Mpango wa kurejesha maafa ni mchakato wa kuunda waraka ambao unafafanua jinsi biashara yako itapona kutokana na tukio la kutisha. Biashara zote zinahitaji mpango wa kupona maafa, lakini wafanyabiashara wachache wanachukua muda wa kuandika mpango wa kina na unaozingatia wote.
Kuna aina nyingi na aina za matukio mabaya. Tutazingatia kupanga mpango wa kupona maafa ambao unaweza kutumia ikiwa unapoteza ofisi yako, lakini si uwezo wa uzalishaji wa biashara yako. Kwa mfano, moto huharibu ofisi lakini si kiwanda.
01 - Orodha ya Kazi
Hatua ya kwanza katika kuunda mpango wa kupona maafa ni kufanya orodha ya kazi zote za ofisi ambazo zinapaswa kuhamishwa mahali pengine ili biashara iweze kuendelea kuendesha. Andika kila kazi na nyota (au asterisk) ambayo utafikiri kuwa muhimu kama ungekuwa na hali ya kupona maafa. Kwa maneno mengine, ni kazi gani unahitaji up na kufanya kazi haraka iwezekanavyo. Kwa mfano, wawakilishi wa huduma ya wateja na wafanyakazi wa uhasibu wanapaswa kuwa alama muhimu, wakati watu wa telemarketing wanaofanya wito wa kuuza nje hawapaswi.
02 - Vifaa vya Vifaa vya Ofisi muhimu
Kwa kila mfanyakazi, weka tu vitu muhimu vya ofisi na samani ambazo wanahitaji kufanya kazi zao. Kumbuka, katika tukio la msiba, nafasi, muda na pesa zitakuwa kwa malipo. Kuzingatia vitu muhimu sana na si vitu vyote ambavyo vinatumia sasa. Orodha ya kufufua maafa inaweza kujumuisha zifuatazo:
Desk na mwenyekiti
Kompyuta
Programu ya Kompyuta
Simu
Calculator
Rejea ya Fedha
03 - Catalogue ya Vifaa vya Kusaidia
Kisha, angalia vifaa muhimu vya ofisi ambavyo hutumiwa nyuma ya matukio. Simu kwenye dawati la wawakilishi wa huduma inahitaji kuunganisha na kitu fulani. Kompyuta katika ofisi zinapaswa kuunganishwa na aina fulani ya seva au maombi ambayo inaruhusu amri kuchukuliwe, vifaa kusafirishwa, huduma zilizofanywa, ankara za barua pepe na malipo ya mishahara. Tembelea ofisi yako na utaona mambo ambayo yanaunganisha biashara yako pamoja.
Orodha yako ya kufufua maafa inaweza kuwa na vitu vifuatavyo:
Servers
Programu ya Programu
Backups ya data
Mfumo wa simu ya biashara
Ofisi salama
Kila siku uanzishe pesa ya fedha
04 - nafasi ya ofisi mbadala
Sasa kwa kuwa una orodha ya watu, samani na vifaa, unahitaji mahali pa kimwili ili uziweke. Hii haimaanishi kuwa unapaswa kukodisha nafasi ya ofisi na uiruhusu iketi tupu. Nini inamaanisha ni kwamba unapaswa kutafiti maeneo kadhaa mbadala ili uhamishe ofisi yako katika tukio la maafa.
Hii inaweza kujumuisha yoyote au yote yafuatayo:
Wakala wa ndani wa mali isiyohamishika na orodha ya nafasi ya wazi ya ofisi inapatikana
Mkataba na biashara ya jirani ili kushiriki nafasi ya ofisi ikiwa msiba unaanguka
Kuhamishwa ndani ya kampuni yako (yaani sehemu ya tupu ya ghala)
Wawezesha wafanyakazi kufanya kazi kwa kazi mpaka ofisi itakaporudi
05 - Bima na Bajeti
Bima na Bajeti. Bajeti ya Peter Dazeley
Baada ya kuamua wapi kuweka watu, utahitaji kuanza kuanza kununua vitu ambavyo wanahitaji kufanya kazi zao. Kutoka kwenye orodha ya "Vifaa vya Ofisi muhimu" uliyotengeneza hapo awali, fidia ukadiria kiasi gani kila kipande kita gharama kununua au kukodisha. Wakati uliotangulia juu ya kazi hii utauzia siku za mchakato wa kurejesha kwa sababu utakuwa na uwezo wa kutoa orodha kwa wakala wako wa bima ya nini unachohitaji. Utakuwa na hundi mapema na kisha unaweza kuanza kununua samani na vifaa mara moja.
06 - Shiriki na Uihifadhi Hifadhi
Mpango bora wa kufufua maafa hautakufaidi yoyote ikiwa unafanywa moto au hakuna mtu anayeweza kuuona. Mkakati bora ni kushirikiana na angalau mtu mwingine katika biashara yako na hakikisha angalau nakala moja imehifadhiwa. Baada ya kuhakikisha kwamba wafanyakazi wako wote ni salama na sauti, hii lazima iwe kitu cha kwanza unachofikia baada ya janga kuanguka kwa biashara yako. Vikwazo vimewekwa juu yako na wakati hauko upande wako. Mpango wa kupona maafa inaweza kusababisha tofauti kati ya kufilisika na uhai wa biashara yako.