Jinsi ya kuchagua Programu ya Payroll kwa Biashara Yako Ndogo

Features Kuangalia katika Programu ya Payroll Online

Je! Unachota nywele zako juu ya malipo? Kufanya mishahara yako mwenyewe, hata kwa mfanyakazi mmoja tu, ina pigo nyingi kwa mmiliki wa biashara ndogo. Kuna mengi ya kujua, na kuzingatia kanuni nyingi za shirikisho, serikali, na za mitaa ni maumivu. Kwa kuongeza, una muda uliopangwa wa kukutana, kwa malipo na ripoti kwa mashirika yote haya.

Si ajabu kwamba biashara ndogo ndogo hugeuka huduma za malipo kwa ajili ya kazi hizi.

Lakini huduma gani ya malipo ni bora?

Huduma za malipo ni nini?

Kuna aina mbili za huduma za malipo: huduma za mtandaoni na (kwa ukosefu wa muda bora) huduma za kibinafsi. Huduma za mtandaoni zinaweza kuwa programu au msingi mtandaoni. Huduma za kibinafsi ni biashara inayomilikiwa na mtu ambaye anaweza kufanya malipo ya mtandaoni au anayeweza kuwa wa ndani.

Mchakato wa tathmini unafanya kazi sawa kwa aina zote za huduma za malipo. Lakini makala hii itazingatia huduma za mtandaoni. Hapa ni baadhi ya vipengele unapaswa kuzingatia:

Ni kiasi gani cha huduma ya malipo ya malipo ya mtandaoni?

Jambo la kwanza la wamiliki wa biashara huuliza wakati wa kutafuta huduma ya malipo ni, "Ni kiasi gani cha gharama?" Wakati gharama ni muhimu, mambo mengine ni muhimu tu.

Fikiria gharama ya huduma sasa na katika siku zijazo. Ikiwa una biashara ndogo sana na wafanyakazi mmoja tu au wawili, unaweza kutaka kupunguza gharama yako kwa kutumia huduma inayoweza kutumiwa, ambayo gharama ni ndogo kwa wafanyakazi wachache tu na ambayo huongezeka wakati unavyoongeza wafanyakazi na huduma.

Kwa huduma nyingi za mishahara nilizoziangalia, gharama ni kwa mwezi, hivyo unaweza kubadilisha wakati wowote. Wengi hutegemea gharama kwa idadi ya wafanyakazi. Wengine hutoa chaguo la 1099 kwa kulipa makandarasi, wachuuzi, au wastaafu. (Utapata orodha fupi na gharama mwishoni mwa makala hii.)

Gharama zinaingia ngazi mbili kwa huduma zingine: huduma ya msingi ambayo huhesabu tu na kutangaza malipo, na labda huduma ya W-2, na chaguo kamili ya utumishi ambayo pia inaweka na kulipa kodi ya mishahara na kufungua kodi, ikiwa ni pamoja na Fomu 941 (fomu ya ripoti ya kodi ya kulipa kodi ya robo mwaka).

Huduma ya malipo ya huduma kamili ni nini?

1. Kuweka, Mafunzo, na Dashibodi. Mfumo unapaswa kuwa rahisi kuanzisha. Unapaswa kuwa na dashibodi ili kukuongoza kupitia taratibu na kuruhusu uangalie shughuli kama kufungua na amana za kulipa. Mafunzo yanapaswa kuwa rahisi, na video nzuri kukusaidia kufanya kazi kupitia mchakato mbalimbali. Ni kiwango gani cha ujuzi wa kulipa wanafikiri una? Wamiliki wengi wa biashara wana ujuzi mdogo, hivyo huduma yako inapaswa kutoa ujuzi wa kina wa msingi wa masharti ya malipo, malipo, na kufungua.
2. Malipo ya malipo . Kila moja ya mifumo hii inakuwezesha kuingiza habari kwa kila mfanyakazi, ikiwa ni pamoja na fomu ya W-4 kwa kuzuia ushuru wa shirikisho na habari nyingine zinazohitajika ili kuandaa kulipa. Mipangilio inapaswa kukuwezesha kuandika hundi zilizochapishwa au kuwa na hundi moja kwa moja zilizowekwa (njia bora). Angalia na benki yako kwa mahitaji yake.
3. Fomu za W-2. Huduma yako inapaswa kukupa Fomu za W-2 , fomu ya habari ya mshahara na kodi ya kila mwaka lazima uwape wafanyakazi kwa Januari. Chaguo kamili ya huduma inapaswa pia kufungua fomu hizi na Utawala wa Usalama wa Jamii kwako kwa wakati unaofaa.
4. Faili na Kodi ya Mishahara ya Malipo. Huenda hii ni huduma muhimu zaidi. Kuwa na faili fulani na kulipa kodi hizi ni jukumu kubwa. Mfumo wa huduma kamili unapaswa kufungua nyaraka zote za ushuru wa kodi na nyaraka za ajira kwako. Wanapaswa kulipa malipo kwa niaba yako na mashirika husika ya shirikisho, serikali, na za mitaa. Fomu zinapaswa kuhusisha Fomu ya 941 - Taarifa ya Mshahara na Utatu na fomu za kodi za serikali na hali ya ukosefu wa ajira.

Huduma hiyo inapaswa pia kufuatilia kodi ya kodi na serikali za mitaa, ambayo ni msaada mkubwa ikiwa una wafanyakazi wanaofanya kazi katika miji na mataifa tofauti.

Ni vipengele vingine gani unapaswa kutarajia?

Dhamana ya kodi. Huduma yako inapaswa kuhakikisha kuwa fomu za kodi zitatumwa kabla ya muda wote na kwamba malipo yatafanywa kwa wakati ili usiwe na faini au adhabu . Huduma inapaswa kukubali kulipa faini yoyote au adhabu kwa kufungua marehemu au malipo. Ikiwa hawana fadhila hii, usitumie.

Ufikiaji wa simu. Unapaswa kuwa na uwezo wa kufikia dashibodi na kufanya mabadiliko, kutuma habari kwenye kompyuta yako, simu ya mkononi au kompyuta kibao, au hata kupigia simu.

Wafanyakazi binafsi. Baadhi ya huduma hizi zina dashibodi ambayo wafanyakazi wanaweza kuingia na kupata taarifa juu ya malipo yao ya kila mwaka.

Wanaweza kubadilisha habari ya W-4 online.

Ushirikiano na mfumo wako wa uhasibu. Kuwa na huduma yako ya mishahara huunganisha na mfumo wako wa uhasibu inakuokoa muda na pesa. Mishahara ya Intuit inauzwa tu kwa QuickBooks Online, hivyo hii inaweza kuwa chaguo nzuri kwako ikiwa tayari una QBO. Programu ya Patriot ina mfumo wa uhasibu unaweza kuongeza huduma yako ya malipo.

Maswali mengine muhimu ya kuuliza

Msaada na Huduma. Hii ni muhimu sana. Mambo hutokea na malipo ya malipo yanapaswa kuendeshwa wakati fulani. Unahitaji kujua kwamba huduma yako inapatikana na husaidia.

Ngazi ya juu ya huduma ni simu. Dawati la usaidizi lina masaa gani?

Ngazi ya pili ya juu ni kuzungumza. Masaa yao ni nini?

Ngazi ya tatu ni barua pepe. Huduma yako inajibu haraka kwa barua pepe?

Wakati wa majaribio au siku 30 za kwanza, hakikisha unawasiliana mara kadhaa ili uhakike msaada unaotolewa.

Sasisho. Kanuni za ushuru wa kodi na viwango vya ushuru hubadilika. Unapotathmini mifumo, waulize jinsi ya kuboresha programu zao na jinsi wanavyowasiliana na hizi updates.

Usalama. Mfumo wao ni salamaje? Je, ni katika wingu (labda)? Ni mara ngapi wanasimama?

Huduma zingine za ziada ambazo unaweza kutaka

Huduma ya 1099. Baadhi ya mifumo hii huongeza (kwa gharama ya ziada) ambayo inaruhusu kulipa wafanyakazi wa mkataba, wauzaji, na washirikaji na kutoa fomu 1099-MISC kwao (sawa na aina za W-2 kwa wafanyakazi). Huduma inapaswa pia kutoa kufungua fomu za 1099-MISC na IRS.

Kuzuia Backup . Ikiwa unalipa wasiokuwa wafanyakazi, huenda unahitaji kuwa na uhifadhi wa ziada wa kuchukuliwa kutoka kwa malipo yao. Ikiwa una huduma ya 1099, huduma yako inapaswa kuwa na uwezo wa kufanya hivyo na kutoa ripoti.

Wapi kuangalia kwa huduma zinazoweza

Unapopunguza uteuzi wako kwa huduma kadhaa, angalia. Angalia viwango vya mtandaoni, lakini usijitegemea sana. Mahali bora zaidi ya kuangalia ni Ofisi Bora ya Biashara . Angalia nini malalamiko yamewekwa kwenye kampuni hii na jinsi ya kutatuliwa.

Huduma zingine za malipo ni nini?

Utapata huduma nyingi za kulipa unapotafuta mtandaoni. Hapa ni wachache tu kuanza mwanzo wako na. Tulichagua chaguo kamili ya huduma kwa kila mmoja.

Ninafurahia Mishahara Kamili ya Huduma. Huduma hii ni kuongeza kwenye QuickBooks Online. Bei inategemea ni toleo gani la QBO unayotaka na kiwango cha huduma za kulipa unahitaji. Bei ni kila mwezi.

Programu ya Malipo ya Patriot. Mfumo wao wa malipo ya huduma kamili huanza $ 25 kwa mwezi kwa mfanyakazi mmoja, kuongezeka kwa idadi ya wafanyakazi.

Paychex. Mfumo wao unategemea idadi ya wafanyakazi. Wanahitaji zabuni iliyoandikwa kutoka kwa mteja anayeweza kutoa kabla ya kutolewa habari za bei.

Gusto: Bei yao ni $ 39 kwa mwezi msingi wa bei pamoja na $ 6 kwa mwezi kwa mtu (Tunadhani kwamba ina maana kwa kila mtu kulipwa).

ADP ina ngazi tatu za malipo, ikiwa ni pamoja na HR. Hakuna bei iliyopatikana.

Jinsi ya kujaribu mfumo wa malipo

Suala moja ya mwisho: Tatizo na kujaribu majaribio haya ni kwamba wanakuhitaji "uende," na huwezi kutoa malipo kwa mara moja. Patriot na Gusto wana matoleo ya demo unaweza kujaribu. ADP ina miezi miwili ya bure ya malipo, lakini hiyo inamaanisha kuwa umejiandaa kuendesha miezi miwili na mfumo wao.