W-4, I-9, Maombi ya Ayubu, Usajili wa Nchi, na Zaidi
Wajibu wako wa kwanza kwa makaratasi na kanuni kwa wafanyakazi wapya huja mara baada ya kukodisha. Kabla ya mfanyakazi kuanza kazi na anapata malipo yake ya kwanza , kuna aina fulani unazohitajika kuwa mfanyakazi amekamilika. Fomu hizi zinapaswa kukamilika na kila mfanyakazi, kulingana na sheria zote za shirikisho na serikali.
mara nyingi, huna haja ya kurudi fomu kwa mtu yeyote, lakini lazima uwahifadhi. Wakati fomu hizi zikamilika, unapaswa kuwaweka katika eneo fulani, inapatikana kwa wafanyakazi na wengine wanaohitaji kuona. Idara ya Kazi ya Marekani (chini ya Mshahara na Saa Idara) ina mahitaji maalum ya rekodi na malipo ya wafanyakazi ambayo yanapaswa kuwekwa kwa wafanyakazi wote.
Shirikisho, serikali, na mashirika ya ndani yanaweza pia kuchunguza rekodi za mfanyakazi wako kwa sababu mbalimbali, hivyo kuhifadhi kumbukumbu ni muhimu.
01 - Fomu ya W-4 kwa Kuzuia Ushuru wa Shirikisho
Mikopo yote mpya inapaswa kukamilisha Fomu W-4 kabla ya kupokea malipo yao ya kwanza. Fomu hii inajumuisha habari juu ya hali ya ndoa, idadi ya wategemezi, na mteule wa ziada unaowekwa. Inatumiwa kuhesabu kushikilia kodi ya mapato ya shirikisho. Huna haja ya kuweka nakala za aina zote za W-4, moja tu ya hivi karibuni.
Waajiri hawapaswi kutoa ushauri wa wafanyakazi juu ya jinsi ya kukamilisha fomu hii, lakini unaweza kuwaelekeza kwenye makala ya IRS inayowasaidia kufamilisha fomu hii.
Hakikisha kutumia toleo la hivi karibuni la aina ya W-4. Sheria ya Ushuru wa Ushuru wa 2017 na Sheria ya Ajira ilifanya mabadiliko makubwa kwa meza za kuzuia na wafanyakazi wanaweza kutaka kubadilisha uzuiaji wao ili kuepuka kuwa na kodi nyingi zilizochukuliwa kutoka kwa malipo yao. Unapaswa kutumia fomu ya 2018 W-4 kwa hifadhi mpya na kwa wafanyakazi ambao wanataka kufanya mabadiliko kwa fomu yao.
Wafanyakazi wanaweza kubadilisha fomu yao W-4 mara nyingi kama wanavyopenda. Kwa mfano, mfanyakazi anaweza kupata bonus na wanataka kubadilisha kuacha. Ni wajibu wako kama mwajiri kufuatilia mabadiliko ya hivi karibuni na kuhakikisha malipo ya wafanyakazi yanaonyesha matakwa ya mfanyakazi kwa ajili ya kuacha.
02 - Fomu I-9 na E-Kuhakikishia Mfumo wa Uwezo wa Ajira
Kama mwajiri, lazima uandikishe ustahiki wa wafanyakazi wapya kufanya kazi nchini Marekani Hati ambayo unapaswa kutumia ni F orm I-9 , uthibitisho wa Ajira ya Uwezo, ambayo lazima ijazwe na kila kukodisha mpya. Mfanyakazi mpya lazima ape nyaraka za (a) utambulisho na (b) afanye kazi ya kustahili.
Kuna hatua mbili kwa mchakato wa I-9. Kwanza, mfanyakazi anajaza fomu na anasema nini utambulisho wa hati na ufanisi wa kazi zitatumika. Kisha, wewe kama mwajiri lazima uangalie nyaraka hizo na uhakikishe kuwa ni ya kutosha na inayofaa.
Lazima uendelee fomu hii katika kumbukumbu ya mfanyakazi, lakini huna haja ya kuituma kwa mtu yeyote. Ikiwa afisa wa uhamiaji anakuja kwenye kampuni yako au anataka kuchunguza nyaraka za mfanyakazi wako, fomu ni uthibitisho wako kwamba umethibitisha ustahiki wa kazi ya mfanyakazi.
Waajiri wakubwa (na wafanyakazi wengi) wanaweza kujiandikisha kwa mfumo wa kuthibitisha E na kuitumia ili kuzingatia ustahiki wa wafanyakazi wapya kufanya kazi nchini Marekani. Mfumo hutumia habari kwenye Fomu ya I-9 kulinganisha na orodha ya shirikisho.
Fomu ya Maombi ya Kazi ya 03
Kila mfanyakazi mpya anapaswa kukamilisha fomu ya maombi ya kazi, hata kama mtu huyu tayari ameshawasilisha tena kazi. Fomu ya maombi ya kazi ina taarifa kuhusu mfanyakazi mpya ambayo inaweza kuthibitishwa, kama waajiri wa zamani na elimu. Pia inajumuisha kauli kadhaa ambazo mwombaji lazima ainike.
Taarifa moja kwenye fomu ya maombi inathibitisha kwamba taarifa juu ya maombi ni ya kweli na sahihi, wakati kauli nyingine zinawezesha mwajiri kufanya ukaguzi wa kumbukumbu na hundi za nyuma.
Kuwa na fomu ya maombi kwa kila mfanyakazi inakukinga kama mwajiri kutoka kwa mwombaji anayedai madai ya udanganyifu, na inakuwezesha kuchukua hatua kama fomu ya maombi si sahihi.
04 - Kuzuia Hali na Usajili
Waajiri lazima waandikishe wafanyakazi wapya kwa mfumo wa taarifa mpya ya kuajiri wa serikali; usajili huu inaruhusu hali kukusanya malipo ya watoto kutoka kwa wafanyakazi hawa. Orodha ya mifumo ya taarifa ya hali imejumuishwa katika makala hii.
Kila hali inayokusanya kodi ya mapato ina mahitaji ya waajiri kutoa ripoti na kulipa kodi hizo. Wasiliana na idara yako ya serikali ya mapato (au sawa) kwa habari kuhusu jinsi ya kujiandikisha kama mwajiri katika hali. Shirika hili la serikali litakupa taarifa juu ya fomu za kuzuia na mahitaji ya kutoa ripoti na kulipa kiasi kisichozuiliwa.
Kwa mataifa ambayo yana kodi ya mapato, utahitaji kutoa kodi hizi kutoka kwa malipo ya wafanyakazi na kutuma kodi isiyozuiliwa kwenye shirika la serikali linalofaa.
05 - Orodha ya Kuajiri Waajiriwa Mpya
Hapa ni orodha ya hatua 12 za michango ya kukodisha mpya, kwa hiyo usisahau chochote. Inajumuisha kupata nambari ya Kitambulisho cha Majiri, (namba ya kitambulisho ya mwajiri wa shirikisho) kujiandikisha na IRS kwa ripoti ya kodi na malipo, na kujiandikisha na taasisi ya kodi ya hali yako (ikiwa kodi ya mapato ya serikali inahitajika). Usajili mwingine na mahitaji pia zimeorodheshwa.
06 - One More Thing - Kitabu cha Wafanyakazi wako
Ikiwa biashara yako ina wafanyakazi kadhaa, unapaswa kuwa na kitabu cha mfanyakazi au sera na taratibu za mwongozo. Kitabu hiki kinaweza kujumuisha maelezo ya mchakato wa kazi pamoja na sera na taratibu.) Wafanyakazi wote wapya wanapaswa kupokea nakala ya kitabu hiki na wanapaswa kusaini kwamba wameiisoma na kuielewa.
Kitabu cha mfanyakazi kinawa hati ya kisheria kwa ajili ya wewe na wafanyakazi wako. Kuwa na wafanyakazi kusoma kitabu cha mfanyakazi kinaweza kusaidia kuzuia wafanyakazi wasio na wasiwasi, matarajio yasiyotarajiwa, na mashtaka yaliyowezekana.