Kabla ya Kuandaa na Kusambaza Fomu za W-2

01 - Hakikisha Umefanya Wafanyakazi Wafanyakazi Kama Waajiriwa

Mfanyakazi ni mfanyakazi ambaye hufanya kazi kwa mwongozo wa mwajiri. Kwa ujumla, mtu yeyote anayefanya huduma kwa shirika ni mfanyakazi ikiwa shirika linaweza kudhibiti kile kitakachofanyika na jinsi kitakavyofanyika.

Kwa upande mwingine, mkandarasi huru ni mtu binafsi au biashara ambayo hutoa huduma kwa mtu mwingine au biashara. Makandarasi wa kujitegemea ni taasisi ya biashara tofauti na haichukuliwi kuwa mfanyakazi. Baadhi ya mifano ya makandarasi wa kujitegemea ni washauri, mawakala, au mawakala. Kazi ya makandarasi wa kujitegemea ni mara kwa mara au si muhimu kwa biashara; kwa mfano, huduma ya kusafisha, processor ya malipo, au huduma ya IT.

Soma zaidi kuhusu kugawa wafanyakazi kama wafanyakazi au makandarasi huru , na wasiliana na wakili wa ajira kwa msaada.

02 - Angalia Usambazaji na Tarehe za Kufungua kwa Mwaka Mpya

Hatua mbili zinashiriki katika mchakato W-2. Hatua ya kwanza ni kusambaza aina za W-2 kwa wafanyakazi. Hatua ya pili ni kufungua fomu hizi na Utawala wa Usalama wa Jamii. (SSA)

Tarehe ya mwisho ya usambazaji wote kwa wafanyakazi na kufungua kwa SSA ni Januari 31 ya mwaka uliofuata. Hii ni tarehe ya mwisho ya mapema kwa ajili ya kufungua SSA imewekwa ili kusaidia kuepuka udanganyifu wa ushuru. Soma zaidi kuhusu muda wa W-2 na 1099.

Hakikisha kuwapa wafanyakazi fomu zao mapema mwezi Januari, kwa hivyo wana muda wa kuchunguza yao, ili kuzuia makosa.

03 - Angalia Wafanyabiashara W-4 Fomu

Waajiri wanahitajika kuwa fomu ya W-4 kwenye faili kwa wafanyakazi wote wakati wote. Fomu ya W-4 inajumuisha habari muhimu ili kuamua kiwango cha kodi ya mapato ya wafanyakazi ya shirikisho, kwa kutumia hali ya ndoa, idadi ya wategemezi, na kiasi chochote cha ziada kinachozuiwa.

Fomu W-4 inapaswa kukamilika kwa kukodisha na wakati wowote mfanyakazi anataka kufanya mabadiliko. Mfanyakazi anapaswa kubadilisha fomu ya W-4 ikiwa taarifa ya kibinafsi ya mfanyakazi (ikiwa ni pamoja na hali ya ndoa na idadi ya wategemezi) inabadilika au ikiwa anwani ya mfanyakazi inabadilika. Mfanyakazi anaweza pia kubadilisha fomu ya W-4 wakati wowote ili kubadilisha kiasi cha kuzuia.

Kila mwaka kabla ya mwisho wa mwaka, waajiri wanapaswa kuuliza wafanyakazi wote kuchunguza fomu ya W-4 ili kuhakikisha taarifa ya kibinafsi ni sahihi.

Kuwahakikishia wafanyakazi kuwa na taarifa sahihi na ya sasa kwenye fomu ya W-4 itakusaidia kuandaa na kusambaza fomu za W-2.

04 - Kusanya Taarifa ya Mshahara kwa Fomu za W-2

Kwanza, utahitaji maelezo ya msingi kuhusu kampuni yako kwa fomu zote za W-2:

• Nambari ya ID ya mwajiri wa kampuni yako
• Jina, anwani, na zip code ya biashara
• Na namba ya kitambulisho cha kodi ya kampuni yako

Kisha, unahitaji kukusanya habari kuhusu kila mfanyakazi, maelezo ya kibinafsi na maelezo ya malipo:

• Jina la mfanyakazi na anwani na nambari ya usalama wa jamii au nambari nyingine ya ID ya kodi
• Kiasi kilicholipwa kwa mfanyakazi huyo: mshahara wa jumla, vidokezo, na fidia nyingine
• Kiasi cha kodi ya mapato ya shirikisho imekatazwa
• Mishahara ya usalama wa jamii (hadi kiwango cha juu cha Usalama wa Jamii kwa mwaka)
• Mshahara wa dawa na vidokezo na kodi ya Medicare iliyozuia, ikiwa ni pamoja na kodi ya ziada ya Madawa kwa wafanyakazi wa kipato cha juu.
• Alitoa vidokezo vya mfanyakazi kulipwa
• Malipo ya huduma ya kujitegemea kulipwa, na faida zingine zinazotolewa na mfanyakazi
• Kwa kila hali ambapo mfanyakazi alifanya kazi, mshahara wa serikali na vidokezo kulipwa na kodi ya mapato ya serikali imeshindwa
• Mshahara wa mitaa na vidokezo kulipwa na kodi ya mapato ya ndani yamezuiwa.

05 - Tathmini ya W-2 Processing - Je, W-2 itaundwaje?

Ikiwa kampuni yako ni mpya ya usindikaji wa mishahara, au ikiwa hali yako ya mishahara imebadilika hivi karibuni, ni wazo nzuri kuchunguza mchakato wa kutafuta, kukamilisha, na kusambaza ripoti za mwisho wa mwaka kwa wafanyakazi. Unaweza kupata aina za W-2 kutoka kwenye duka la usambazaji wa ofisi, CPA yako, kutoka kwenye programu ya kodi au uhasibu, au kutoka kwa IRS.

Kumbuka: Huwezi kupakua aina za W-2 kutoka kwa IRS au mahali pengine kwenye mtandao. Nakala A ya fomu ya W-2 iko katika rangi maalum ya wino nyekundu na haiwezi kudanganywa. Lazima ufanye faili maalum ya IRS ya Copy A na Utawala wa Usalama wa Jamii (hii ni nakala unayoweka na faili na Usalama wa Jamii mwishoni mwa Februari).

Hapa kuna chaguzi kadhaa za kuandaa aina za W-2:

• Kutumia programu ya uhasibu . Ikiwa una wafanyakazi wachache tu na unatumia programu ya uhasibu, unaweza kununua ununuzi ili kuandaa fomu za W-2 kutumia programu hii.
• Kutumia programu ya maandalizi ya kodi. Ikiwa unatumia programu moja ya programu ya maandalizi ya ushuru wa kodi, mtandaoni au kwenye toleo la desktop, na umenunua toleo la biashara la programu hii, angalia ili uone kama usindikaji W-2 umejumuishwa. Shirley Elmblad, Mwongozo wa Programu ya Fedha, ina makala juu ya ukaguzi wa programu ya kodi
• Kutumia aina za W-2 zilizonunuliwa . Makampuni makubwa ya ofisi ya ofisi yana aina za W-2 zilizopangwa kabla ya kutumiwa na programu kwenye CD ambayo inakuwezesha kuingiza habari kwa fomu hizi kwa mkono na kuzipicha kwenye printer yako.

Njia yoyote unayotumia kwa kukamilisha na kuchapisha aina za W-2 inapaswa pia kuwa na fomu za uhamisho W-3 .

06 - Chagua Jinsi ya Kusambaza W-2 Fomu kwa Waajiriwa

Mara baada ya kuunda aina za W-2, uamuzi wako wa pili ni jinsi ya kuwasambaza kwa wafanyakazi. Kumbuka kwamba tarehe ya mwisho ya usambazaji wa aina za W-2 kwa wafanyakazi ni Januari 31 ya mwaka kufuatia mwaka wa kodi. Kwa mfano, waajiri waliohitaji kusambaza mwaka wa kodi wa 2016 W-2s hadi Januari 31, 2017, ili kuwasambaza.

Una chaguo mbili za kusambaza fomu zilizochapishwa W-2 kwa wafanyakazi: ama kuwapeleka au kuwasambaza kwa wafanyakazi kwa mtu. Ikiwa mfanyakazi anachukua fomu yao ya W-2 ndani ya mtu, unaweza kuwa na ishara ya mfanyakazi kwamba fomu imechukuliwa, ili kuepuka maswali kuhusu kama hii imefanywa.

07 - Angalia Makosa Kabla ya Kutuma W-2 Fomu kwa Waajiriwa

Kupunguza masuala na kutuma tena fomu za W-2, angalia fomu za W-2 kwa makosa, kwa kutumia orodha hii. Hitilafu za kawaida za W-2 ni pamoja na kutumia fomu ya mwaka usio sahihi, kushindwa kuingiza habari, kuweka habari kwenye sanduku lisilo sahihi, na kushindwa kuacha Usalama wa Jamii kuidhinisha kwa kiwango cha juu.

08 - Kushughulikia maombi ya mfanyakazi kwa duplicate W-2 Fomu

Wafanyakazi mara nyingi hupoteza au kupoteza fomu za W-2 na wanaweza kuja kwenye idara yako ya malipo na kuomba nakala ya nakala ya W-2 Fomu yao. Kabla ya kusambaza fomu za W-2, fikiria jinsi utakavyohusika na maombi haya:

• Ikiwa umechapisha fomu ndani, unaweza kuchapisha tu fomu ya W-2 na kuipa au kuituma kwa mfanyakazi.
• Ikiwa fomu imetayarishwa na huduma ya malipo ya nje, wanaweza kukupa malipo kwa gharama ya kuchapisha tena na kutuma fomu. Unaweza kuomba wafanyakazi kwa fomu ya kwanza ya duplicate, au pili ya pili kwa mwaka (inatokea!).

Chochote unachoamua, ni wazo nzuri kuwasiliana na sera yako kuhusu fomu za duplicate kwa wafanyakazi. Kuwa na malipo kwa aina ya duplicate inaweza kuonekana kuwa kali, lakini inaweza kupunguza idadi ya fomu zilizopotea ambazo unapaswa kushughulika nazo.

09 - Fomu za W-2 na W-3 na Utawala wa Usalama wa Jamii

Baada ya kuamua jinsi ya kuandaa aina za W-2 na kusambaza fomu hizi kwa wafanyakazi (kwa Januari 31 ya mwaka kufuatia mwaka wa kodi), uamuzi wako wa pili ni kuamua jinsi ya kufungua fomu hizi na Utawala wa Usalama wa Jamii (SSA) .

Fomu zote za W-2 zinapaswa kufungwa na Utawala wa Usalama wa Jamii, pamoja na fomu ya kupeleka W-3 . Chaguzi mbili kwa kuwasilisha fomu hizi:

• Unaweza kufungua mtandao kwenye sehemu ya Huduma za Biashara za Biashara za tovuti ya Usalama wa Jamii. Utahitaji kujiandikisha kwanza, kisha ukamilisha fomu zinazofaa mtandaoni. Ikiwa unaweka mtandaoni mtandaoni na BSO, huna haja ya kuingiza fomu za W-3.
• Unaweza pia kutuma fomu za W-2 zilizokamilishwa pamoja na fomu ya W-3 kwenye Utawala wa Usalama wa Jamii.

Hapa kuna habari zaidi juu ya jinsi ya kuandaa fomu ya W-3 .

10 - Angalia Kanuni za Serikali za Usambazaji wa Fomu za W-2

Unapomaliza fomu ya W-2 kwa mfanyakazi, sehemu moja ya fomu hiyo (Copy 1) imechaguliwa kuwasilishwa kwa serikali ambapo mfanyakazi anafanya kazi. Ikiwa mfanyakazi anafanya kazi katika nchi zaidi ya moja, utalazimika kuwasilisha nakala ya aina ya W-2 kwa kila hali.

Kila hali ina mahitaji tofauti ya kuwasilisha aina za W-2 na fomu zozote za usafiri. Angalia na mamlaka ya serikali yako ya kodi au idara ya mapato ya serikali ili kujifunza mahitaji ya serikali.

UPDATE: Mataifa mengi yanafanana na mwisho wa Januari 31 wa mwisho wa kufungua W-2 na SSA.

Soma zaidi kuhusu kodi za malipo ya hali.