Jinsi ya kutoa Voicemail ya Mtaalam Salamu kwa Idara Yako

Etiquette ya Biashara ya Salamu za Voicemail

Ikiwa kampuni yako inatumia mabhokisi ya voicemail ya idara ya wito zinazoingia, utahitaji kurekodi salamu ya wataalamu ya sauti ya salamu ya sauti. Sifa hii ya salamu ya barua pepe ni tofauti kidogo kuliko salamu ya barua pepe ya kibinafsi ambayo inahusishwa na sanduku la voicemail ya mtu binafsi. Kwa mfano, ikiwa mfumo wako wa simu unaruhusu kikundi cha upanuzi wa simu kuwa "kilichounganishwa" pamoja ili kutumikia simu zote za uhasibu, basi upanuzi wote kutoka Idara ya Uhasibu unaweza kuunganishwa chini ya ugani wa Idara ya Uhasibu.

Wakati mtumishi wa automatiska ahamisha wito kwa ugani huo, ugani unaofuata utapokea simu. Ikiwa upanuzi wa Idara ya Uhasibu ni busy au haipatikani, basi simu itahamishiwa kwenye sanduku la voicemail la idara.

Sauti ya barua pepe Chaguo za usalimu

Kulingana na mfumo wa simu uliyo na kampuni yako, kunaweza kuwa na chaguo tofauti kwa aina ya salamu za voicemail unaruhusiwa kutunga. Hizi ni pamoja na:

• Ujumbe wa Ujumbe wa Salamu
  Salamu ya barua pepe ya jumla hutumiwa kuwa salamu ya barua pepe ya default ikiwa hakuna aina nyingine ya salamu iliyowekwa.
• Sawa ya barua pepe ya ndani Salamu
  Inatumika kuwasalimu watu wanaowaita idara yako kutoka ndani ya kampuni yako mwenyewe (yaani kutoka kwenye ugani mwingine). Kwa ujumla, hii inatumika tu kwa makampuni makubwa sana.
• Siri ya barua pepe ya nje Salamu
  Salamu hii itachezwa kwa watu wanaowaita kutoka nje ya kampuni yako. Mtumishi wako wa simu ya automatiska anaweza kucheza salamu ya jumla ya kampuni ambayo wito wote wa nje wataisikia. Ikiwa jina la kampuni yako linalotajwa katika salamu hiyo, huna haja ya kusema tena katika salamu yako ya idara.

• Muda au "Nje ya Ofisi" Voicemail Salamu
  Siri ya barua pepe ya muda mfupi au nje ya ofisi inapowekwa wakati idara nzima haipatikani kwa wakati fulani. Kwa mfano, idara hiyo inafanyika tu kati ya 8:00 na saa 5:00 jioni au kuna mkutano wa lazima wa idara ambayo inauondoa watu wote wasijibu simu. Mifumo zaidi ya voicemail itawawezesha kuweka tarehe na muda wa kumalizika muda ili usiwe na kukumbuka kuizima wakati idara yako itarudi kwenye shughuli za kawaida.

• On Simu ya Simu (Busy) Sailemail Salamu
  Salamu hii hutumiwa kuwajulisha wapiga simu kuwa idara inapatikana lakini hakuna mtu anayeweza kupiga simu yake mara kwa mara kwa sababu upanuzi wote katika bwawa la idara ni busy na wito wengine.

Vipengele vya Idara ya Habari Njema Salamu

• Jina la Idara
• Taarifa ambayo huwezi kuchukua simu yao hivi sasa
• Mwaliko wa kuacha ujumbe
• Wakati wanaweza kutarajia wito wa kurudi
• Chaguo ziada ambazo zinapatikana (kwa mfano "Bonyeza kifungo cha pound kurudi ...")
• Anwani ya anwani ikiwa inaweza kutoa taarifa yenye maana
• Hakuna zaidi ya sekunde 20 hadi 25 (utawala wa kidole)
• Usianze na "Simu yako ni muhimu sana kwetu ..." salamu. Maneno haya yanatumiwa zaidi na kwa kawaida ni "kuzima" kwa wito.
• Epuka kutoa habari nyingi na kufanya salamu ya muda mrefu.

Mfano Msaada Idara Ujumbe wa Salamu

• Umefikia Idara ya Uhasibu. Wawakilishi wetu wote ni busy kutumikia wito wengine. Badala ya kupoteza muda wako muhimu, tungependa kurudi simu yako ndani ya masaa mawili ya biashara. Ikiwa ungependa kurudi kwenye orodha iliyopita, bonyeza nyota sasa. Vinginevyo, utuache ujumbe wa kina na jina lako na namba. Baada ya kurekodi ujumbe wako, unaweza kushinikiza ufunguo wa pound kwa chaguo zaidi. Asante kwa wito.

• Umefikia Idara ya Mauzo kwenye Operesheni Tech, Inc. Wote wawakilishi wetu wa mauzo wanafanya kazi kwa wateja wengine lakini tunataka kurudi simu yako haraka iwezekanavyo. Kwa maelezo ya sasa ya bei au kuangalia hali ya amri yako, tafadhali tembelea kwetu kwenye wavuti. Vinginevyo, tafadhali tuache ujumbe na jina lako na namba baada ya sauti. Ikiwa ungependa kurudi kwenye orodha ya awali, bonyeza kitufe cha nyota sasa.
• Umefikia Idara ya Uhasibu katika Operesheni Tech, Inc. Idara ya sasa imefungwa. Masaa yetu ya kawaida ya shughuli ni kutoka 8:00 hadi saa 5:00 jioni hadi Ijumaa. Tumefungwa siku ya Jumamosi na Jumapili. Unaweza kushinikiza ufunguo wa nyota wakati wowote kurudi kwenye orodha ya awali. Vinginevyo, tafadhali tuache ujumbe na jina lako na nambari na tutarudi simu yako wakati ofisi inafungua upya. Unaweza kushikamana baada ya kuacha ujumbe wako au bonyeza kitufe cha pound kwa chaguzi za ziada. Asante kwa wito.

Sifa za Voicemail mbaya

• Umefikia Idara ya Mauzo. Tuache ujumbe.
• Sawa. Umefikia Idara ya Uhasibu katika XYZ.com. Wahasibu wote sasa wanahudhuria mkutano wa lazima wa idara na hakuna mtu anayeweza kupiga simu yako. Simu yako ni muhimu sana kwetu na tungependa kurudi simu yako mara tu tunarudi. Hata hivyo, ni mwisho wa mwaka na backlog yetu ya simu ni ndefu sana. Ikiwa unatoa wito kuhusu kulipa malipo kwenye akaunti ya ziada, tafadhali hakikisha kutuambia katika ujumbe wako ili tuweze kukuita mara moja. Vinginevyo, tafadhali subiri sauti na utuache ujumbe wa siri wa kina.
• Idara imefungwa. Tafadhali shika ujumbe baada ya sauti.