Maagizo ya Usimamizi wa Muda kwa Hangout zinazoondoka

Jinsi ya kufanya simu zako zinazotoka zinazalisha zaidi na kuchukua muda mdogo

Usimamizi wa wakati wa simu ni muhimu kwa sababu simu bado ni chombo cha msingi cha mawasiliano kwa biashara ndogo ndogo. Lakini muda mwingi ambao biashara hutumia kwa kutumia simu ni kupoteza muda. Badala ya kuwasiliana na watu tunayotaka kuwasiliana nao wakati wa kufanya wito zinazopuka, sisi hutafuta wakati wa kuzungumza na watu wengine au mashine, na kucheza raundi zisizo na mwisho za lebo ya simu.

Lakini tuseme ikiwa tunaweza tu kuwaita na kuzungumza na watu tunayotaka kuzungumza nao, sema nini tunataka kusema na kuendelea?

Fikiria jinsi tunavyoweza kuzaa zaidi na ni muda gani tunapaswa kufanya mambo mengine.

Naam, tunaweza - na yote inachukua ni kidogo ya maandalizi kabla.

Usimamizi wa Muda Ushauri wa simu kwa Wito zinazoondoka

• Ikiwa ni wasambazaji , wateja wa kawaida, au makandarasi , wengi wetu tunawaita mara moja watu sawa. Weka maelezo yako ya mawasiliano kuwa updated na maelezo ya kuokoa wakati ili usipoteze muda unajaribu kufikia watu ambao hawapatikani.
  
  Kwa mfano, ikiwa unajua kwamba mtu fulani unayotaka kufikia hula chakula cha mchana kutoka 1 hadi 2 jioni kila siku, kwa nini kupoteza muda wangu kujaribu kumwita wakati huu?
• Panga idadi kwa wale unaowaita mara kwa mara kwenye simu yako. Nashangaa na watu ambao hawafanyi hivyo, kama wakati unapohifadhi wakati hutaangalia namba za juu na kuwapiga ni sawa kushangaza.
• Panga simu zako zinazotoka. Kabla ya kupiga simu, jot chini ya lengo kuu la wito na pointi muhimu unayotafuta. Hii itakusaidia kushikamana na uhakika unapokuwa kwenye simu na uhakikishe kuwa unafunika kila kitu unachohitajika kufikia, kuokoa muda wakati wa simu na kuepuka kuwa na simu tena kwa sababu umesahau kitu.

• Ikiwa unamwita mtu aliyeingia kwenye orodha ya anwani yako, pata maelezo yote kuhusu mtu unayeita mbele yako wakati unapoita. Ikiwa unatumia kompyuta ya kompyuta, kifaa cha mkononi au Rolodex, hii ni msaada mkubwa wa kumbukumbu wakati wa simu. Zaidi, ikiwa hutazama kitu kama vile jina la mume wa mteja, utakuwa na chaguo la kufanya maelezo wakati wa simu, kuokoa hata wakati zaidi.

• Bila shaka, ikiwa unataka kuandika wakati wa simu (au kufanya kitu kingine chochote unapozungumza kwenye simu), salama nzuri au kichwa cha habari ni muhimu. Kufungia mikono yako inaweza kutosha muda mwingi.
• Ikiwa utafikia mashine ya majibu ya mtu au barua pepe , acha ujumbe kamili unaotoa namba yako ya simu mara mbili na inasema sababu unayoita . Kwa mfano, "Huyu ni Susan Ward kwenye (namba ya simu) Nitaita ili kujadili makadirio ya mradi wako. Unaweza kufikia kwenye (simu ya simu) mchana huu."
  
  Kuelezea nambari yako mara mbili huwapa mpokeaji wa ujumbe fursa nzuri zaidi ya kupata haki na kuifanya bila kuandika tena ujumbe.
• Usiruhusu kulazimishwa kwa simu . Unapojaribu kufikia mtu na huna, hujaribu kurudi nyuma - labda kila nusu saa! Lakini ikiwa umeacha ujumbe sahihi, hakuna haja ya kupoteza muda wako ukiacha ujumbe mara kwa mara (na kujaza mashine ya majibu ya mtu au barua pepe). Kutoa mtu unayeita wingi wa muda wa kurudi, kama vile hadi siku ya pili ya biashara.
• Ratiba wito wako wa simu na kuwafanya wote pamoja kwa wakati mmoja, ikiwa inawezekana. Wengi wetu sio mema katika mchanganyiko na kupoteza ufanisi mkubwa wa uzalishaji wakati tunaporomoka na kurudi kutoka kwenye kazi moja hadi nyingine. Kwa hiyo ikiwa una simu kadhaa za kufanya siku fulani, ni ufanisi zaidi kufanya wote katika saa moja kuliko kufanya moja au mbili, na kisha kufanya wito mwingine tatu saa moja baadaye, na mwingine dakika 45 baada ya hapo.

• Weka simu zako zinazotoka, ikiwa inawezekana. Ikiwa sio kuwa wito wa haraka, unapomwita mtu kwanza, tambue mwenyewe, mwambie ni kwa nini unaita, na kisha kumwulize ikiwa ni wakati unaofaa wa kuzungumza au ikiwa angependa kutengeneza wakati wa kuzungumza . Kisha kupanga kwamba utamwita wakati huo. Hii haiwezi tu kuokoa muda papo hapo lakini uhifadhi muda unapomwita mtu nyuma kwa sababu utakuwa tayari kujijadili suala uliloita awali.
• Ikiwa iwezekanavyo, fanya simu zako zinazotoka katika "wakati mkuu". Utafiti umeonyesha kwamba watu wengi wanao katika ofisi zao mapema asubuhi na wanaweza kufikiwa kati ya 8 asubuhi na 11 asubuhi