Dawa na sio za kutumia barua pepe katika biashara
Email imekuwa maarufu sana kwamba, wakati mwingine, watu huitumia mara nyingi kuliko simu. Kwa sababu neno lililoandikwa linaweza kutokueleweka kwa urahisi, kuelewa vizuri etiquette ya barua pepe ni muhimu katika mazingira ya biashara.
Kwa bahati mbaya, watu wengi hawaelewi jinsi ya kutumia barua pepe kwa manufaa yao, na faida ambazo zinaweza kutoa kwa biashara mara nyingi zimekosa. Sheria zifuatazo za barua pepe za biashara za usaidizi zinaweza kusaidia wafanyakazi wako kutunga barua pepe ambazo zinafaa na zenye ufanisi.
01 - Tuma barua pepe wazi na zenye mafupi
02 - Daima Utumie Njia ya Kusudi
Kamwe usiondoe mstari wa somo la barua pepe tupu. Mstari wa somo tupu unaweza kupata barua pepe yako imewekwa kama barua taka, na haitakufikia marudio yake. Barua pepe zilizo na mistari isiyoeleweka pia mara nyingi hupuuzwa, hasa ikiwa mpokeaji aliyependekezwa hupokea barua pepe nyingi kwa siku yoyote. Daima utumie mstari wa somo ambao unaonyesha kutosha yaliyomo ya barua pepe yako. Itasaidia wapokeaji wako kupanga kupitia barua pepe zao kwa ufanisi zaidi na watahimiza majibu ya haraka kwa barua pepe yako.
03 - Epuka Maandishi yaliyotengenezwa zaidi
Tuma barua pepe katika muundo wa kitaaluma. Epuka fonts nyingi na picha kwa asili. Vidokezo vile vinaweza kumzuia msomaji au kufanya ujumbe usiweze kusoma. Picha zozote za asili unaziongeza zinaweza kuzuia ukubwa wa faili wa barua pepe yako. Hiyo inaweza kuwashawishi wapokeaji na uhusiano mdogo kusubiri muda mgumu kwa ujumbe wako wa kupakua. Picha za asili unaziongeza unaweza kuzizua ukubwa wa faili ya barua pepe yako. Hiyo inaweza kulazimisha wapokeaji na uunganisho wa polepole kusubiri muda mgumu kwa ujumbe wako wa kupakua.
Ikiwa kampuni yako inasisitiza kuwa unatumia vifaa vya barua pepe maalum ili uangalie kuangalia na kujisikia thabiti, pata faida yake. Lebo ya kampuni na mstari wa saini zinaweza kutekeleza picha ya kitaalamu kwenye barua pepe zako.
04 - Tuma Replies Timely
Usifanye watu kusubiri majibu ya wakati kwa barua pepe yao. Jibu kwa haraka na ujumbe wazi, mkali. Ikiwa unahitaji muda mwingi wa kutafakari jibu au kukusanya maelezo zaidi, waambie mtumaji wako wa barua pepe wanapoweza kutarajia jibu.
05 - Tumia zana za Jibu za Nje za Ofisi
Ikiwa unakwenda mbali na ofisi na hauwezi kusoma barua pepe yako, tumia zana ya nje ya ofisi ya barua pepe ili kujibu kwa mtu yeyote ambaye anajaribu kuwasiliana na wewe. Hakikisha jibu lako la kujibu huwawezesha watumaji wanapoweza kutarajia kupokea jibu.
06 - Usilia Kivuli na Bendera za Kipaumbele
Mifumo ya barua pepe nyingi inakuwezesha kubonyeza barua pepe kama "Kipaumbele cha Juu" au "Kukimbilia." Usifanye bendera yako ya barua pepe ya default. Tumia kidogo, au wapokeaji wako watapuuza bendera ya kipaumbele. Wakati hatimaye kutuma barua pepe muhimu, haitapata tahadhari inayostahili.
07 - Fikiria Ikiwa "Jibu Zote" Ni Muhimu
Usifute kifupi kifungo cha "Jibu Vyema" kwa kila barua pepe ambayo ina watumaji wengi au wapokeaji. Fikiria suala hilo na uamua nani anahitaji kusoma jibu lako. Kuendelea kujibu kwa kila mtu bila ya lazima kwa haraka kukupata sifa kama "biashara ya spammer," na watu wanaweza kuanza kupuuza barua pepe zako kabisa.
08 - Tofautiana na Biashara na Binafsi ya Akaunti ya barua pepe
Isipokuwa ni dharura, usitumie barua pepe ya biashara yako kwa mawasiliano ya kibinafsi. Hata kama una biashara yako mwenyewe, ni wazo nzuri kuwa na akaunti mbili tofauti za barua pepe. Itakuwezesha kuainisha kipaumbele barua pepe zako na kuweka ujumbe usiohusishwa na kibinafsi nje ya mtandao wa biashara.
09 - Tumia Majina ya Akaunti ya Barua pepe ya Mtaalamu
Tumia jina lako mwenyewe kama sehemu ya anwani yoyote ya barua pepe ya biashara. Kwa mfano james.bucki@example.com, au jbucki@example.com. Epuka marudio, hushughulikia, monikers au kumbukumbu zenye kuficha. Kwa mfano, usitumie soka.mom@example.com au baseball.nut@example.com.
10 - Ni barua pepe bora kwa ajili ya jibu hili?
Usitumie barua pepe kama chombo chako cha mawasiliano tu. Sio ujumbe wote unaofaa wa barua pepe, na kutakuwa na wakati ambapo piga simu mfupi au ziara fupi za ofisi inaweza kuwa njia bora zaidi ya kufikisha ujumbe. Mkutano au kuzungumza juu ya simu inaweza kuanzisha kipengele cha mwanadamu katika kuingiliana, na ambayo inaweza kufanya tofauti wakati unapojaribu kuelezea kitu fulani, au unataka kumshawishi mtu kuchukua hatua.
11 - Kuwa na busara na kupatikana
Usitumie barua pepe ili uondoe uhusiano au mkataba. Katika mawasiliano ya kitaaluma ya biashara, daima ni pamoja na saini ya saini ambayo hutoa njia mbadala za kuwasiliana na wewe. Kwa mfano, unaweza kuingiza ofisi yako, faksi, na nambari za simu za mkononi, na anwani yako ya barua pepe.
12 - Epuka kuandika barua pepe za Massive
Hujui jinsi wapi mpokeaji wako atakavyopata barua pepe yao. Vifaa vya mkononi vinaweza kuanza kupakua faili kabla ya kumuuliza mtumiaji kuthibitisha kupakuliwa. Inaweza kuchukua muda mrefu na hutumia bandwidth ambayo mpokeaji lazima awalipe. Weka ukubwa wa viambatanisho chini ya 50MB.
Ikiwa unapaswa kutuma faili kubwa, wasiliana na wapokeaji kwanza na uulize jinsi wangependa kupokea faili. Pia unatumia huduma ya kuhamisha faili ili kutuma faili.
13 - Fikiria Kabla ya Kutuma Email
Hatimaye, fanya muda na ufikirie kile ulichoandika kabla ya kushinikiza kitufe cha "tuma". Je! Ni kitu ambacho haipaswi kutumwa kwa barua pepe? Je, ni ya asili ya kibinafsi na haifai kutumia mfumo wa barua pepe wa kampuni? Je, umeandika barua pepe wakati una hasira na umejumuisha vifungu unavyoweza kujuta baadaye? Ikiwa ndivyo, bonyeza kitufe cha "kufuta".