kutambua mtiririko unaofanya mchakato.
Kwa mfano, katika ugavi wa usambazaji, mchakato wa biashara inaweza kuwa mtengenezaji wa mzuri wa kumaliza, ununuzi wa bidhaa kutoka kwa muuzaji, au huduma ya kitu kilichopigwa kwa wateja . Ramani ya yoyote ya taratibu hizi inahusisha kutambua na kuandika mtiririko wa kimwili pamoja na mtiririko wa habari.
Ramani ya utaratibu itaonyeshwa kwa usahihi katika mchakato tangu mwanzo hadi mwisho, ambayo itajumuisha shughuli, wafanyakazi, na matokeo.
Faida ambazo ramani ya mchakato hutoa ili kuboresha kuendelea ni kwamba inafafanua upeo wa mchakato, interface na taratibu nyingine, na hatua ya kuanza ambayo kuboresha inaweza kupimwa dhidi.
Uchunguzi wa sababu ya mizizi
Uchunguzi wa sababu ya msingi ni namna ambayo biashara itaamua sababu ya msingi ya tatizo, tukio, au wasiwasi wa ubora. Hii inafanikiwa na hatua hizi tatu, ambayo inaendesha kuelekea kutambua sababu ya mizizi:
- Uchambuzi
- Kusanya data
- Uthibitishaji
Kuna awamu tatu ambazo hufanya mchakato wa uchambuzi wa sababu.
1. Fungua Awamu
Awamu hii ya awali inaruhusu washiriki kuzingatia suala ili kutambua sababu nyingi za uwezekano wa mizizi. Katika awamu hii, timu inaweza kuunda mchoro na athari ambayo inaweza kuwa na manufaa wakati wa vipindi vya ubongo.
Kama sehemu ya mchakato huu, timu inaweza kutambua sababu zake zinazowezekana na moja ya maeneo tano yaliyoorodheshwa kwa sababu na mchoro wa athari. Makundi hayo yanayosababisha ni uwezo, mbinu, vifaa, mashine, na vipimo. Timu inaweza kisha kupanga mawazo yao kwa sababu ya mizizi karibu na makundi hayo.
2. Kipindi cha Nyembamba
Katika awamu hii, timu inapunguza idadi ya sababu zinazoweza kusababisha mizizi kwa idadi ambayo inaweza kuzingatia. Kila moja ya sababu za mizizi inayoweza kutambuliwa katika awamu ya wazi inajadiliwa na timu kwa kina zaidi ili kuamua ikiwa inapaswa kuhifadhiwa.
3. Awamu ya kufungwa
Katika hatua hii ya mwisho, timu inapaswa kuja makubaliano juu ya sababu ya msingi. Hii itahusisha kuthibitisha sababu ya msingi kutokana na ushahidi, ingawa ni kutumia data kupimwa au ushahidi wa kibinafsi kutoka kwa mahojiano na wafanyakazi, wateja au wauzaji.
Uchunguzi wa takwimu za kupimwa unaweza kufanywa kwa kutumia mbinu kadhaa za takwimu kama vile mchoro wa njama ya kusambaza, karatasi za kuchunguza kutambua mzunguko wa tukio, au kutumia chati ya Pareto.
Mpango wa kufanya-Check-Act (PDCA)
Mzunguko wa PDCA ulianzishwa na W. Edwards Demming, mbunifu wa TQM. Aliunda mbinu rahisi ya kufanya mabadiliko. Mzunguko wa PDCA una awamu nne; Mpango, fanya, angalia, na tenda.
- Mpango - Mpangilio wa kupanga huanza mara baada ya kampuni imekuwa kupitia uchambuzi wa sababu ya mizizi na kutambua suala au shida ambayo inahitaji kushughulikiwa. Biashara itaamua jinsi maboresho yanapaswa kupatikana.
- Kufanya - Kufuatilia hatua ya kupanga, biashara itaendelea na mabadiliko ambayo yamepangwa ili kukabiliana na suala linalotajwa katika uchambuzi wa sababu za mizizi. Hii inaweza kuwa rahisi kama ununuzi wa kipande kipya cha vifaa kwa ajili ya mstari wa uzalishaji, au tata kama vile kubadilisha njia ambazo wachuuzi wanapimwa.
- Angalia - Baada ya biashara imetekeleza mpango na ikafanya mabadiliko ili kushughulikia suala au tatizo, awamu ya cheti inapaswa kutumika kuthibitisha kuwa mabadiliko yaliyofanywa yamekuwa na matokeo yaliyohitajika. Ikiwa awamu ya hundi haina kuthibitisha suala hili limepangwa, basi biashara itahitaji kuanza mzunguko wa PDCA tena katika hatua ya kupanga na kuendeleza mpango mpya ili kufikia matokeo muhimu.
- Sheria - Awamu ya mwisho ya mzunguko wa PDCA inahitaji kwamba mara moja suala hilo litatuliwa, biashara inapaswa kuingiza mabadiliko katika taratibu zao za uendeshaji na kama inahitajika, fungua mabadiliko kwenye maeneo mengine ya biashara.