Hatua za Mfumo wa Kudhibiti Rekodi ya Biashara ambayo Inafanya kazi

Mfumo wa CCRRA - Kukamata, Angalia, Kupitia, Rekodi, Sheria

Huenda umesikia maneno hayo, "takataka ndani, takataka ya nje." Maneno haya, awali yaliyotumika kwenye vifaa vya kompyuta na programu, pia hufanya kazi kwa upande wa kifedha wa biashara yako. Ikiwa unataka kufanikiwa, utahitaji kuunda mfumo wa kifedha ambao unafuta takataka na inakupa taarifa sahihi na muhimu kuona jinsi unavyofanya na hivyo unajua wakati wa kutenda juu ya habari hii.

Hapa kuna hatua tano rahisi katika kuunda mfumo rahisi wa kuhifadhi rekodi ya kifedha: Kuchukua, Angalia, Rekodi, Mapitio, Sheria.

Kwanza, Tumia habari.

Ikiwa haipo, haipo. Unapoanza biashara yako, uwe na tabia ya kukamata kila kitu, kwa hiyo inakuwa moja kwa moja. "Kukamata" ni ngumu zaidi, na sehemu muhimu zaidi ya mchakato; ni jambo la kutengeneza tabia ya kukusanya taarifa. Tambua kila kiasi unachotumia kwa biashara yako na kila kiasi unachochukua kama mauzo. Usijali katika hatua hii kuhusu kufanya chochote na taarifa. Hakikisha kuwa kila kitu unachokamata ni pamoja na (a) maelezo ya kipengee, (b) kiasi, na (c) tarehe.

Pili, Chunguza Ili Uhakikishe kuwa Habari Yamejazwa na Ya Sahihi.

Kila wiki mbili, tumia saa kwenda kila kitu na ukiangalia. Angalia ili kuona kwamba habari zote unazo zimeandaliwa kwa kurekodi.

Hakikisha umeingiza tarehe na kiasi, na maelezo ya kutosha juu ya gharama gani ili uweze kuirekodi kwa usahihi. Kwa mfano, hati kwa "karatasi, $ 3.55, 7/12" inaweza kuwa haitoshi habari. Karatasi ilikuwa nini? Ilikuwa gazeti hili ambalo ulinunua kwa ofisi? Au je, unununua ream ya karatasi kwa kompyuta?

Weka muda maalum kwa miadi na wewe mwishoni mwa wiki nyingine (kila Ijumaa nyingine, kwa mfano) kuangalia kila kitu. Usisubiri muda mrefu sana; tena unasubiri kufanya jambo hili, vigumu zaidi kukumbuka na kukusanya taarifa.

Tatu, RECORD Habari ya Kuhifadhi.

Kurekodi ina maana kuweka habari zako za kifedha kwa fomu inayofaa. Baada ya kila kitu kitakapozingatiwa, chagulia kwa mkulima wako kurekodi, au usajili mwenyewe. Fanya hivi kila mwezi. Ingiza taarifa katika sahajedwali au programu ya uhasibu. Unaweza pia kupata programu hiyo ya mtandaoni inakufanyia kazi, kwa hiyo wewe na mkulima wako wote wanaweza kuona habari na kuzungumza. Hakikisha tu kupata kila kitu kilichorekodi kila mwezi, ili uweze kukiangalia.

Nne, kuunganisha na kutazama habari.

Baada ya maelezo yako ya kifedha yameandikwa kila mwezi, uchapisha ripoti nne:

• usawa
• Taarifa ya kipato (p & l)
• ripoti ya uzeekaji inayopokea , na
• ripoti ya kulipa akaunti.

Kwa kila ripoti, ni pamoja na kulinganisha na taarifa hiyo ya ripoti kutoka mwezi uliopita. Tumia kipaumbele maalum kwa taarifa maalum ndani ya ripoti hizi.

Hatimaye, ACT, Kulingana na kile unachokijua.

Mara nyingi, "ACT" inaweza kumaanisha kufanya chochote, ikiwa kila kitu kinaonekana vizuri.

Katika hali nyingine, inaweza kumaanisha kufanya mabadiliko. Unda "pointi za trigger" ambapo habari inakuhimiza kutenda. Hapa kuna baadhi ya pointi zilizopendekezwa za trigger:

1. Karatasi ya Mizani . Ikiwa utaona madeni yameongezeka kila mwezi kwa miezi mitatu (ambayo ina maana kwamba mali na / au gharama pia zinaongezeka), kupunguza matumizi ya nyuma.
2. Taarifa ya Mapato . Ikiwa unaona kuwa gharama fulani inakua kama asilimia ya mauzo, jiulize kwa nini inakua. Ikiwa ongezeko ni muhimu, unaweza kutaka kupunguza matumizi kwa gharama nyingine, ili kudumisha kiwango chako cha faida.
3. Akaunti ya Kuzeeka Kukubalika . Kuwa na uhakika katika kufuata wafuasi wa polepole. Kwa muda mrefu unaruhusu madeni ya kulipa bila malipo, uwezekano mdogo ni kwamba utapata fedha. Weka mfumo wa makusanyo, kama nilivyojadiliwa hapo juu, ili uhakikishe kulipwa haraka na wale waliopungua kwa muda mfupi hawaachwi kudhani hutaki pesa zako.

1. Akaunti za kulipwa . Malie kile unachoweza haraka iwezekanavyo. Jaribu kulipa mapema ili upate punguzo. Ikiwa huwezi kulipa bili zako zote, kulipa yale ambayo atakufanya uwe na adhabu, au ambayo itathiri kiwango chako cha mkopo. Hata kama mtu mwingine anahusika na kulipa bili, wewe ni mtu ambaye hatimaye anajibika kuhakikisha madeni yako ya biashara yanapwa.

Hata kama hujui na mifumo ya kifedha, unapaswa kuweza kuanzisha hii na kuiendeleza. Sehemu ngumu zaidi ni kukusanya habari. Mara baada ya kuunda "tabia ya kukusanya," utaona mapumziko yatakuja pamoja nayo.

Kumbuka, CCRRA - Pata maelezo ya kifedha kwa biashara yako, Angalia kila wiki nyingine, Rekodi na uhakikishe taarifa kila mwezi, kisha Fanya kama muhimu ili kuweka hali yako ya kifedha kusonga vizuri. Ukifuata mfumo huu wa hatua tano rahisi, utapunguza "takataka" na matatizo ambayo huja nayo na utaongeza hali yako ya kifedha.

Mfumo wa kifedha ulioandaliwa vizuri utaweka biashara yako kifedha kwa miaka mingi ijayo.