Njia unayowasalimu wateja kwenye simu ni muhimu kwa biashara yako
Mifumo ya kisasa ya simu inaweza kufanya mambo rahisi kwa biashara zinazo na wito mkubwa wa wito, lakini mifumo hiyo hiyo mara nyingi huwafadhaika kwa wito ambao wanataka tu kuzungumza na mtu.
Wakati wateja hatimaye wanafikia mwanachama wa wafanyakazi wako, ni muhimu kwamba mtu anayejibu simu huwaita wito kwa heshima kubwa. Kuweka tu: kutibu wito wako kwa njia ambayo ungependa kutibiwa kwenye wito wa biashara.
Chini ni baadhi ya pointi muhimu za kufuata wakati wa kuingiliana kwa kitaaluma ya simu ambayo itasaidia wewe na wafanyakazi wako kujenga utamaduni wa simu ya biashara katika kampuni yako.
01 - Simu zinazohamisha
02 - Kuweka Caller On Hold
Wakati mpigaji anawekwa kwenye kushikilia, dakika inaonekana kama milele, bila kujali jinsi kampuni yako inavyoshikilia muziki inaweza kuwa. Jaribu kusubiri pumzi katika mazungumzo kabla ya kuwaambia wapiga simu unawafunga-yaani, kuepuka kuingilia wapiga simu iwezekanavyo. Hakikisha wanaelewa kwa nini unawaweka, na kuwa na uhakika kuhusu muda gani unaweza kuchukua. Pendeza msamaha kwa usumbufu, na ikiwa hawawezi kushikilia, ni vyema kwako kuwaita tena badala ya kuwaomba kukupigie. Na jaribu kuwa na huruma kwa mpigaji wako; hakuna mtu anapenda kuzingatia, hivyo uwe na heshima kama hali inaruhusu.
03 - Kumaliza simu
Kuna sababu kadhaa ambazo huhitajika kumaliza simu kabla ya mpiga simu yuko tayari. Ikiwa mpiga simu ni mkatili au anatumia lugha isiyofaa au kutishia, hauhitaji kuvumilia tabia hiyo. Waambie unamaliza wito kwa sababu ya lugha yao yenye kukera, lakini usiingie katika matusi au nyuma na nje. Hakikisha kutoa ripoti hiyo kwa msimamizi wako.
Ikiwa unahitaji kumaliza wito kwa sababu mpigaji ni mzunguko wa muda mrefu (ambao ni mara nyingi zaidi), jaribu kusimama na kujaribu kukomesha mambo kwa upole. Unaweza kusema kitu kama, "Imekuwa kizuri kuzungumza na wewe, lakini ninahitaji kuchukua simu nyingine sasa." Uliza ikiwa mpigaji ana maswali mengine kabla ya kumruhusu mtu aende, lakini wazi kuwa unamaliza simu.
04 - Kujenga Salamu za Sauti za Sauti binafsi
Salamu ya barua pepe ni taarifa ya wewe ni nani na kampuni yako inakili. Salamu fupi na la ghafla la salamu ya barua pepe haifai hisia nzuri ya kwanza, na salamu ya muda mrefu, inayotolewa inayotosheta wapiga simu. Jaribu kufikia hatua kwa ufanisi: tazama wewe ni nani, jina la kampuni, na kwa nini hauwezi kujibu wito (nje ya ofisi, kwenye simu nyingine, mbali kwa kipindi cha muda). Huna haja ya kutoa maelezo mengi sana-tu ya kutosha ili mpiga simu ajue kwamba amesikika na kwamba utarudi wito.
05 - Kuandika Kitabu kwa Mhudumu Mwenye Ufanisi
Jambo la kwanza wateja wako na washirika wa biashara wanaposikia wakati wao wito kampuni yako itakuwa mtumishi wako wa simu ya automatiska. Weka chaguo zilizohesabiwa unafikiri kuwa mpigaji wako hajui na kampuni na anahitaji mwongozo. Hakikisha wapiga simu wanajua kwamba ikiwa wana ugani wa moja kwa moja kwa mtu fulani, wanaweza kufikia mtu huyo moja kwa moja wakati wowote.
Kwa wito wengine wote, jaribu kutumia namba inayojulikana zaidi kwa kila ugani ("Bonyeza sifuri kwa mpokeaji," kwa mfano). Eleza idara kabla ya kutoa idadi-kwa mfano, "Kwa msaada wa wateja, waandishi wa habari 5."
06 - Kuandika Kitambulisho cha Mhudumu Mwezeshaji wa Masaa ya Baada ya Masaa au Biashara
Ikiwa biashara yako itafunga baada ya wakati fulani au mwishoni mwa wiki na hakuna mtu anayeweza kujibu au kuwasaidia wito wako, kuunda salamu ya watumishi wa saa moja baada ya saa. Waambie wito wako mbele kwamba biashara imefungwa, na hatimaye, uwaulize kurudi. Kumbuka kuingiza masaa yako ya kawaida ya kazi.
07 - Kuacha Ujumbe wa Simu ya Mtaalamu
Ujumbe wa barua pepe umekuwa sehemu ya kiwango cha kila mfumo wa simu ya biashara, na kujua jinsi ya kuacha ujumbe wa simu ya kitaalamu wa simu ya barua pepe-pamoja na jinsi ya kujibu moja-inavyoonekana kwa uhakika kwa kampuni yako. Wafanyakazi wote wanaotumia simu kama sehemu ya kazi zao wanapaswa kujua jinsi ya kuondoka ujumbe wa simu wa kitaaluma .