Kuhifadhi rekodi nzuri ya kodi inaweza kuwa rekodi muhimu zaidi inayoweka kwa ajili ya kampuni yako. Huduma ya Ndani ya Mapato (IRS) inahitaji uhifadhi kumbukumbu za kodi kwa muda fulani na rekodi nyingine za vipindi tofauti vya wakati. Hutaki muda wa kodi ya kuzunguka na kuogopa kwa sababu kampuni yako haina kumbukumbu zake za kodi. Rekodi za kodi za kutofautiana zinaweza kulipia punguzo zako na ikiwa utahakikiwa, zinaweza kusababisha tatizo na gharama ya fedha. Baada ya yote, unataka kupata punguzo zote unazoweza na uweza kuzihifadhi.
Hapa ni vidokezo nane juu ya kumbukumbu za kodi za kuweka, jinsi ya kuziweka, na kwa muda gani kuziweka:
01 - Weka Mfumo wa Programu ya Uhasibu Mzuri
Kurudi kwako kwa mara ya mwisho ni bidhaa ya kuweka kumbukumbu yako nzuri kupitia mfumo wa programu ya uhasibu.
02 - Mzigo wa Ushahidi wa Biashara Kodi
Unapofanya kuingia, kama vile mapato, gharama, na punguzo, kwa kurudi kwa kodi, una kile kinachojulikana kama mzigo wa ushahidi kwao. Una uwezo wa kuthibitisha kwamba una haki ya punguzo fulani na gharama ili uweze kustahili kuwachukua kama punguzo.
Je! Unawekaje ushahidi? Kwa njia ya kuweka kumbukumbu nzuri, bila shaka. Ikiwa una rekodi ya kuthibitisha punguzo hizo na gharama, umekutana na majukumu yako ya kuwa na mzigo wa ushahidi kwa IRS. Usichukue mshahara au kudai mapato bila kuwa na nyaraka kuthibitisha kuwa una mzigo wa ushahidi.
03 - Nyaraka za Chanzo kwa Maandishi ya Uhasibu
Nyaraka za chanzo kwa ununuzi wa biashara zako, kama vile hundi kufutwa, risiti, kanda za usajili wa fedha, na wengine, ni nini unafanya kiongozi wako wa hesabu na maingizo ya gazeti kutoka. Pia ni nyaraka zako za punguzo la kodi kwa biashara yako unayochukua mwishoni mwa mwaka wa kodi. Nyaraka za chanzo zimehifadhiwa vizuri zinaweza kukuchukua njia ndefu na kuweka kumbukumbu nzuri.
Nyaraka za awali za karatasi zinapaswa kuwekwa na viongozi ambapo unarekodi manunuzi. Kama salama, katika kesi ya moto au maafa mengine, hati ya kila chanzo inapaswa kuingizwa ndani ya faili sahihi ya kompyuta na kuhifadhiwa kwenye gari la flash.
04 - EFT na Malipo yako ya Biashara
Teknolojia inabadilisha njia tunayoendesha biashara zetu. Badala ya kuandika ukaguzi wa karatasi kwa ajili ya shughuli, mara nyingi tunatumia kadi za mikopo au debit au uhamisho wa fedha za umeme (EFT) kulipa bili. Tunahakikishaje kwamba tuna hati za chanzo sahihi kwa IRS chini ya hali hizi?
Ikiwa unatumia EFT au kadi ya mikopo / debit, tumia taarifa za kifedha iliyotolewa na benki yako kama nyaraka za chanzo. Kwa EFT, taarifa lazima ionyeshe zifuatazo: kiasi kilichohamishwa, jina la malipo, na tarehe uhamisho uliwekwa kwenye akaunti na taasisi ya kifedha. Kwa kadi ya mkopo / debit, taarifa lazima ionyeshe zifuatazo: kiasi kilichopakiwa, jina la malipo, tarehe ya usambazaji.
Uthibitisho wa malipo peke yake haimaanishi kwamba una haki ya kupunguzwa kwa kodi. Weka slips za kadi za mkopo na ankara ili kuthibitisha dai lako kwa punguzo.
05 - Muhtasari wa kila siku na Mwezi wa Mapato na Fedha za Fedha
Kadi yako ya kila siku ya kila mwezi na ya kila mwezi na karatasi ya utoaji wa fedha za fedha ni thamani ya uzito wake katika dhahabu. Kitu chochote ulichokosa katika viongozi wako na majarida, huenda unaweza kupata hapa. Tena, unahitaji nyaraka za chanzo. Malipo kama gharama kwa huduma ya simu na internet na kwa gharama za lori / magari zinaweza kuchukuliwa hapa kama punguzo la kodi iwezekanavyo.
06 - Jihadharini na Mfuko wako wa Cash ndogo
Shughuli yoyote iliyotokana na mfuko wa fedha ndogo inapaswa kutibiwa kama utoaji wa fedha na hati ya chanzo. Baadhi inaweza kuwa ya kodi inayotokana na kodi .
07 - Utoaji wa Ushuru wa Kodi ya Mishahara
Vipaji vya kodi ya mshahara wa wafanyakazi ni ngumu. Mwongozo wa kodi mara nyingi huzingatia kodi ya kibinafsi, lakini makala hii inafupisha umuhimu wa kodi ya kodi ya biashara ya mfanyakazi. Weka kumbukumbu za kawaida kwa wafanyakazi wako.
08 - Je, unapaswa kuhifadhi muda wa kumbukumbu zako za kodi kwa muda gani?
Kwa mujibu wa Kanuni ya Kodi ya Mapato ya Ndani, lazima uhifadhi kumbukumbu zako kwa muda mrefu kama zinahitajika kwa utawala wa sehemu yoyote ya msimbo wa kodi.
Ikiwa una wafanyakazi, lazima uhifadhi kumbukumbu zao kipindi cha chini ya miaka 4. Ili kuwa salama, endelea mfanyakazi kumbukumbu kipindi cha chini ya miaka 7. Ikiwa una kodi ya ushuru, weka kumbukumbu zako kwa muda usio chini ya miaka 3. Ikiwa una mali, kuweka kumbukumbu zako juu yake mpaka wakati wa mapungufu utakapomalizika kwa mwaka ambao unatayarisha mali katika hali ya kodi. Ikiwa huna ripoti ya kipato unapaswa kutoa taarifa na ni zaidi ya 25% ya kipato cha jumla kwenye kurudi kwa kodi, kuweka kumbukumbu zako kwa miaka 6.