Kuna vigezo vya kuzingatia wakati wa kufanya uteuzi wako. Hizi ni pamoja na lengo la tukio lako, bajeti unayofanya kazi nayo, sababu yako ya kukodisha nje, na wagombea waliopatikana kwa kazi hiyo, na kwa bahati nzuri, kuna baadhi ya makampuni bora ya rasilimali wanaweza kutumia kuchukua mpangaji wa tukio bora au mtayarishaji kusaidia kuunda tukio la kampuni yao.
Tumia mwongozo uliofuata ili kukusaidia kujua au usihitaji mpangilio wa tukio kwa tukio la kampuni yako ijayo, na kama unafanya, jinsi ya kuchagua mteja bora wa kazi.
Tambua Tukio lako Malengo na Mahitaji ya Mpangaji wa Tukio
Watu wengi wanafikiri kuwa kukodisha mpangilio wa tukio nje au mkulima huanza kwa kuamua bajeti ya tukio , lakini ukweli ni muhimu zaidi kwa kuanza kwa kufafanua kwa nini unataka kushikilia tukio mahali pa kwanza. Kabla ya kufikia kwenye rasilimali ya nje au ya ndani ambayo itakusaidia kupanga mpango huo, unataka kuwa katika nafasi ya kushiriki malengo muhimu ya tukio hilo. Jibu maswali yako muhimu kuhusu nani, nini, wapi, wakati gani, kwa nini na jinsi gani-kutakuwa na muda mwingi wa kufanya marekebisho baadaye.
Mara tu umeelezea malengo yako, mawazo machache ya wazi yataanza kujitokeza juu ya kile kichwa na ujumbe unayotaka kufikisha katika tukio lako, lakini muhimu zaidi, unataka kujua shughuli na huduma ambazo unahitaji rasilimali ya nje ili kushughulikia kwa niaba yako.
Utahitaji kujua ni bajeti gani unayepanga mpangilio na ikiwa watasaidia kuchagua eneo, kujenga menus na kutoa mapendekezo juu ya chaguo la chakula na chaguo, wasemaji wa chanzo na burudani, kuwa kwenye tovuti kwa mahitaji ya siku ya uzalishaji, na / au kusaidia kujenga nyaraka za mawasiliano muhimu kama mwaliko na orodha ya wageni.
Ikiwa unapanga tukio lako peke yake na bado una mahitaji haya yanayofafanuliwa, nafasi unataka kuajiri mpangilio wa tukio kusimamia kazi hizi na majukumu.
Tumia Vyanzo vya Mitaa za Kupata Mpangilio wa Tukio
Mara nyingi, watu wanafikiria kwamba neno la kinywa ni njia bora ya kuajiri mpangilio wa tukio kwa ajili ya chama cha maadhimisho yao, mkutano wa biashara ya kinywa cha kifungua kinywa, mapumziko ya mwishoni mwa wiki, au aina nyingine ya tukio, na wakati inavyosaidia, hii haipaswi njia inayofaa zaidi.
Ikiwa unijaribu kupata mpangilio bora wa tukio kwa jambo lako, ni vyema kumtafuta mtu aliye na uzoefu na ana sifa nzuri ndani ya jamii ya wapangaji wa tukio. Neno la kinywa hutoa fursa kwa mauzo rahisi kwa mpanga anayetaka kupata wateja wapya, lakini sifa za rika ni bora sana.
Bila kujali kama tukio la kijamii au mkutano wa ushirika, kwa ujumla, maagizo ya kukodisha mpangilio wa tukio au mkulima hubakia sawa: unataka kuajiri mtu ambaye ana ujuzi katika kuunda tukio lako.
Fikiria sura ya makundi ya uanachama wa kitaaluma au angalia na sura ya kitaifa au ya ndani ya Wataalam wa Mkutano wa Kimataifa, Shirika la Kimataifa la Matukio maalum, Chama cha Taifa cha Wafanyakazi wa Upishi.
Pia ni muhimu kujua nani anayesema makala katika sekta yao.
Ikiwa unataka kujua nani ana sifa ya utoaji huduma au utaalamu katika soko fulani, angalia na ofisi ya wageni na wageni kama vile wapangaji wengi wa tukio ni wanachama wanaohusika, na pia huhifadhi mahusiano na vyumba vya biashara vya ndani; njia nyingine ya wataalam wa chanzo ni kufikia idara ya mauzo ya hoteli ya hoteli-watashiriki nawe ambao wanawaamini.
Mahojiano na Majadiliano ya Tukio Unahitajika na Waombaji
Wapangaji wengi wa tukio watakuwa na hamu ya kusikia kuhusu tukio lako maalum, lakini kuwapa maelezo mafupi kwanza, na utazingatia zaidi utaalamu wao katika mahojiano ya kwanza, wakati ambao unapaswa kupunguza idadi ya wagombea hadi Waombaji watatu wenye nguvu.
Unapaswa kisha kuuliza mpangaji wa tukio au kampuni yao ili kushiriki habari kuhusu biashara zao, uzoefu na matukio ya zamani, na jinsi wanavyopanga kwa upungufu, wakichunguza makini jinsi ya mwitikio wa mwombaji na maswali yoyote ya kufuata anayoweza kuwa nayo kwa kampuni yako, tukio, au malengo yake.
Washauri mzuri watakutembea kupitia majadiliano ili kujifunza kuhusu malengo yako ya jumla ya tukio, ratiba, bajeti, hesabu ya wageni, na mapendekezo ya kibinafsi. Washauri wazuri watawauliza maswali kuhusu shirika lako na kujifunza kuhusu malengo yako na tukio lako maalum-tazama ishara hizi wakati wa kuhojiana ili kupata wagombea ambao wamesimama kutoka kwa wengine.
Ingawa si mara zote inawezekana kukutana na mtu binafsi wakati wa duru ya kwanza ya mahojiano, hasa kama programu yako iko nje ya mji, hii inaweza kuwa hatua muhimu katika kuchagua mpangaji sahihi au mtayarishaji wa tukio lako na kampuni.
Mikutano ya uso kwa uso hutoa ufahamu zaidi ya ujuzi au uzoefu wa mpangaji katika taarifa yake na timu katika kampuni yako ambayo itasaidia kuunda tukio hili-utahitaji kuchagua mgombea ambaye hana tu rekodi ya kufuatilia kuzalisha matukio ya ubora, lakini pia mtu ambaye anapata pamoja na timu yako.
Kupunguza Chaguo Chini na Kufanya Uchaguzi
Sio nzuri ya kwenda kwenye utaratibu wako wa gut, ushauri wa marafiki zako au hata wenzake na wafanya kazi, au mkutano wa mtu-peke yake, hii ni tukio lako, na jina lako na sifa yako zitahusishwa nayo-utaweza unahitaji kuangalia kumbukumbu za wagombea wako pia. Hakikisha kuuliza majina ya wateja ambao wagombea wamefanya kazi na hapo awali, lakini pia kuchimba katika historia ya mpangaji kila ili kupata matukio ambazo yeye hakuwa amesema-unaweza kujua yeye au aliboresha matukio machache na mteja fulani ambayo didn 't kufanya yake kuanza tena.
Mara baada ya kuthibitisha kuwa jives mgombea vizuri na kampuni yako, inaonyesha utaalamu katika shamba, na ina ufahamu mzuri wa tukio unataka kuzalisha pamoja naye, ni wakati wa kupunguza chini uteuzi wako kwa moja na kusikiliza mawazo yake kuhusu tukio hilo. Kulingana na malengo yako na mawazo yako, mpangaji wa tukio mzuri atawapa mpango ambao utasaidia kufikia mandhari yako - ikiwa ni jioni binafsi na chakula cha jioni kwa kundi la watu wa karibu, mpangaji atakuja kwako na mawazo ambayo yanajumuisha wengi maelezo ya programu yako.
Kwa hatua hii, mpangaji wa tukio atakupeleka mawazo ambayo yatakufanya uhisi kama wamechukua bajeti yako na mara mbili ya thamani yake. Inapaswa kuwa dhahiri kwa njia ambayo wao huweka maono yao kwa tukio lako.
Kulinganisha Bajeti Yako kwa Mpangaji wa Tukio
Kulingana na malengo yako ya tukio, inawezekana kujenga umuhimu wa jumla ya kiasi gani cha gharama kwa vipengele mbalimbali vya programu yako, ambayo itatofautiana kulingana na aina ya tukio unayoshiriki na linalojumuisha. Watu wengi ambao huandaa tukio kwa mara ya kwanza huwa na mtego wa kutaka kupanga tukio la champagne kwenye bajeti ya bia, ndiyo sababu watu wengi watageuka kwenye mpangilio wao wa tukio kwa msaada.
Mtaalam anayefaa atachukua bajeti ambayo unawasilisha na kuifanya kuwa kitu cha kichawi, lakini mawazo hayo yatakuja kwa bei, na ni muhimu kwako kuomba mpangaji kufungua gharama zake zote na vyanzo vya jinsi ada hizi itafunikwa na kuingizwa katika ada ya bajeti ya jumla ya bajeti itatofautiana kutoka kwa mpangaji hadi kampuni ya mpangilio au tukio kwa kampuni ya tukio.
Kulingana na hali ya tukio lako, utaombwa kutoa amana, makaratasi, na mikataba kwa mpangilio wa tukio na maeneo ya tukio na huduma zinazotolewa. Ni njia inayokubalika ya kushughulikia biashara, lakini ushauri bora katika hatua hii ni kutafuta ushauri wa kitaaluma na kamwe kusaini mkataba ambao haujawahi kupitiwa na shauri wako mwenyewe wa kisheria-hasa wakati unavyohusika na watu binafsi ambao hawana rasilimali sawa za kampuni kubwa.
Kukaa na Mpangaji wako na Kuwa tayari kwa Moto na Rehire
Hadithi nyingi mbaya zinazofanyika kuhusiana na mipangilio ya tukio ni kawaida matokeo ya ukosefu wa kufuatilia. Mpangilio wa matukio unahitaji ufanisi wa uratibu wa vifaa na kuwasilisha haya kwa mtu wa tatu anaweza kurejea kama mpangilio wa tukio uliyoajiri haujijibika kikamilifu kwa malengo na malengo ya kampuni yako kwa tukio hilo.
Kwa sababu hii, wewe kama meneja wa kukodisha unapaswa kufanya kazi kwa karibu na mpangaji au mtayarishaji ili kuhakikisha kuwa kila kipengele cha uzalishaji kinaondoka bila ya kukata-kutoka kwa kuhakikisha kuwa kumbi na wauzaji wako tayari kwa tukio hilo ili kuhakikisha malipo yamefanyika kwa kila mmoja muuzaji kabla na baada. Sio kusema wapangaji wengi wa tukio hawatatoa huduma zao zilizoahidiwa; ina maana tu unapaswa kuhakikisha kuwa vifaa vimethibitishwa.
Ikiwa kila kitu kinaendelea kama ilivyopangwa, utakuwa na tukio la mafanikio na rasilimali bora ya tukio la baadaye, lakini kama mchakato wa mipango haufanyi vizuri kwa huduma zilizokubaliana kwa kuandika, basi ni muhimu kuchunguza kama mradi huo ni fit nzuri na mpangaji.
Ingawa ni busara kuwa na subira na kufanya kazi kwa njia ya vifaa na kutokuelewana kwa uwezekano wowote njiani, ikiwa hupokea huduma unayotaka basi unapaswa kuwa tayari kuwa na majadiliano makubwa. Ikiwa ni lazima, uwe tayari kukimbia mpangaji mbaya na uwe na chaguo la ziada wakati wote.